IИз чего складывается бюджет на новогодние подарки
Считайте снизу вверх. Возьмите выгрузку по персоналу на дату закупки, разбейте людей на группы получателей, определите для каждой группы уровень подарка и перемножьте. Сумма, которую вы получите, — это ещё не бюджет, а только товарная часть.
К ней прибавляются четыре вещи, о которых забывают чаще всего: упаковка, доставка между городами, работа по сборке комплектов и резерв. Именно эти четыре строки потом превращают «уложились» в «вышли за смету».
- товар — сам подарок по каждой группе получателей
- упаковка — коробка, лента, наполнитель, открытка с текстом
- логистика — доставка до филиалов и до тех, кто работает из дома
- работа — сборка наборов, вложение открыток, маркировка коробок по адресам
- резерв — запас штук сверх списка
Заводите бюджет одной таблицей, где каждая строка — группа получателей, а не тип товара. Так проще отвечать на вопрос «а почему столько» и проще резать, если сумму урежут.
IIКого считать отдельно: пять строк в смете
Один общий подарок на всех кажется справедливым, но почти никогда не работает: у групп разные ожидания и разная логистика. Минимальное деление, которое стоит завести, — пять сегментов.
| Сегмент | Что учесть при расчёте |
|---|---|
| Сотрудники офиса | Самая большая группа, дешевле всего в доставке: забирают сами |
| Удалённые и региональные | Плюс доставка по адресам, плюс сроки, плюс запасные отправления |
| Дети сотрудников | Нужен актуальный список с возрастами, подробнее — в отдельном разборе |
| Клиенты и партнёры | Другой уровень оформления и другой порядок согласования |
| Подрядчики и смежники | Небольшая группа, но её забывают до последней недели |
Перечень того, что кладут в подарок сотрудникам, мы разбирали в материале про подарки сотрудникам на Новый год от компании, а идеи под разные задачи — в статье что дарить сотрудникам. Детские наборы живут по своим правилам: список, возрастные группы и вручение описаны в материале про новогодние подарки детям сотрудников.
IIIРезерв: новички, вышедшие из отпуска и забытые
Список получателей устаревает в тот момент, когда вы его выгрузили. За декабрь выйдут новые люди, кто-то вернётся из долгого отпуска, кого-то просто не окажется в выгрузке, потому что он числится в другом юрлице.
Поэтому в закупке всегда есть запас штук сверх списка. Он закрывает четыре ситуации: новый сотрудник, человек вне выгрузки, повреждённый в дороге набор и потерянная посылка. Запас лучше держать в офисе, а не у поставщика: в конце декабря быстро допечатать и досдать уже не получится.
- новые сотрудники, вышедшие после даты выгрузки
- люди из дочерних юрлиц и на договорах подряда
- возвращающиеся из длительного отсутствия
- замена повреждённых и потерянных отправлений
- гости и коллеги из партнёрской компании, если они окажутся на вечере
Назначьте одного человека, который держит финальный список и принимает правки. Если список правят пятеро, в декабре вы получите три версии и ни одной верной.
IVСроки закупки: почему в ноябре дороже, чем в сентябре
Дело не в наценке за срочность как таковой, а в том, что осенью сужается выбор. Чем ближе к декабрю, тем меньше остаётся позиций на складе, тем чаще приходится брать то, что есть, и тем дороже обходится нанесение логотипа: типографии загружены, а быстрая печать всегда стоит больше спокойной.
| Когда | Что делать |
|---|---|
| Сентябрь | Согласовать структуру бюджета и сегменты, собрать образцы |
| Октябрь | Утвердить состав наборов, разместить заказ, отдать макеты в печать |
| Ноябрь | Принять партию, собрать наборы, отправить в регионы |
| Начало декабря | Раздать в офисе, закрыть резерв, дослать пропущенных |
Что именно спрашивать у поставщика на этапе размещения заказа и как сравнивать предложения, собрано в разборе корпоративных подарков - здесь повторять не будем.
Сдвиг каждого шага на месяц вправо не удваивает цену, но почти всегда сокращает выбор и добавляет нервов. Если год начался с неопределённости и раньше октября бюджет не утвердят, сразу закладывайте более простой подарок: он лучше, чем дорогой, который не успели привезти.
