IКак пользоваться чек-листом
Чек-лист построен по восьми этапам. Сроки указаны в месяцах и неделях до даты события и рассчитаны на корпоратив на 100-300 гостей в Москве. Для вечера на 40 человек сроки сжимаются примерно вдвое, для события на 500+ гостей — растягиваются: площадки такого размера бронируют раньше всех.
Работает это так. Перенесите пункты в свою таблицу, у каждого поставьте ответственного с фамилией, а не с названием отдела, и дату, к которой задача должна быть закрыта. Статус — три состояния: «не начато», «в работе», «готово и подтверждено документом». Третье состояние — ключевое: бронь без подписанного счёта или договора бронью не считается.
- один владелец проекта со стороны компании, который принимает решения;
- одна таблица задач, в которую смотрят все, включая подрядчика;
- одна дата, после которой состав работ не меняется без пересчёта сметы;
- один канал согласований: письмо или чат, но не три места сразу.
Заведите колонку «чем подтверждено». Напротив каждой закрытой задачи должна стоять ссылка на документ: счёт, подписанная бронь, утверждённое меню, техзадание. Задачи, подтверждённые только словами в чате, чаще всего и разваливаются.
IIЭтап 1. Цель, бюджет и команда — за 3-6 месяцев
Самая частая причина неудачного корпоратива — не слабый ведущий, а непонятная цель. Пока не сформулировано, зачем компания собирает людей, любой формат будет казаться подходящим, а любая смета — завышенной.
- сформулировать цель вечера: итоги года, знакомство команд, признание, запуск;
- согласовать с руководством рамку бюджета и источник финансирования;
- определить число гостей и правило по спутникам и семьям;
- выбрать дату и проверить её по календарю компании и отраслевым событиям;
- назначить владельца проекта и рабочую группу: HR, маркетинг, АХО, финансы;
- решить, делаете сами или с агентством, и заложить время на выбор подрядчика;
- заполнить бриф на мероприятие - он нужен и для внутренней команды;
- собрать обратную связь о прошлом корпоративе: что просили повторить, что убрать.
На этом же этапе договоритесь о принципе: вечер для всех сотрудников или отдельные форматы для подразделений. От ответа зависит и площадка, и смета, и то, как люди воспримут приглашение.
IIIЭтап 2. Концепция, площадка и смета — за 2-4 месяца
Площадка задаёт рамки всему остальному: сколько гостей поместится, можно ли привезти своё оборудование, до какого часа работает звук. Поэтому её выбирают раньше программы, а не после.
- описать концепцию и настроение вечера в одном абзаце, понятном подрядчику;
- посмотреть 3-5 площадок вживую, а не только по фотографиям;
- проверить вместимость при вашей рассадке, а не «по паспорту зала»;
- уточнить ограничения: пробочный сбор, свой кейтеринг, пиротехника, время окончания;
- запросить сметы у подрядчиков в одинаковом формате;
- собрать смету по статьям и заложить резерв на непредвиденное;
- зафиксировать дату опциона на площадку и дату, до которой он держится;
- проверить логистику: парковка, метро, трансфер, маршрут для гостей из офиса.
Когда предложений несколько, приводите их к одному виду до разговора о скидках: как это делать, разобрано в материале о том, как сравнить сметы агентств. Иначе вы сравниваете не цену, а фантазию каждого подрядчика о составе работ.
IVЭтап 3. Договоры и документы — за 2-3 месяца
К этому моменту у вас есть выбранный подрядчик и площадка. Дальше всё переводится в документы: устные договорённости до дня события не доживают.
- подписать договор с event-агентством с приложениями;
- проверить договор с площадкой: часы, депозит, монтаж, ограничения;
- приложить к договору техническое задание и смету с позициями;
- согласовать график платежей и провести первый аванс в срок;
- передать документы в бухгалтерию и уточнить формат закрывающих;
- зафиксировать дату, к которой называете финальное число гостей;
- назначить со стороны компании того, кто вправе согласовывать изменения.
Заведите папку проекта с подпапками «договоры», «сметы», «техника», «списки», «меню». Когда за неделю до события кто-то спросит «а какая версия меню финальная», вы ответите за минуту, а не за час.
VЭтап 4. Программа, подрядчики и оформление — за 1-2 месяца
Программу собирают от гостей, а не от списка модных активностей. Отталкивайтесь от того, как люди будут себя чувствовать: сколько они уже знакомы, много ли новичков, готовы ли выходить на сцену.
- утвердить сценарий и поминутный тайминг вечера;
- выбрать ведущего и обсудить с ним тон, шутки и запретные темы;
- согласовать артистов и номера, зафиксировать правило равноценной замены;
- собрать райдеры и передать их технической службе и площадке;
- утвердить меню и напитки, собрать особенности питания сотрудников;
- согласовать оформление: зоны, навигация, фотозона, печать;
- спланировать награждение: кто, за что, кто вручает, сколько это занимает;
- определить формат подарков и сроки их изготовления.
Держите сценарий живым документом с номером версии и датой. На корпоративе Colvir на 100 гостей мы собрали событие под ключ за неделю — такой темп возможен только при одном актуальном файле, который видят все стороны.
