IКого звать и с каким поводом
Сначала определите, кто такие ветераны именно в вашей компании, и запишите принцип. Обычно это сотрудники с большим стажем, которые продолжают работать, и те, кто ушёл на пенсию или в другие компании, но оставил заметный след. Смешивать обе группы можно и нужно: встреча тех, кто работал вместе годами, и есть смысл вечера.
- Действующие сотрудники со стажем от условных десяти лет — критерий назовите вслух.
- Бывшие сотрудники, ушедшие на пенсию: их проще всего потерять из виду, и им встреча нужнее всего.
- Основатели, первые сотрудники, руководители прошлых лет.
- Те, кто ушёл в другие компании по-доброму: отдельно решите, зовёте ли вы их, и будьте последовательны.
- Семьи — если формат дневной и площадка позволяет.
Повод лучше привязать к дате компании: юбилей, день основания, профессиональный праздник отрасли. Это понятнее, чем встреча без причины, и задаёт тон всему вечеру. Как строить сам юбилейный формат, разбирали в статье про день рождения компании.
Начните сбор контактов за два-три месяца. Списки бывших сотрудников обычно устарели: телефоны меняются, почты корпоративные и уже отключены. Проще всего восстановить связи через тех, кто с ними общается.
IIПриглашение: почему оно решает явку
Для бывшего сотрудника приглашение — это в первую очередь сигнал, что о нём помнят. Безликая рассылка эту задачу не решает, а иногда и обижает.
- Пишите лично и обращайтесь по имени, упоминая, кем и когда человек работал.
- Звоните, а не только пишите: корпоративная почта давно отключена, а личную многие проверяют редко. Спросите, каким способом удобно получать новости дальше.
- Указывайте всё практическое: адрес, как добраться, есть ли парковка и лифт, во сколько начало и во сколько закончится.
- Приглашайте заранее, за месяц: нужно время договориться о дороге, а кто-то приедет из другого города.
- Предложите трансфер или помощь с дорогой и напишите об этом прямо, чтобы не пришлось просить.
За два-три дня до встречи позвоните ещё раз и подтвердите. Это заодно даёт точное число гостей, что важнее обычного: на такой встрече пустые места за столом заметны.
IIIФормат: дневной и спокойный
Обычный вечерний корпоратив с громкой музыкой и поздним финалом для такой встречи не подходит. Оптимально — дневной или ранний вечерний формат на три-четыре часа, в котором главное место занимает разговор.
| Элемент | Как лучше | Почему |
|---|---|---|
| Время | Начало в 13:00-16:00, финал до 19:00 | Дорога домой засветло, привычный режим |
| Еда | Банкет с рассадкой, не фуршет стоя | Стоять несколько часов тяжело |
| Музыка | Живой инструментал фоном | Должно быть слышно собеседника |
| Программа | Не больше часа официальной части | Люди пришли к людям, а не к сцене |
| Алкоголь | Есть, но без акцента | У многих ограничения по здоровью |
| Свободное время | Не меньше половины встречи | Главная ценность вечера — разговоры |
Хорошо работает связка «экскурсия плюс стол»: сначала короткая прогулка по производству или офису, потом обед. Людям, которые здесь работали, интересно увидеть, что изменилось, и это само по себе даёт тему для разговора на весь вечер.
IVИстория компании: как показать её честно
Память — главное содержание такой встречи. Но подавать её нужно так, чтобы гости были участниками, а не зрителями чужого ролика про успехи.
- Фотовыставка по годам: снимки из архива, крупно, с подписями и именами. Возле неё люди стоят дольше, чем у любой фотозоны.
- Просьба принести свои фотографии: у сотрудников дома хранится то, чего нет ни в одном корпоративном архиве.
- Открытый микрофон с ограничением по времени: три-четыре человека по две минуты, с предупреждением заранее, а не внезапным вызовом.
- Стена или книга воспоминаний, куда можно написать несколько строк.
- Короткий фильм из архивных кадров, но не длиннее десяти минут и без пафосной музыки поверх всего.
- Фотограф, который снимает людей, а не интерьеры: снимки потом разошлют всем.
Обязательно проверьте материалы заранее вместе с кем-то, кто помнит те годы. В архивных фотографиях встречаются люди, которых уже нет, или истории, которые в компании закончились неприятно. Это не повод прятать прошлое, но лучше знать об этом до вечера, чем увидеть реакцию зала.
Соберите короткие справки о гостях заранее: кто когда пришёл, чем занимался, с кем работал. Это выручает и ведущего, и молодых сотрудников, которые не застали прошлых лет.
