IКакие документы нужны бухгалтерии от подрядчика
Базовый комплект по корпоративу почти всегда один и тот же: договор с приложениями, смета, счёт на оплату, акт об оказанных услугах и отчёт о фактических расходах. Остальное зависит от учётной политики компании и налогового режима подрядчика, поэтому состав комплекта заранее согласуйте с бухгалтерией и передайте требования агентству письмом.
| Документ | Зачем нужен | Когда получить |
|---|---|---|
| Договор с приложениями | Описывает, что именно организует агентство | До первого платежа |
| Смета | Расшифровка суммы по статьям расходов | До первого платежа, приложением к договору |
| Счёт на оплату | Основание для платёжного поручения | На каждый платёж по графику |
| Акт об оказанных услугах | Подтверждает, что работы выполнены | После мероприятия, в срок из договора |
| Отчёт по смете | Показывает плановые и фактические суммы | Вместе с актом |
| Документы по налоговому режиму подрядчика | Состав уточняет ваша бухгалтерия | По запросу, лучше сразу оговорить в договоре |
Обратите внимание: акт должен совпадать с составом работ по договору. Если в договоре расписаны площадка, питание, техника, программа и съёмка, а в акте одна строка «услуги по организации мероприятия», к такому документу у финансовой службы почти наверняка появятся вопросы. Просите детализацию заранее, а не после подписания.
Ещё одна частая сложность — расхождение между тем, что оплачено, и тем, что подтверждено. Аванс уходит в начале подготовки, а закрывающие документы приходят через несколько недель после события. В этот промежуток у бухгалтерии в учёте висит незакрытая сумма, и чем дольше он тянется, тем больше вопросов. Поэтому срок передачи акта и отчёта фиксируют в договоре, а не оставляют на усмотрение подрядчика.
Отправьте агентству перечень требований к документам ещё на этапе выбора подрядчика: формат акта, нужна ли детализация, бумажные оригиналы или электронный документооборот. Это дешевле, чем переделывать комплект в конце квартала.
IIПочему важен договор с юрлицом
Оплата «на карту частному лицу» или работа по устной договорённости создаёт проблему прежде всего компании: у платежа нет понятного основания, а подтвердить объём работ нечем. Договор с юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем даёт и основание, и предмет, и понятный набор закрывающих документов.
Что имеет смысл проверить у подрядчика до оплаты:
- реквизиты и сведения в открытых государственных реестрах;
- совпадают ли реквизиты в договоре, счёте и акте;
- кто подписывает документы и на каком основании;
- налоговый режим подрядчика, если для вашей бухгалтерии это важно;
- готовность подписывать акт с детализацией по статьям;
- порядок обмена документами и сроки их передачи.
Отдельная история — множество мелких подрядчиков. Когда компания сама нанимает площадку, кейтеринг, техников, ведущего и фотографа, документы приходят из пяти-шести источников в разных форматах и в разное время. Работа через одно агентство сводит это к одному договору и одному комплекту документов, и это одна из причин, по которым выбирают подрядчика под ключ. Как его оценивать, разобрано в статье о том, как выбрать event-агентство.
IIIСмета: как её оформить, чтобы не было вопросов
Смета — это то, что превращает крупную сумму в понятный набор позиций. Хорошая смета читается человеком, который не был на переговорах: видно, за что платим и сколько стоит единица.
- каждая позиция с количеством, единицей и ценой за единицу;
- разделение по блокам: площадка, питание, техника, программа, декор, съёмка, логистика;
- отдельно вознаграждение агентства, если модель оплаты это предполагает;
- пометки, какие позиции невозвратные после бронирования;
- версия и дата: смета меняется, и вам нужно понимать, какая актуальна.
Держите историю версий сметы. Когда в конце подготовки сумма отличается от первоначальной, наличие таблицы изменений с датами и согласованиями снимает вопросы за пять минут. Правила изменения сметы стоит заранее прописать в договоре с event-агентством.
Попросите агентство сдать итоговый отчёт в структуре исходной сметы, строка в строку. Сравнивать план и факт по одинаковой таблице намного проще, чем по двум разным.
IVНазначение платежа и внутренние основания
Назначение платежа формулируют коротко и по документу: вид услуг, номер и дата договора, номер и дата счёта. Придумывать формулировку самостоятельно не нужно — точную схему подскажет бухгалтерия, у неё обычно есть свой шаблон.
Кроме внешних документов внутри компании обычно нужны свои основания. Их состав зависит от правил компании, но чаще всего это:
- служебная записка или заявка инициатора с целью мероприятия;
- решение или распоряжение руководителя о проведении события;
- утверждённый бюджет и указание статьи расходов;
- согласование закупки, если у компании есть такая процедура;
- программа мероприятия и список участников, если этого требует внутренний регламент.
Полезно заранее уточнить у бухгалтерии, как в вашей компании принято разделять расходы по назначению: деловая часть, представительская часть, подарки, развлекательная программа. Разные блоки могут учитываться по-разному, и удобнее заранее попросить агентство разнести их в смете отдельными разделами, чем потом раскладывать одну сумму.
