Новогоднее оформление госучреждения или бюджетной организации отличается не столько декором, сколько порядком заказа: техническое задание, коммерческие предложения, закупка, договор и закрывающие документы. На это уходит время, поэтому начинать нужно раньше коммерческих компаний. Разбираем, что оформляют в учреждении, как подготовить заказ и какие документы понадобятся.
Для компаний · сезон оформления начался
Нужно оформить офис, отделение или бизнес-центр к Новому году?
Пришлите фото объекта — предложим идею и посчитаем смету за 24 часа. Работаем по договору со счётом, монтаж — ночью или в выходной, демонтаж — в январе.
Новогоднее оформление для компаний →Что оформляют в учреждении
- Вход и фасад. Ёлки у входа, хвойная гирлянда, свет. Про элементы входа — в статье про новогоднюю входную группу.
- Холл и зона приёма посетителей. Ёлка, композиции, гирлянды — спокойно и аккуратно.
- Актовый или конференц-зал. Если в нём проходит праздничное мероприятие: сцена, фон, ёлка. Подробнее — в статье про сцену и зал.
- Кабинеты руководства и переговорные — небольшие композиции.
Стиль в учреждениях чаще сдержанный: классика, хвоя, тёплый свет, белый, золото или серебро, без перегруза.
Закупка: как подготовить заказ
Государственные и муниципальные заказчики закупают по 44-ФЗ, у ряда госкомпаний и учреждений действует 223-ФЗ и собственное положение о закупках. Какой порядок применим именно к вам — закупка у единственного поставщика, запрос котировок или другая процедура, — определяет ваша контрактная служба. Со стороны подрядчика полезно:
- Коммерческое предложение с разбивкой по позициям. Его удобно использовать при обосновании цены; обычно запрашивают несколько предложений.
- Описание объекта закупки. Мы можем помочь сформулировать состав работ: какие зоны, какие элементы, монтаж и демонтаж, сроки.
- Сроки с запасом. Закупка занимает время, поэтому коммерческое предложение лучше запросить в октябре — начале ноября.
Если ваша организация закупает через электронную площадку или портал поставщиков, укажите это в заявке — обсудим, в каком формате нам удобнее участвовать.
Документы
- Договор (контракт) с составом работ, сроками монтажа и демонтажа.
- Смета или спецификация по позициям.
- Счёт на оплату — в том формате, который нужен вашей бухгалтерии; если важен вопрос НДС, укажите это в заявке заранее.
- Акт выполненных работ после монтажа, при необходимости — фотоотчёт.
Подробнее о документах для организаций — в статье о том, как заказать оформление юрлицу: договор, счёт и акты.
Безопасность и доступность
В учреждениях с потоком посетителей особенно важно, чтобы декор не мешал людям: проходы, пандусы и маршруты для маломобильных посетителей свободны, эвакуационные выходы и огнетушители не закрыты, игрушки небьющиеся, гирлянды исправные и на таймере. Живую хвою и открытый огонь — только если это разрешают правила здания. Требования пожарной безопасности и порядок допуска подрядчика лучше прислать вместе с заявкой.
Чек-лист для ответственного за закупку
- Фото зон, которые нужно оформить, адрес и высота потолков.
- Какой порядок закупки применяется и сроки процедуры.
- Форма коммерческого предложения, если она у вас установлена.
- Требования к документам: договор, счёт, акт, фотоотчёт.
- Правила допуска подрядчика и окна для монтажа.
- К какой дате оформление должно стоять и когда демонтаж.
Как заказать
Пришлите фото объекта и форму коммерческого предложения, если она есть, — подготовим идею и смету по позициям за 24 часа. Работаем в Москве и Подмосковье, по договору со счётом. Монтаж — в нерабочее время, демонтаж — после праздников, обычно во второй половине января. Подробнее о входе — на странице «Новогоднее оформление входной группы под ключ».
Частые вопросы
Как бюджетной организации заказать новогоднее оформление?
Через порядок закупки, который применяется в вашей организации: контрактная служба определяет процедуру, подрядчик готовит коммерческое предложение с разбивкой, затем — договор, работы и акт.
Можете подготовить коммерческое предложение для обоснования цены?
Да: готовим предложение с разбивкой по позициям. Если у вас установлена форма — пришлите её вместе с заявкой.
Когда начинать, если закупка занимает время?
Лучше запросить коммерческие предложения в октябре — начале ноября, чтобы успеть провести закупку и смонтировать оформление к декабрю.
Какие документы вы предоставляете?
Договор, смету или спецификацию, счёт и акт выполненных работ, при необходимости — фотоотчёт.