IШаг 1. Повод и цель: зачем компания собирается
Организация корпоратива начинается не с поиска ресторана, а с ответа на вопрос, зачем компании этот вечер. Повод — это внешняя причина: Новый год, день рождения компании, летний сезон, итоги года, профессиональный праздник, запуск нового офиса. Цель — то, что должно измениться у людей после вечера: поблагодарить команду за тяжёлый год, познакомить отделы после расширения, отметить лучших, показать новую стратегию в неформальной обстановке.
От цели зависит всё остальное. Вечер благодарности требует хорошей кухни, спокойной атмосферы и сильного выступления руководителя. Вечер знакомства — интерактива и смешанной рассадки. Вечер итогов — сцены, экрана и продуманного награждения. Когда цель не сформулирована, решения принимаются по вкусу того, кто оказался ближе к бюджету, и потом сотрудники не понимают, что это было.
- Сформулируйте цель одной фразой и согласуйте её с руководителем до всех остальных шагов.
- Определите аудиторию: только сотрудники, с семьями, с партнёрами, один офис или все филиалы.
- Назовите ответственного со стороны компании, у которого есть право принимать решения.
- Соберите короткий бриф: повод, цель, число гостей, пожелания руководства, ограничения.
Спросите руководителя, по каким признакам он поймёт через неделю, что вечер удался. Ответ на этот вопрос и есть рабочая цель корпоратива.
IIЭтапы подготовки корпоратива и сроки
Подготовка корпоратива на 50-300 человек в спокойном режиме занимает два-три месяца. Сжать её можно, но каждый сокращённый этап сужает выбор: меньше свободных площадок, меньше доступных подрядчиков, меньше времени на согласования. Ниже общая раскладка, а подробный список задач по каждому этапу собран в чек-листе организации корпоратива.
| Этап | Когда начинать | Что должно быть готово в конце этапа |
|---|---|---|
| Цель, бриф, бюджет | За 3 месяца и раньше | Утверждённые цель, число гостей и рамка бюджета |
| Дата и площадка | За 2-3 месяца | Подписанный договор с площадкой и внесённая бронь |
| Концепция и программа | За 6-8 недель | Утверждённая идея вечера, черновой тайминг, список номеров |
| Подрядчики | За 4-8 недель | Договоры с ведущим, артистами, техникой, фото и видео |
| Приглашения | За 3-4 недели | Разосланные приглашения и первые подтверждения |
| Финальная неделя | За 7 дней | Списки гостей, рассадка, финальный тайминг, репетиция |
| День события | В день | Корпоратив по сценарию, координатор на площадке |
| Разбор | Первая неделя после | Опрос, закрывающие документы, выводы на следующий раз |
Для декабрьских вечеров сроки сдвигаются: площадки на пятницы декабря разбирают раньше. Особенности новогоднего сезона разобраны в отдельном гайде по новогоднему корпоративу, а здесь — универсальная логика для корпоратива в любое время года.
IIIШаг 2. Бюджет: рамка до выбора площадки
Бюджет корпоратива определяют до выбора площадки, иначе выбор делают глазами, а потом урезают программу. Удобнее всего считать бюджет на одного гостя и отдельно — постоянные расходы, которые не зависят от числа людей: сцену, свет, звук, ведущего, оформление. Постоянные расходы делают маленькие корпоративы дороже в пересчёте на человека, а большие — дешевле.
- Питание и напитки: самая большая статья почти в любом формате.
- Площадка: аренда или депозит, иногда включается в стоимость меню.
- Программа: ведущий, артисты, интерактивы, шоу.
- Техника: звук, свет, экран, сцена.
- Оформление, фото и видео, подарки, трансфер.
- Работа организатора и резерв на непредвиденные расходы.
Резерв закладывайте всегда: в каждом проекте всплывают расходы, о которых не думали на старте, от дополнительного часа аренды до развоза гостей поздно вечером. Если сумма ограничена, лучше сократить число элементов программы, чем сделать всё понемногу и плохо. Где резать смету без потерь для гостей, разобрано в статье о том, как сэкономить на корпоративе.
Сравнивать предложения площадок и подрядчиков удобно в одной таблице с одинаковыми строками: что входит, сколько часов, какие доплаты за продление, обслуживание, технику и пробковый сбор. Часто самое дешёвое на первый взгляд предложение оказывается дороже, когда к нему добавляется всё, что другой исполнитель уже включил в цену.
IVШаг 3. Дата и время: когда удобно людям, а не только руководству
Дату выбирают по трём фильтрам: рабочий календарь компании, календарь сотрудников и календарь площадок. Корпоратив в пиковый месяц бизнеса собирает уставших людей, пятница перед длинными выходными — половину команды, а вечер в разгар сезона отпусков — только тех, кто не уехал.
Будний день часто оказывается лучше пятницы: площадки свободнее, условия мягче, а люди приходят без планов на выходные. Дневной формат удобен командам с детьми и сменным графиком. Подробный разбор фильтров, сезонности и частых ловушек с датой — в статье как выбрать дату мероприятия.
Перед тем как бронировать площадку, отправьте сотрудникам короткий опрос с двумя-тремя вариантами даты. Это занимает день, а люди приходят охотнее, когда дату выбирали вместе с ними.
VШаг 4. Формат и площадка
Формат вытекает из цели и числа гостей. Банкет в ресторане, фуршет в лофте, выезд за город, вечеринка на теплоходе, игра или квест, корпоратив с мастер-классами — у каждого формата свои сильные стороны и свои ограничения. Выбирайте не самый модный вариант, а тот, в котором цель вечера достигается проще всего.
Хороший способ проверить формат — представить трёх разных сотрудников: самого молодого, самого старшего и самого закрытого. Если каждому из них найдётся место в этом вечере, формат подходит. Если хотя бы один из них будет весь вечер чувствовать себя чужим, стоит либо смягчить программу, либо дать альтернативу внутри того же события.
| Формат | Кому подходит | О чём подумать заранее |
|---|---|---|
| Банкет в ресторане | Вечер благодарности, смешанный возраст, до нескольких сотен гостей | Рассадка и сцена: видно ли её со всех столов |
| Фуршет в лофте | Знакомство, нетворкинг, молодая команда | Сидячие места для тех, кто не хочет стоять весь вечер |
| Выезд за город | Сплочение, отдых на целый день, лето | Трансфер, погода, вариант для тех, кто не может остаться |
| Игра или квест | Знакомство отделов, команда, которая устала от банкетов | Добровольность и понятная механика |
| Корпоратив на теплоходе | Летний вечер, эффектный повод | Посадка по времени и отсутствие возможности уйти раньше |
Площадку проверяйте по вместимости в нужной рассадке, техническим возможностям, правилам по своим подрядчикам и условиям отмены. Обзор типов площадок по районам Москвы есть в статье про площадки для корпоратива в Москве, а что прописать в договоре, чтобы не получить сюрпризов, — в отдельном материале о договоре с площадкой.
