IКоротко: что нужно бухгалтерии
Эта статья описывает общие практики, а не налоговую консультацию. Чтобы корпоратив прошёл в бухгалтерии без вопросов, организатору обычно нужны: договор с исполнителем, смета как приложение к договору, счёт на оплату и акт или другие закрывающие документы после события. У нас порядок такой: договор, оплата по счёту, закрывающие документы для бухгалтерии.
IIДокументы и порядок
| Этап | Документ | Кто согласует |
|---|---|---|
| До мероприятия | Смета по статьям | Организатор, руководитель, бухгалтерия |
| До мероприятия | Договор с приложением-сметой | Руководитель, юрист, бухгалтерия |
| До мероприятия | Счёт на предоплату | Бухгалтерия оплачивает по графику договора |
| После мероприятия | Акт выполненных работ | Организатор подтверждает выполнение |
| После мероприятия | Закрывающие документы, счёт | Бухгалтерия принимает к учёту |
Размер предоплаты и график платежей согласуются в договоре; подробнее — в статьях «Предоплата и договор с агентством» и «Расходы на корпоратив в бухгалтерии».
IIIЧто согласовать с бухгалтерией заранее
- Статья расходов и лимит. Из какого бюджета оплачивается и какая сумма согласована.
- Порядок оплаты. Предоплата, сроки оплаты счёта, платёжные реквизиты.
- Документы. Какой комплект нужен и в какие сроки: договор, смета, счёт, акт.
- Подарки и призы. В нашей цене за гостя подарки сотрудникам не входят — это отдельная статья: подарки на корпоративе.
- Депозиты площадок. Площадки берут депозит по меню; как он считается — в статье «Минимальный депозит по меню».
IVКакой должна быть смета, чтобы её принял бухгалтер
- По статьям, с количеством и ценой за единицу.
- С итогом и расшифровкой строки «организация».
- С отдельными строками площадки, еды, программы, техники, оформления.
- С указанием сервисных сборов и депозита площадки.
- Приложением к договору, а не отдельным файлом.
Как читать смету — в статье «Как читать корпоративную смету построчно». Пример реальной сметы — в статье «Смета новогоднего корпоратива».
VСроки: когда что готовить
| Срок | Что делаем |
|---|---|
| За 6–8 недель | Бриф, согласование бюджета и статьи расходов |
| За 4–6 недель | Смета, договор, счёт на предоплату |
| За 2 недели | Подтверждение числа гостей, пересчёт сметы |
| День мероприятия | Работы по сценарию |
| После | Акт, закрывающие документы, оплата остатка |
VIТипичные ошибки
- Подписывать договор без сметы-приложения.
- Не уточнить у бухгалтерии комплект документов и сроки.
- Откладывать оплату предоплаты: бронь не держится без неё.
- Не заложить подарки в бюджет.
- Менять число гостей без пересчёта сметы и дополнительного соглашения.
VIIЧек-лист
- Согласованы статья расходов и лимит.
- Получена смета по статьям и приложена к договору.
- Определены предоплата и график платежей.
- Подготовлены реквизиты и ответственный за оплату.
- Запрошены акт и закрывающие документы.
- Подарки и призы вынесены в отдельную строку.
