IЗачем проводить корпоратив летом
Лето - самое недооценённое время для корпоратива. Площадки свободнее, чем в декабре, подрядчики не в пике, а формат на воздухе воспринимается людьми легче, чем банкет в зале: меньше официоза, больше движения и общения. Летний вечер хорошо работает на сплочение и знакомство, но слабо - на официальную часть с наградами, для неё лучше зал.
Есть и минус, который нужно учесть при планировании: отпуска. В июле и августе часть команды в разъезде, и явка проседает заметнее, чем в любой другой сезон. Июнь и первая половина сентября в этом смысле надёжнее, а дату стоит объявить за два-три месяца, пока люди не купили билеты.
Поставьте дату на середину недели или на пятницу днём с плавным переходом в вечер. Летом сотрудники охотнее соглашаются на формат, который не съедает выходной.
IIФорматы летнего корпоратива
Практически всё лето сводится к пяти рабочим форматам. Выбор зависит от того, сколько у вас людей, сколько часов и насколько команда готова к активностям.
| Формат | Кому подходит | Плюсы | Что учесть |
|---|---|---|---|
| Open air на площадке с улицей | 50-300 гостей, вечерний формат | Город рядом, техника и кухня на месте | Ограничения по шуму, запасной зал обязателен |
| Пикник или дачный формат | 20-80 гостей, неформальная команда | Простая еда, низкий порог входа, легко устроить | Туалеты, тень, электричество, насекомые |
| Спортивный день | Молодые и активные коллективы | Сильно сплочает, запоминается | Разная физподготовка, травмы, альтернатива для неиграющих |
| Теплоход | 30-200 гостей, вечер с видом | Закрытое пространство, вид как часть программы | Навигация, погода, никто не уедет раньше времени |
| Загородный клуб на день | До 150 гостей, задача сплотить | Вся инфраструктура в одном месте | Дорога, трансфер, номера при ночёвке |
Форматы легко комбинируются: спортивная часть днём и ужин на террасе вечером, пикник с командными играми, прогулка по воде с фуршетом. Главное - не перегружать день: летом жара сама по себе выматывает, и программа, плотная по городским меркам, за городом оказывается изматывающей.
Если формат ещё не выбран, посмотрите подборку идей для корпоратива с группировкой по задачам, а особенности водного вечера разобраны отдельно в статье про корпоратив на теплоходе.
IIIПлощадка летом: что проверить обязательно
Летняя площадка оценивается не по красоте, а по инфраструктуре. Красивый луг без электричества и туалетов превращается в проблему уже через два часа.
- Крытое пространство на всех гостей, а не на половину: зал, шатёр или веранда.
- Тень в достаточном количестве: навесы, деревья, зонты в зоне еды.
- Электричество нужной мощности и точки подключения на улице.
- Туалеты из расчёта на ваше число гостей, а не на обычный поток площадки.
- Питьевая вода в свободном доступе в нескольких точках.
- Ровное покрытие для сцены, столов и танцев: на траве и гравии каблуки не ходят.
- Освещение территории после заката, включая маршруты к парковке и туалетам.
- Обработка территории от насекомых и её сроки.
Шатёр бронируйте сразу, а не «если будет дождь». В июне и июле спрос на них высокий, и в день мероприятия свободного шатра уже не найти. Заложите его в смету как обязательную позицию.
Логику выбора и сравнения площадок по полной стоимости на гостя мы подробно разобрали в статье про площадки для корпоратива в Москве - летом к тому же списку вопросов добавляются тень, вода и укрытие.
IVПогода: жара, дождь и насекомые
Три летних риска предсказуемы, и каждый закрывается заранее. Отсутствие плана здесь стоит дороже, чем сам план.
Жара. В полдень активные форматы не работают: люди уходят в тень и перестают участвовать. Переносите движение на утро или на вечер после спада, обеспечьте воду в каждой зоне, тень и возможность снять пиджаки. Дресс-код объявляйте заранее и максимально свободный.
Дождь. Запасной сценарий должен быть письменным: куда переезжает сцена, что отменяется, кто принимает решение и за сколько часов до начала. Обычно решение принимают за 3-4 часа, чтобы успеть перестроить площадку. Техника на улице нуждается в укрытии независимо от прогноза.
Насекомые. Комары и осы портят вечер у воды и в лесу сильнее, чем кажется. Спросите у площадки, когда проводилась обработка территории, поставьте средства от насекомых в зонах отдыха и держите сладкое и напитки под крышками: осы слетаются именно на них.
Полезная привычка - смотреть прогноз не накануне, а начиная с недели до события, и фиксировать, как он меняется. Если прогноз скачет, не отменяйте уличную часть заранее: чаще всего достаточно переставить блоки местами и увести еду под крышу. Резкая отмена всей уличной программы из-за прогноза, который не сбылся, разочаровывает людей сильнее, чем полчаса дождя.
Отдельно предупредите гостей о том, что взять: удобную обувь, головной убор, кофту на вечер. Летний вечер у воды к десяти часам становится заметно прохладнее, чем день, и пледы на этот случай спасают финал.
