IКоротко: как это обычно устроено
Эта статья описывает общие практики; точные условия мы согласуем с вами в договоре. У нас порядок такой: договор, оплата по счёту, закрывающие документы для бухгалтерии; смета по статьям — приложение к договору.
- Бриф и смета. Вы получаете смету по статьям и согласуете состав.
- Договор. Фиксирует объём работ, сроки и цену; смета — приложение.
- Счёт и предоплата. Размер и график платежей — по договору.
- Мероприятие. Работа по сценарию и тайминг.
- Закрывающие документы. Акт и счёт для бухгалтерии после события.
IIЧто фиксировать в договоре
- Предмет и объём. Что именно делает агентство: подбор площадки, подрядчиков, координация, программа.
- Смета как приложение. Каждая строка с количеством и ценой, итог.
- Сроки. Дата мероприятия, график подготовки, контрольные точки.
- Порядок оплаты. Предоплата, график платежей, срок оплаты счёта.
- Изменения. Что будет, если число гостей или дата изменятся: пересчёт сметы.
- Перенос и отмена. Условия и сроки, потери при отказе.
- Замена артистов и подрядчиков. Кто отвечает и на каких условиях: риски и план Б.
- Документы. Акт, счёт, периодичность и сроки их предоставления.
Подробнее — в статьях «Договор с ивент-агентством» и «Рамочный договор».
IIIПредоплата и депозит площадки
Предоплата агентству и депозит площадки — разные вещи. Агентство берёт предоплату по договору, а площадка требует депозит по меню или минимальный чек. Вот примеры депозитов из нашего каталога:
| Площадка | Депозит по условиям каталога |
|---|---|
| «Дивный лес» и «Отрадное» (2027) | от 350 000 ₽ в пн–чт, 400 000 ₽ в пт и вс, 500 000 ₽ в субботу |
| «Кристалл», Коломенское | от 400 000 ₽ |
| «Теплица-парк», зал «Классик» | от 450 000 ₽ |
| GOELRO, зал Hertz | от 400 000 ₽ |
Подробнее о том, как считается доплата до депозита, — в статье «Минимальный депозит по меню». Условия возврата и переноса уточняйте у площадки до оплаты.
IVЗакрывающие документы и бухгалтерия
- Договор, смета-приложение, счёт, акт — основной комплект.
- Расходы на корпоратив бухгалтерия принимает по документам: расходы на корпоратив в бухгалтерии.
- Подарки сотрудникам — отдельная статья расходов: в нашей цене за гостя они не включены.
- Если нужна другая форма документов, обсудите её до подписания договора.
По вопросам налогового учёта консультируйтесь с бухгалтером: это общие практики, а не налоговая консультация.
VВопросы, которые стоит задать агентству
- Какой размер предоплаты и график платежей?
- Что входит в смету, а что оплачивается отдельно?
- Что будет при переносе даты или изменении числа гостей?
- Кто отвечает за замену подрядчика?
- Какие закрывающие документы и в какие сроки?
- Есть ли в смете резерв на непредвиденные расходы?
Мы работаем по договору, оплата по счёту, закрывающие документы для бухгалтерии. Как проходит работа от заявки до договора — в статье «Как заказать корпоратив: от заявки до договора».
