IЧто такое ивент-агентство и что оно делает
Ивент-агентство (event-агентство) - компания, которая организует мероприятия под ключ: придумывает концепцию, считает смету, подбирает площадку и подрядчиков, ведёт подготовку и управляет командой в день события. Заказчик ставит задачу и принимает ключевые решения, агентство отвечает за то, чтобы всё случилось вовремя и в рамках бюджета. Чаще всего агентствам заказывают корпоративы, конференции, форумы, тимбилдинги, выездные стратегические сессии, премии и гала-ужины.
Работа делится на этапы. На каждом заказчик должен получать документ, а не устное «всё идёт по плану»:
| Этап | Что делает агентство | Что получает заказчик |
|---|---|---|
| Бриф | Уточняет цель, аудиторию, даты, число гостей, бюджет и ограничения | Согласованное техническое задание |
| Концепция | Предлагает идею, формат, программу и подходящие площадки | Презентация с 1-3 вариантами и логикой выбора |
| Смета | Запрашивает цены у подрядчиков и считает каждую статью | Смета с количеством и ценой за единицу |
| Подготовка | Бронирует площадку, заключает договоры, готовит сценарий, программу, декор и технику | График подготовки, тайминг, техрайдер |
| День мероприятия | Монтаж, репетиция, координация подрядчиков и гостей, решение проблем на месте | Мероприятие по сценарию и один контакт для всех вопросов |
| Закрытие | Фото и видео, расчёты с подрядчиками, итоговый отчёт | Отчёт и закрывающие документы для бухгалтерии |
Агентства различаются специализацией. Одни делают праздники и корпоративы, другие - деловые события: конференции, форумы, выставки. Отдельно работают технические продакшн-студии, которые отвечают только за сцену, свет и звук, и букинг-агентства, которые продают выступления артистов. Праздник требует режиссуры и шоу, деловое событие - работы со спикерами, регистрацией и трансляцией. Из чего складывается второе, мы разобрали в статье о том, как организовать конференцию.
Часть задач агентство не заберёт, и это нормально. За компанией остаются:
- цель, бюджет и финальные решения;
- список гостей и приглашения сотрудникам;
- выступление руководителя и содержание официальной части;
- согласования внутри компании и оплата по графику;
- сведения о гостях, от которых зависят меню, рассадка и трансфер.
IIКогда выгоднее агентство, а когда справитесь сами
Своими силами имеет смысл делать небольшие и повторяющиеся события. Если гостей до 30-40, площадка - ресторан с банкетным менеджером, а программа - ведущий и музыка, справится внимательный офис-менеджер с чек-листом. То же касается ежегодной встречи по проверенному сценарию. А если в штате есть event-менеджер с опытом, агентство может не понадобиться и для большего масштаба.
Но посчитайте скрытую цену своих сил. Корпоратив даже на 80 гостей - это 5-10 договоров с подрядчиками, десятки созвонов, согласование меню, рассадки, тайминга и трансфера. Всё это время ответственный сотрудник не делает свою основную работу, а за сбой на вечере отвечает лично.
Агентство выгоднее, если выполняется хотя бы одно условие:
- гостей больше 50, а подрядчиков больше трёх: площадка, кейтеринг, техника, программа, трансфер;
- сроки сжаты, и искать и проверять подрядчиков некогда;
- бюджет жёсткий, а рыночных цен на площадки и подрядчиков в компании никто не знает;
- мероприятие выездное или проходит в другом городе;
- событие публичное: конференция, форум или премия, где ошибку увидят клиенты и партнёры;
- нужны концепция, режиссура и сценарий, а не только аренда зала.
| Критерий | Своими силами | С агентством |
|---|---|---|
| Время сотрудников | Недели работы HR или офис-менеджера в ущерб основным задачам | Только бриф, согласования и решения |
| Подрядчики | Поиск с нуля и проверка по отзывам | Знакомые подрядчики и замена, если кто-то сорвался |
| Цены | Сложно понять, завышена ли смета площадки или кейтеринга | Агентство сравнивает несколько предложений по каждой статье |
| Сбои в день события | Решает сотрудник, который тоже хочет быть гостем | Координаторы на площадке от монтажа до отъезда гостей |
| Документы | Договор и акты с каждым подрядчиком отдельно | Один договор и один комплект документов |
Срочный проект - отдельный довод в пользу агентства: подрядчиков не нужно искать и проверять с нуля. Двухдневную конференцию «Слёт логистов» с 13 спикерами и премией HUB Awards мы организовали под ключ за 3 недели. Своими силами за такой срок обычно успевают только забронировать то, что ещё осталось свободным.
