Блог НАВСЕГДАСценарий корпоративаструктура вечера и тайминг по шагам

VКто держит сценарий: ведущий, координатор, режиссёр

Сценарий и его исполнение - разные зоны ответственности, и путаница здесь дорого обходится. Ведущий отвечает за зал: подводки, темп, реакция гостей, импровизация в паузе. Координатор отвечает за время: он даёт команды кухне, технике и ведущему и решает, какой блок сократить. Режиссёр или продюсер отвечает за замысел: логику блоков, стыковку номеров, свет и музыку.

На небольшом вечере роли совмещают, но одного человека, который держит часы, должно быть видно всем подрядчикам. Если такого человека нет, каждый начинает ориентироваться на свои обстоятельства: кухня - на готовность блюд, артисты - на свой график, ведущий - на настроение зала. Три логики сразу разъезжаются.

• Примерно до 25 гостей ведущий не обязателен: вечер может вести кто-то из руководителей, если у него на руках тайминг.
• На вечере в несколько десятков гостей ведущий и координатор - обычно уже разные люди.
• Чем больше зал, тем вероятнее нужна режиссёрская группа: помощник за кулисами, отдельный человек на регистрации, свой ответственный по залу. Ориентир - от пары сотен гостей.
• Артисты и техника должны знать не весь сценарий, а свою строку: во сколько выход, откуда, что играет и кто подаёт сигнал.

Ведущего стоит выбирать до того, как сценарий утверждён: сильный ведущий обычно предлагает поправки к таймингу, и лучше внести их заранее. На встрече просите не рассказ о себе, а живые записи вечеров вашего масштаба и разбор одного блока из вашего чернового тайминга.

VIЧто входит в режиссёрский сценарий, кроме тайминга

Таблица по минутам - только каркас. Полная версия, с которой работают на площадке, включает ещё восемь вещей:

• тексты ведущего: открытие, подводки к наградам, объявления блоков;
• списки награждаемых с должностями и ударениями в фамилиях;
• музыку на выходы, фон и паузы с названиями треков и их длительностью;
• презентации и видео с именами файлов и точным моментом запуска;
• схему выходов: кто, откуда и куда идёт, где лежит реквизит;
• время подачи блюд отдельной строкой для кухни;
• телефоны ответственных: координатор, ведущий, техник, администратор площадки;
• план Б на каждый риск: руководитель задерживается, пропал звук, артист опоздал.

План Б - не формальность. Опишите заранее, чем заполняются 10 минут, если артист стоит в пробке, и кто выходит на сцену, если руководитель задержался. Обычно это интерактив за столами: он не требует подготовки зала и сворачивается в любую секунду.

Отдельно проговорите с площадкой то, что двигает тайминг сильнее любых речей: до которого часа можно работать и когда выключать музыку, во сколько заезжает техника, за сколько минут предупреждать кухню о горячем, где артисты ждут выхода, до которого часа работают официанты и гардероб.

VIIЧем отличается сценарий юбилея, летнего и новогоднего вечера

Каркас общий, но акценты у сезонных и поводных вечеров свои. Разница - в том, где кульминация и на что уходит время программы.

Юбилей компании держится на истории. В сценарий добавляется хроника: видеоролик о пути компании, слово тем, кто работает дольше всех, награды за стаж. Официальная часть здесь длиннее обычного, до 40 минут, и это оправданно - именно ради неё людей собрали.

Летний вечер живёт по солнцу, а не по часам. Активности ставят до жары или после спада, а главные блоки - на закат, когда работает свет и красивые кадры. Сценарий обязательно содержит версию «идёт дождь»: куда переезжает сцена, что отменяется, кто принимает решение и за сколько часов. Подробности собраны в статье про летний корпоратив.

Выездной вечер начинается с дороги: в тайминге появляются сбор у офиса, трансфер, заселение и обратный автобус, а программу считают от времени отправления назад. Как считать дорогу и что прописать в договоре с комплексом, разобрано в статье про выездной корпоратив.

Новогодний вечер плотнее прочих: наград и итогов больше, гости приезжают в пробках, а площадки жёстко ограничивают время. Готовый тайминг именно под этот формат, с вариантами для банкета, фуршета и укороченных трёх часов, разобран в сценарии новогоднего корпоратива.

VIIIОшибки в сценарии и как проверить его заранее

Вечер чаще разваливается не из-за артистов, а из-за сценария, который никто не прогонял. Вот что ломает его чаще всего:

• официальная часть в середине вечера, когда зал уже расслаблен и слушать не готов;
• награждение подряд на 40 минут вместо двух блоков по 7-10 минут;
• шоу поставлено на время подачи горячего;
• в тайминге нет ни одного запаса, и одна задержка сдвигает весь вечер вместе с трансфером;
• ведущий впервые видит сценарий в день мероприятия;
• руководитель узнаёт о своём выступлении за пять минут до выхода;
• у вечера нет финала: гости растекаются, и праздник не заканчивается, а рассасывается.

Отдельная категория ошибок - сценарий, написанный без учёта людей в зале. Командную игру ставят в компанию, где половина сотрудников видит друг друга второй раз в жизни. Интерактив требует выходить на сцену в одиночку, а выходить никто не хочет. Юмор ведущего рассчитан на молодую команду, а в зале три поколения. Всё это правится на этапе черновика одним разговором с HR, который знает коллектив.

Проверка сценария занимает немного времени, если начать заранее. За 3-4 недели черновик тайминга согласуйте с руководителем и ведущим. За 7-10 дней передайте технику финальные списки, презентации и видео. За 2-3 дня проведите созвон ведущего, координатора и администратора площадки. В день вечера за полтора-два часа до начала сделайте саундчек и прогон выходов, а за полчаса покажите руководителю сцену и дайте попробовать микрофон.

Порядок наград и номинации лучше согласовать отдельно и заранее: это тот блок, где правки прилетают в последний момент. Как собрать номинации и само вручение, чтобы зал не заскучал, описано в материале про награждение сотрудников.

Если писать сценарий, стыковать подрядчиков и держать время на площадке внутри команды некому, организацию корпоратива можно передать агентству целиком: сценарий пишется под вашу площадку и цель вечера, а на месте его держит координатор. Мы работаем по договору и передаём закрывающие документы для бухгалтерии.