IКоротко: организация корпоративного фестиваля для сотрудников
Организация корпоративного фестиваля для сотрудников — это день на открытой площадке для 300–1 000 человек и больше: главная сцена, зоны активностей, еда в нескольких точках, живая музыка. Он отличается от большого корпоратива логистикой: гости ходят, а не сидят, поэтому смета и план строятся вокруг потоков, погоды и безопасности. Мы организуем такие дни под ключ.
- Наш самый крупный проект по масштабу — Telemetrconf: 1 000 участников, 2 сцены, 25 млн ₽ (конференция, а не фестиваль; принципы работы со сценами и потоками те же).
- Наша кавер-группа AirПоцы — около 120 000 ₽ за выступление.
- Смету присылаем за рабочий день.
IIСколько нужно точек еды: расчёт
Самая частая проблема фестиваля — очереди. Посчитайте заранее: сколько людей надо накормить за час и сколько выдаёт одна точка. Для примера берём порцию в минуту на окошко и обед за 60 минут, реальные цифры зависят от меню и подрядчика.
| Гостей | В час пика | Окошек при 1 порции в минуту | Если развести обед на 2 волны |
|---|---|---|---|
| 300 | 300 | 5 | 3 |
| 500 | 500 | 9 | 5 |
| 1 000 | 1 000 | 17 | 9 |
Два простых способа снизить нагрузку: разнести обед по времени между командами и держать кофе и воду отдельно от горячего. Форматы еды — «Кейтеринг на мероприятие».
IIIЗоны фестиваля
| Зона | Что там | Кто ведёт |
|---|---|---|
| Главная сцена | открытие, награждение, музыка | ведущий, диджей, звукорежиссёр |
| Активности | турниры, игры НАВСЕГДА, мастер-классы | подрядчики, капитаны отделов |
| Еда | станции и напитки | кейтеринг |
| Отдых | тень, вода, шатёр на случай дождя | координатор |
| Инфоцентр | расписание, потерянные вещи, медпункт рядом | команда агентства |
IVПример сметы
| Вариант | Гостей | Еда и сервис | Аренда | Ведущий и диджей | Координатор | Итого по счёту, +10% | На гостя |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| С трансфером | 300 | 2 880 000 ₽ | под дату | 150 000 ₽ | 25 000 ₽ | ≈ 4 020 500 ₽ | ≈ 13 402 ₽ |
| С трансфером и AirПоцы | 500 | 4 800 000 ₽ | под дату | 150 000 ₽ | 25 000 ₽ | ≈ 6 704 500 ₽ | ≈ 13 409 ₽ |
| С трансфером и AirПоцы | 1000 | 9 600 000 ₽ | под дату | 150 000 ₽ | 25 000 ₽ | ≈ 13 084 500 ₽ | ≈ 13 085 ₽ |
Модель, а не прайс: еда — не ниже 8 000 ₽ на гостя плюс 20% сервиса, ведущий и диджей — от 150 000 ₽, координатор — 25 000 ₽, при оплате по счёту +10% ко всей сумме. Площадку, декор, артистов и технику считаем после брифа. Точную смету присылаем за рабочий день. Трансфер ≈ 2 000 ₽ на гостя и группа включены в итог. Модель использует нижнюю границу нашей сметы для банкета; при станциях и стрит-фуде цена на гостя может отличаться — считаем под меню.