IIIКак платят ивент-агентству: модели оплаты
Агентство зарабатывает либо на вознаграждении сверх расходов, либо на разнице между ценой для клиента и ценой подрядчиков. Честных моделей несколько, и важно понимать, какая перед вами:
| Модель | Как устроена | Плюсы | Что проверить |
|---|---|---|---|
| Агентская комиссия | Расходы по ценам подрядчиков плюс вознаграждение агентства, которое считается от бюджета | Видны реальные цены подрядчиков | Агентству невыгодно снижать бюджет: договоритесь о фиксированном потолке вознаграждения |
| Фиксированная смета | Одна цена за каждую позицию, наценка агентства внутри позиций | Итог известен заранее и не растёт без согласования | Подробность расшифровки и что входит в каждую позицию |
| Гонорар плюс расходы | Фиксированная сумма за организацию, расходы оплачиваются по факту | Вознаграждение не зависит от того, сколько потрачено | Отчёт по фактическим расходам с документами подрядчиков |
| Отдельные услуги | Оплата только концепции, сценария или координации в день события | Можно закрыть узкое место, не отдавая весь проект | Кто отвечает за стыки между подрядчиками |
Ни одна модель не лучше сама по себе. Плохой признак - когда модель невозможно понять: смета одной суммой, а на вопрос о вознаграждении отвечают «у нас всё включено».
Чтобы сравнить предложения с разными моделями, приведите их к одному виду: одинаковый состав работ, итог по каждой статье и отдельно сумма, которую получает агентство. График платежей тоже фиксируют заранее: аванс привязывают к бронированию площадки и подрядчиков, окончательный расчёт - к закрывающим документам. Насторожить должна полная предоплата задолго до события, не связанная с реальными расходами.
Сама сумма больше зависит от решений по мероприятию, чем от модели оплаты:
- число гостей и формат: банкет, фуршет, конференция с рассадкой;
- дата и сезон: пятницы декабря и летние выходные разбирают первыми;
- площадка и её условия: аренда, депозит, обязательные подрядчики;
- программа: ведущий, артисты, шоу, интерактивы;
- техника, декор, фото и видео;
- срок подготовки: срочность сужает выбор и может стоить дороже;
- выезд за город или в другой регион: трансфер, проживание, логистика.
Назовите агентству бюджет или хотя бы вилку. Без неё вы получите предложения разного уровня, которые невозможно сравнить, а агентство потратит неделю на угадывание.
IVКак проверить ивент-агентство: кейсы, отзывы, команда
Презентацию может красиво оформить кто угодно, поэтому проверяйте то, что сложно подделать. Начните с кейсов. В хорошем кейсе есть формат, число гостей, сроки, бюджет или хотя бы его масштаб и роль агентства: всё под ключ или только часть работ. Так выглядит кейс с прозрачными цифрами: корпоратив Colvir - 100 гостей, организация под ключ за неделю, бюджет 4 млн ₽ и экономия клиенту более 1 млн ₽.
Что ещё проверить, прежде чем тратить время на встречу:
- фото и видео с реальных мероприятий, а не рендеры и стоковые кадры;
- совпадение формата и масштаба: опыт с ужином на 30 человек не равен конференции на 500;
- юрлицо в открытом реестре: дату регистрации, нет ли ликвидации или банкротства;
- отзывы на независимых площадках, а не только цитаты на сайте агентства;
- как быстро и по делу отвечают на первый запрос.
После встречи, если агентство прошло в короткий список, попросите контакты 1-2 клиентов и уточните, кто будет руководителем вашего проекта. Отдельно спросите, как агентство подбирает ведущего и артистов: смотреть нужно видео с живых выступлений, а не промо-ролики. Подробный разбор - в статье о том, как выбрать ведущего на корпоратив.
Лучшая проверка - короткий созвон с клиентом из кейса. Спросите, что пошло не по плану и как агентство это решило. У любого живого проекта есть такие истории, и по ответу видно, как команда работает под давлением.
VБриф и вопросы агентству на первой встрече
Хорошее агентство сначала задаёт вопросы о цели, аудитории и ограничениях и только потом предлагает идеи. Если вам сразу присылают готовые «пакеты», вашу задачу никто не услышал. Чтобы встреча была предметной, отправьте бриф заранее:
- цель мероприятия и что должно измениться после него;
- дата и запасные даты;
- число гостей и их состав: сотрудники, партнёры, клиенты;
- город, допустимое время в дороге, требования к площадке;
- бюджет или вилка;
- обязательные элементы: выступление руководителя, награждение, шоу;
- ограничения: дресс-код, алкоголь, доступность для гостей;
- кто принимает решения и к какой дате нужно выбрать подрядчика.
На встрече задайте одинаковые вопросы всем агентствам:
- Какие мероприятия похожего формата и масштаба вы проводили и можно ли посмотреть обезличенную смету одного из них?
- Кто ведёт проект от брифа до отчёта и кто будет на площадке в день мероприятия?
- Сколько координаторов будет на наше число гостей?
- Какая у вас модель оплаты и где в смете ваше вознаграждение?
- Что не входит в смету и может добавиться позже?
- Когда нам нужно принять ключевые решения, чтобы не сорвать сроки?
- Что будет при переносе даты или изменении числа гостей?
- Какой план Б на болезнь артиста, сбой техники и плохую погоду?
- Какие документы и материалы мы получим после мероприятия?
Слушайте не только содержание, но и форму ответа. Хороший ответ конкретен: имя, срок, пример из прошлого проекта. Плохой звучит как «не переживайте, всё сделаем». Насторожитесь и тогда, когда агентство сразу соглашается на любой бюджет, срок и площадку. Честный подрядчик говорит, что в заданные рамки не поместится, до договора, а не за неделю до события.
Отправляйте одинаковый бриф 3-4 агентствам, не больше. Так вы сравните ответы и сметы, а не качество презентаций, и успеете разобрать каждое предложение.
