IЗачем нужен бриф и что он даёт
Бриф решает три задачи. Во-первых, он заставляет вас самих договориться внутри компании: зачем мероприятие, сколько денег и кто принимает решение. Во-вторых, он даёт агентствам одинаковые вводные, и предложения становятся сравнимыми. В-третьих, заполненный бриф позже превращается в техническое задание - приложение к договору.
Работает это только при одном условии: бриф одинаковый для всех подрядчиков. Если одному агентству вы назвали бюджет, а другому нет, сравнивать вы будете не решения, а степень везения. То же с пересказом задачи по телефону: каждый услышит своё.
Нормальный объём брифа - одна-две страницы. Это не техническое задание на 20 листов и не одна строчка «нужен корпоратив на 100 человек в декабре». Дальше разберём его по блокам.
Заполняйте бриф в том же документе, который потом отправите подрядчикам. Промежуточные пересказы между отделами - главный источник искажений.
IIБлок 1: цель и задачи мероприятия
Самый важный и самый часто пропускаемый блок. «Провести новогодний корпоратив» - это формат, а не цель. Цель отвечает на вопрос, что должно измениться после мероприятия.
- поблагодарить команду за год и снизить усталость перед праздниками;
- познакомить между собой сотрудников из разных офисов после слияния;
- объявить стратегию на год так, чтобы её запомнили и поняли;
- укрепить отношения с ключевыми клиентами и партнёрами;
- показать рынку продукт и собрать контакты потенциальных заказчиков.
От цели зависит буквально всё: формат, площадка, программа и даже рассадка. Событие для знакомства команд требует смешанных столов и активностей, а вечер благодарности - комфорта, хорошей еды и минимума обязательных активностей. Если целей несколько, расставьте их по приоритету: главная и дополнительные.
В этот же блок запишите, что мероприятие точно не должно делать: например, «не превращать вечер в отчётное собрание» или «не заставлять людей выступать на сцене». Такие ограничения экономят подрядчику неделю работы в неверном направлении.
IIIБлок 2: аудитория, дата и место
Аудитория - это не только число гостей. Агентству важно понимать, кто придёт и что для этих людей комфортно.
- число гостей и допустимый разброс;
- состав: сотрудники, руководство, партнёры, клиенты, члены семей;
- возраст, соотношение мужчин и женщин, города, из которых приедут;
- есть ли гости с ограничениями по доступности среды;
- особенности по питанию: вегетарианцы, аллергии, безалкогольная зона;
- как коллектив относится к активностям и публичным конкурсам.
По дате назовите основной вариант и один-два запасных. Это резко расширяет выбор площадок, особенно для пятниц декабря и выходных начала лета, когда лучшие залы разбирают заранее. Укажите и время: вечер после работы, полный день, два дня с проживанием.
По месту зафиксируйте город, допустимое время в дороге от офиса и принципиальные требования: своя парковка, площадка в шаговой доступности от метро, возможность разместить гостей на ночь. Если вариант выездной, отдельно отметьте, кто оплачивает дорогу и проживание.
IVБлок 3: формат, программа и обязательные элементы
Здесь опишите, каким вы видите событие, но оставьте агентству пространство для предложения. Хорошая формулировка: «вечер на 4-5 часов с фуршетом, официальной частью на 20 минут и музыкальной программой» - а не готовый поминутный сценарий.
Обязательно перечислите то, что должно быть точно:
- выступление руководителя и его примерная длительность;
- награждение сотрудников, число номинаций и победителей;
- видеоролик или презентация, кто их готовит;
- командные активности, если они нужны для цели;
- подарки и сувениры: кто закупает и когда вручают;
- фото и видео: что нужно на выходе и в какие сроки.
Отдельной строкой отметьте, что вы уже пробовали и что не сработало. «В прошлом году делали конкурсы на сцене, люди разошлись раньше» - ценнее десяти абзацев пожеланий. Если формат деловой, добавьте блок про спикеров, регистрацию и трансляцию: подготовка к конференциям устроена иначе, чем к празднику.
