IКоротко: подарки сотрудникам на Новый год в бухгалтерском и налоговом учёте
Подарки сотрудникам на Новый год в бухгалтерском и налоговом учёте затрагивают четыре налога: НДФЛ, страховые взносы, НДС и налог на прибыль. Коротко: в пределах 4 000 ₽ на человека за год подарок не облагается НДФЛ; по письменному договору дарения не облагается взносами; безвозмездная передача — объект НДС; стоимость подарков не уменьшает налог на прибыль. Ниже — нормы НК и ГК РФ со ссылками, какие документы готовят и где ошибаются чаще всего. Мы — ивент-агентство, а не налоговые консультанты: статья помогает задать правильные вопросы бухгалтеру, проводки и спорные случаи решает он.
- НДФЛ: 4 000 ₽ в год без налога — п. 28 ст. 217 НК РФ.
- Взносы: договор дарения не облагается — п. 4 ст. 420 НК РФ, письмо Минфина от 31.10.2022 № 03-04-06/105519.
- Письменный договор дарения обязателен, если даритель — организация, а подарок дороже 3 000 ₽ — п. 2 ст. 574 ГК РФ.
- НДС: безвозмездная передача — реализация, пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ; прибыль: расход не учитывается — п. 16 ст. 270 НК РФ.
IIЧетыре налога: сводная таблица
| Налог | Что говорит закон | Что делать на практике |
|---|---|---|
| НДФЛ | стоимость подарков от организации до 4 000 ₽ за налоговый период не облагается (п. 28 ст. 217 НК РФ) | вести учёт подарков по каждому сотруднику за год; с превышения исчислить и удержать НДФЛ из ближайшей выплаты |
| Страховые взносы | выплаты по договорам о переходе права собственности не являются объектом (п. 4 ст. 420 НК РФ); Минфин относит к ним договор дарения | оформлять подарок письменным договором дарения и не связывать его с результатами работы |
| НДС | передача товаров на безвозмездной основе признаётся реализацией (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ) | бухгалтер определяет базу и ставку для вашего режима; на спецрежимах порядок свой |
| Налог на прибыль | стоимость безвозмездно переданного имущества не учитывается в расходах (п. 16 ст. 270 НК РФ) | подарки к празднику покрываются из чистой прибыли |
| Бухгалтерский учёт | покупка, хранение и выдача подарков отражаются по стандартам бухучёта и учётной политике | счета и проводки определяет бухгалтер компании |
Если подарок вручают за производственные результаты и это прописано в трудовом договоре или положении о премировании, это уже не подарок, а поощрение: его можно учесть в расходах на оплату труда (ст. 255 НК РФ), но тогда он облагается НДФЛ и взносами в общем порядке. Смешивать два подхода в одном документе нельзя.
IIIНДФЛ: лимит 4 000 ₽ в год
- Лимит общий на все подарки от организации за календарный год, а не на каждый подарок: если летом уже дарили, новогодний подарок может выйти за предел.
- Учёт ведут по каждому сотруднику — по ведомости выдачи или в учётной системе.
- С суммы превышения работодатель как налоговый агент исчисляет НДФЛ и удерживает его из ближайшей денежной выплаты — обычно из зарплаты.
- Подарки детям сотрудников — отдельный вопрос: кто получатель и как оформлено вручение, решает бухгалтер; организация праздника — «Новогодние подарки детям сотрудников».
IVСтраховые взносы и договор дарения
Подарок, переданный по договору дарения, Минфин не считает объектом страховых взносов (п. 4 ст. 420 НК РФ; письмо от 31.10.2022 № 03-04-06/105519). Если подарок дороже 3 000 ₽, а даритель — юрлицо, договор должен быть письменным (п. 2 ст. 574 ГК РФ). На практике оформляют один договор со списком сотрудников или отдельные короткие договоры, плюс ведомость выдачи с подписями.
- Договор не должен ссылаться на трудовые показатели, KPI или итоги работы.
- В договоре и ведомости — наименование подарка, стоимость и дата передачи.
- Подпись сотрудника о получении — основа и для НДФЛ-учёта, и для взносов.
VКакие документы подготовить
- Приказ о вручении подарков — повод (Новый год), список получателей, источник средств; рядом с ним часто идёт приказ о праздновании: «Приказ о проведении корпоратива: образец».
- Договор дарения — письменный, если подарок дороже 3 000 ₽.
- Документы поставщика — договор, счёт, накладная или УПД: по ним определяется стоимость подарка.
- Ведомость выдачи — ФИО, подарок, стоимость, подпись, дата.
- Регистр учёта подарков за год — для контроля лимита 4 000 ₽ по каждому сотруднику.
Если подарки вручают на корпоративе, документы праздника и подарков лучше вести раздельно: смета и закрывающие по мероприятию — отдельно, договор дарения и ведомость — отдельно. Что мы передаём бухгалтерии по самому корпоративу — «Корпоратив в учёте: какие документы нужны бухгалтерии» и «Как согласовать корпоратив с бухгалтерией».