IКоротко: коммерческое предложение на организацию мероприятия
Коммерческое предложение на организацию мероприятия — это документ, по которому закупка и руководитель решают, с кем работать. Хорошее КП можно сравнить с другими и отдать в бухгалтерию без звонка. Ниже — что в нём должно быть, как запросить, чтобы получить сопоставимые цифры, и как выглядит смета по статьям. Если вам нужно КП прямо сейчас, пришлём его за рабочий день.
- Для закупки: 2–3 варианта, смета по строкам, условия оплаты и документы.
- Для руководителя: идея вечера и итог в одной фразе.
- Для бухгалтерии: реквизиты, договор, счёт, акт.
IIЧто должно быть в КП: чек-лист
| Раздел | Что проверить | Почему важно |
|---|---|---|
| Исходные данные | дата, число гостей, формат, город | без них цены не сравнить |
| Площадка | название, вместимость, что входит в аренду | неназванная площадка не проверяется |
| Смета по строкам | количество, цена за единицу, итог | общая сумма без строк — повод переспросить |
| Сборы | сервис, пробковый, депозит, продление | именно они меняют итог после подписания |
| Что не входит | отдельный список | лучше понять сразу, чем на этапе акта |
| Оплата | предоплата, сроки остатка, надбавка за форму оплаты | нужно бухгалтерии заранее |
| Команда | кто ведёт проект, координатор на площадке | отвечает конкретный человек |
| Сроки | срок действия цен и брони | зал не держат бесконечно |
| Документы | договор, счёт, акт | закрывающие документы для бухгалтерии |
IIIКак выглядит смета в КП: фрагмент реальной сметы
Новогодний вечер COLVIR 26.12.2025, 70 гостей, фуршет в офисе — итого 804 288 ₽, около 11 500 ₽ на гостя. Несколько строк из этой сметы:
| Строка | Сумма |
|---|---|
| Фуршет | 300 445 ₽ |
| Сервис 10% | 30 044 ₽ |
| Диджей, 6 часов | 36 000 ₽ |
| Звук | 40 000 ₽ |
| Декор | 50 000 ₽ |
| Фотограф, 4 часа | 32 000 ₽ |
| Координатор | 20 000 ₽ |
Такая детализация и нужна: видно, что можно убрать, и видно, что выросло, если гостей стало больше. С сезона 2026 года координатор в наших сметах — 25 000 ₽, ведущий и диджей — от 150 000 ₽. Как читать смету — «Как читать корпоративную смету построчно».
IVКак запросить КП, чтобы получить сопоставимые цифры
- Пришлите всем одинаковый бриф: что указать в брифе.
- Попросите одинаковую структуру: площадка, питание, программа, техника, персонал, организация.
- Укажите число гостей, для которого считать: основное и запасное.
- Попросите указать цену с оплатой по счёту, чтобы надбавка не всплыла потом.
- Задайте срок: для первого варианта достаточно рабочего дня, детальная проработка — дольше.
