IПять вопросов руководителю в первый день
Поручение звучит коротко: «Организуй нам корпоратив». Чтобы не переделывать работу через неделю, в первый же день задайте руководителю пять вопросов. Ответы займут несколько минут и сэкономят много времени.
- Когда? Конкретная дата или месяц. Можно ли рассмотреть будний день или январь.
- Кто? Весь коллектив, отдельные отделы, с партнёрами или с семьями. Сколько примерно человек.
- Сколько? Есть ли сумма, которую компания готова потратить. Если нет — устроит ли ориентир на человека.
- Какой формат? Офис, ресторан или площадка в городе, загород, торжественный вечер с награждением.
- Что обязательно? Выступление руководителя, награждение, живая музыка, подарки, что-то, что было в прошлом году и понравилось.
Если руководитель отвечает «на твоё усмотрение», предложите по каждому пункту два-три готовых варианта. Выбор из готового занимает у руководителя минуту, а решение остаётся за ним.
Запишите ответы и отправьте руководителю коротким письмом: «Верно ли я понимаю задачу». Это письмо станет основой брифа для агентства.
IIЕсли бюджет не назвали
Частая ситуация: руководитель не называет сумму и говорит «посмотрим, сколько стоит». Чтобы разговор был предметным, принесите ориентиры. По нашим сметам 2025 года для будних дней декабря:
| Формат | Гостей | На гостя | Для 80 гостей |
|---|---|---|---|
| Офис или лофт | 30–80 | от 11 000 ₽ | от 880 000 ₽ |
| Вечер на площадке | 70–150 | от 12 000 ₽ | от 960 000 ₽ |
| Площадка с кавер-группой | 70–150 | от 12 000 ₽ + ≈ 230 000 ₽ за группу | от 1 190 000 ₽ |
| Загородная площадка с трансфером | 70–150 | от 12 000 ₽ + ≈ 2 000 ₽ трансфер | от 1 120 000 ₽ |
| Гала-вечер | от 150 | от 22 000 ₽ | — |
Реальные вечера из наших смет: офисный новогодний вечер на 70 гостей — 804 288 ₽, около 11 500 ₽ на человека; вечер на площадке на 100 гостей с кавер-группой — около 1,56 млн ₽, 15 600 ₽ на человека.
Пятница и суббота декабря дороже будней примерно на 15%, январь дешевле примерно на 10%. Быструю оценку под ваше число гостей можно сделать в калькуляторе новогоднего корпоратива.
Покажите руководителю таблицу и задайте один вопрос: какой вариант ближе. Ответ «второй, но без живой музыки» уже даёт рабочую сумму. Её и указывайте в брифе агентствам как ориентир — так сметы придут в одном диапазоне, и их можно будет сравнить.
IIIПлан на 14 дней
Двух недель хватает, чтобы от поручения дойти до подписанного договора и брони площадки. Примерная раскладка по рабочим дням:
- Дни 1–2. Вопросы руководителю, письмо с подтверждением задачи, список гостей в первом приближении.
- День 3. Бриф двум-трём агентствам или площадкам.
- Дни 4–5. Получение смет. Мы присылаем смету по статьям за рабочий день.
- Дни 6–7. Сравнение смет и выбор двух-трёх вариантов для руководителя.
- День 8. Показ вариантов руководителю, решение по формату и бюджету.
- Дни 9–10. Просмотр площадки — лично или по фото и видео, проверка по чек-листу площадки.
- Дни 11–12. Договор, счёт, передача документов в бухгалтерию.
- Дни 13–14. Приглашение сотрудникам, сбор подтверждений.
Если сроки сжаты, план сокращается. Самый быстрый наш запуск — 7 дней от заявки до вечера: так мы провели корпоратив на 100 гостей. Как это устроено — в статье о корпоративе за 7 дней.
Ведите одну таблицу задач с датами и ответственными. Её же можно показать руководителю, если он спросит, на каком этапе подготовка.
IVЧто отправить агентству
Чтобы агентства прислали сравнимые сметы, отправьте всем одинаковый бриф. Минимальный набор:
- число гостей — точное или вилку;
- дату или несколько вариантов, включая будни и январь;
- формат: офис, площадка в городе, загород, торжественный вечер;
- что обязательно в программе;
- ориентир бюджета на человека или на весь вечер;
- ограничения: без алкоголя, вегетарианское меню, доступность для гостей с ограниченной подвижностью.
Отправьте бриф всем агентствам в один день и попросите ответ к одной дате. Сметы, пришедшие с разницей в неделю, сравнивать сложнее: за это время свободная дата на площадке может уйти.
Попросите смету по статьям с итогом и ценой на гостя. Тогда видно, из чего складывается сумма, и можно сравнивать агентства по одинаковым строкам. Шаблон — в статье о брифе на мероприятие, сравнение — в статье о сравнении смет.
VКак показать варианты руководителю
Руководителю удобнее выбирать из двух-трёх вариантов, чем читать три сметы целиком. Сведите их на одну страницу:
- Вариант 1 — экономный. Например, вечер в офисе или лофте: от 11 000 ₽ на гостя.
- Вариант 2 — основной. Вечер на площадке в городе: от 12 000 ₽ на гостя.
- Вариант 3 — расширенный. Та же площадка с кавер-группой или загородная площадка с трансфером.
Так может выглядеть страница для руководителя при 80 гостях — по нижней границе ориентиров:
| Вариант | Что внутри | Итог | На гостя |
|---|---|---|---|
| Экономный | вечер в офисе или лофте, диджей, интерактив | от 880 000 ₽ | от 11 000 ₽ |
| Основной | площадка в городе, ведущий, диджей | от 960 000 ₽ | от 12 000 ₽ |
| Основной в январе | то же, перенос на январь, примерно −10% | от 864 000 ₽ | от 10 800 ₽ |
| Расширенный | площадка в городе и кавер-группа | от 1 190 000 ₽ | ≈ 14 900 ₽ |
По каждому варианту — итог, цена на гостя, дата, фото площадки и три главных пункта программы. Отдельной строкой укажите, что изменится, если перенести вечер на январь: минус примерно 10%. Это даёт руководителю понятный выбор между датой и бюджетом.
Не показывайте вариант, который сами не готовы организовать в срок. Если руководитель выберет его, отказываться будет сложнее, чем не предлагать.
