IЧто определяет формат на юге области
Команды, которые собираются в Чехове и вокруг, чаще всего смешанные: офис, производство или склад, водители и выездные сотрудники. У них разный график, разная привычная одежда и разное представление о празднике. Вечер, собранный только под офисную часть, для производственной половины проходит мимо, и это видно по залу уже через час.
Второе обстоятельство - люди чаще всего живут не в одном городе, а в нескольких соседних, и съезжаются с разных сторон. Соберите адреса до выбора площадки: если разброс большой, значит, схема сбора и развоза важнее декора: именно на ней мероприятие выигрывает или проигрывает.
До выбора площадки соберите два списка: кто в какую смену работает в предполагаемую дату и кто откуда добирается. Эти два списка отсекают половину вариантов и почти всегда меняют выбранный день недели.
IIТри круга вариантов по залам и базам
Под мероприятие компании на юге обычно смотрят три круга вариантов: залы в самом городе, загородные базы и комплексы в районе, а также площадки у соседних городов по той же трассе. Конкретных названий мы не даём - выбор определяется типом площадки, а не вывеской, и список свободных мест на вашу дату всё равно выдаст только письменный запрос.
- Банкетные залы и рестораны в городе. Проще всего по логистике: короткое плечо для местных, но размещения нет и вечер ограничен временем работы зала.
- Загородные базы отдыха. Территория, воздух, активности; техника скромная, свет и звук чаще везут с собой.
- Загородные комплексы с номерами. Нужны, если часть гостей едет издалека и ночёвка снимает вопрос обратной дороги.
- Конференц-залы при отелях. Вариант, когда деловая часть с итогами года важнее банкета.
- Открытые площадки под застройку. Свобода сценария при нулевой инфраструктуре: электричество, мебель, санузлы - всё привозное.
Общая типология загородных вариантов и критерии их сравнения разобраны в материале про площадки для мероприятий в Подмосковье - повторять их здесь не будем. Практический приём при запросе один: просите не цену аренды, а перечень того, что уже стоит в зале, - свет, звук, экран, сцена, мебель, электрические точки.
IIIСмены: как выбрать день и время
Производство и склад не останавливаются ради праздника, поэтому дата корпоратива на юге - это всегда компромисс, который считают заранее вместе с руководителями участков, а не назначают приказом.
| Вариант | Кому удобно | Что придётся решить |
|---|---|---|
| Вечер пятницы | Офису и дневной смене | Ночная смена не попадает совсем |
| Вечер буднего дня в середине недели | Тем, кто работает по графику без выходных | Раннее начало и жёсткий финал: утром на работу |
| Суббота днём | Большинству, включая семейных | Выходной день людей, нужна веская причина прийти |
| Два вечера подряд | Обеим сменам | Двойная аренда и двойная программа |
| Дневной формат с обедом | Водителям и выездным сотрудникам | Смещается вся логистика площадки |
Вариант с двумя вечерами кажется дорогим, но иногда он дешевле обиды половины коллектива. Если бюджет не тянет, честнее сделать один общий вечер и отдельно - короткое дневное поздравление для тех, кто не смог прийти. Главное, чтобы про них не забыли вовсе.
IVСбор и развоз по нескольким городам
Это узкое место всего южного направления. Люди едут из разных городов, общественный транспорт поздно вечером работает плохо, а такси в отдалённых точках может просто не быть. Развоз - не сервис, а обязательная часть сметы.
- Сделайте две-три точки сбора по городам, а не одну у проходной: так вы соберёте тех, кто иначе не поедет.
- Постройте маршруты обратного развоза заранее и повесьте их на видном месте в зале с указанием времени отправления.
- В каждом автобусе назначьте старшего со списком: он отвечает за перекличку и за то, чтобы никого не забыли на парковке.
- Берите автобусы с запасом мест на обратный путь: часть тех, кто приехал за рулём, вечером к машине не пойдёт.
- Предусмотрите отдельный ранний автобус для тех, кому утром на смену.
- Уточните заранее, где автобусы стоят всё мероприятие и не придётся ли им уезжать и возвращаться.
Механика точек сбора, списков и ответственных подробно разобрана в статье про трансфер гостей на мероприятие. Если же дорога для части команды получается совсем длинной, посмотрите на формат с размещением - общий обзор такого варианта есть в материале про выездной корпоратив.
Объявите время последнего автобуса дважды: в начале вечера и за час до отправления. И назовите человека, к которому подходить с вопросами о развозе, - иначе этим человеком по умолчанию становится ведущий.
