IШесть шагов от заявки до вечера
Если вы раньше не заказывали корпоратив у агентства, заранее непонятно, что вас ждёт: сколько писать, что присылать и когда пора подключать финансиста. Вот карта процесса так, как он идёт у нас:
| Шаг | Что делаете вы | Что делаем мы | Что получаете |
|---|---|---|---|
| 1. Заявка | пишете формат, число гостей, дату | принимаем заявку | подтверждение, что запрос получен |
| 2. Расчёт | ждёте один рабочий день | подбираем площадки, считаем смету | 2–3 площадки и смета по статьям |
| 3. Согласование | обсуждаете варианты с руководством | правим состав и цену | итоговая смета |
| 4. Договор | подписываете договор, получаете счёт | готовим договор и счёт | договор и счёт на оплату |
| 5. Подготовка | согласуете список гостей и детали | ведём площадку и подрядчиков | программа и тайминг |
| 6. После вечера | передаёте документы в бухгалтерию | готовим закрывающие документы | комплект документов |
Ни один шаг не требует от вас готового ТЗ. Хватает короткой заявки — остальное мы уточняем.
IIШаг 1. Заявка: что в ней указать
В форме на сайте пять групп полей: тип мероприятия, формат, число гостей, дата и контакты. Это минимум, достаточный для первого расчёта. Если добавить ещё несколько деталей, смета получится точнее:
| Что указать | Зачем это нам |
|---|---|
| Число гостей или вилка | определяет площадку, меню и сервис |
| Дата и запасная дата | будни, пятница и январь стоят по-разному |
| Формат: офис, город, за городом | решает аренду и трансфер |
| Что обязательно в программе | диджей, ведущий, группа, награждение |
| Ориентир бюджета | помогает не предлагать лишнего |
| Кто принимает решение | вовремя показываем варианты нужному человеку |
Если бюджет пока не назван, это нормально: мы покажем 2–3 варианта разной цены, и руководитель выберет сам. О том, как сформулировать задачу подробнее, — в статье о брифе на мероприятие.
Чего в заявке не нужно: готового сценария, выбранной площадки и точного бюджета. Сценарий мы предложим сами, площадок покажем несколько, а бюджет можно обозначить вилкой. Главное — число гостей и дата: от них зависят и площадка, и цена.
- не ждите идеального брифа — первая заявка может быть в три строки;
- называйте вилку гостей, если список ещё не собран;
- укажите запасную дату: свободные даты у площадок разные;
- сообщите, кто в компании принимает решение по бюджету.
IIIШаг 2. Ответ за рабочий день
За рабочий день мы присылаем три вещи:
- 2–3 площадки под ваше число гостей и формат — из базы в 300+ площадок;
- свободные даты и условия — их мы уточняем у площадки на вашу дату;
- смету по статьям с итогом и ценой на гостя.
Для примера: так выглядят группы строк в смете офисного вечера на 70 гостей для постоянного клиента, итог 804 288 ₽.
| Группа строк | Что внутри | Сумма |
|---|---|---|
| Еда и напитки | фуршет, сервис 10%, коктейли, алкоголь | 400 489 ₽ |
| Оформление и фото | велком-зона, полароид, декор, фотограф | 137 000 ₽ |
| Команда и организация | координатор, питание подрядчиков, организация | 108 799 ₽ |
| Программа | диджей, Дед Мороз, интерактивы, караоке | 98 000 ₽ |
| Техника | звук, техник | 60 000 ₽ |
В смете каждая строка видна отдельно: меню, сервис, аренда, звук, оформление, программа, организация. Это удобно финансисту: он видит, за что платит, и может убрать строку. Как читать такую смету — в статье о смете мероприятия по статьям.
Если вы собираете предложения у нескольких агентств, пригодится статья о сравнении смет: она показывает, как привести их к одному формату.
IVШаг 3. Согласование: два-три варианта вместо одного
Руководителю проще принять решение, когда перед ним несколько вариантов. Обычно мы готовим базовый, облегчённый и расширенный варианты. Меняется площадка, день или набор строк программы.
Пример для 100 гостей на площадке, по нашим сметам 2025 года:
| Вариант | Что меняется | Ориентир |
|---|---|---|
| Облегчённый | январь вместо декабря, −10% к будням | 1 170 000–1 260 000 ₽ |
| Базовый | будни декабря, ведущий, диджей, декор | 1 300 000–1 400 000 ₽ |
| Расширенный | плюс кавер-группа около 230 000 ₽ | ≈ 1 600 000 ₽ |
Что обычно уходит на согласование:
- ссылки на площадки с фото;
- смета по статьям по каждому варианту;
- таймлайн вечера;
- короткое пояснение, почему мы советуем именно этот вариант.
Как защитить сумму и что отвечать на типичные вопросы руководителя — в статье о согласовании бюджета корпоратива. Если вечер организует ассистент руководителя, есть отдельный разбор: корпоратив поручили ассистенту.
VШаг 4. Договор и оплата
Мы работаем по договору, оплата по счёту. Для бухгалтерии это стандартный набор: договор с юридическим лицом, счёт на оплату и закрывающие документы после вечера.
До подписи стоит посмотреть, как договор описывает смету, порядок изменений и ответственность сторон. Мы собрали список в статье о договоре с event-агентством. Если вы заказываете мероприятия регулярно, подойдёт рамочный договор: он избавляет от нового договора на каждый вечер.
Конкретные сроки оплаты и порядок платежей закрепляются в договоре и зависят от проекта, поэтому в статье мы их не называем.
