IКоротко: что нужно HR, чтобы заказать новогодний корпоратив
ТЗ на новогодний корпоратив — одна страница: дата и запасная дата, число гостей, бюджет, формат, ограничения и кто принимает решение. С таким ТЗ агентство присылает смету за рабочий день, а вы можете сравнить три КП по одним строкам. Ниже — готовое ТЗ, таблица сравнения и письмо для согласования с руководителем.
- ТЗ: 10 полей, которые нужно заполнить за 15 минут.
- Сравнение КП: считаем итог с +10% и на гостя, а не смотрим на «от».
- Согласование: 3 варианта на выбор и понятный срок решения.
IIТЗ для агентства: что написать
| Поле | Как заполнить | Зачем агентству |
|---|---|---|
| Дата | основная и две запасные, можно ли будни | в декабре дата меняет аренду в 2–3 раза |
| Число гостей | диапазон, например 70–90 | от него зависит зал и минимальный заказ |
| Бюджет | сумма или сумма на гостя, по счёту или наличными | смета сразу в рамках; как считать оплату по счёту |
| Формат | банкет, фуршет или без разницы | разная посадка и другая цена |
| Где | район, метро, можно ли за город | влияет на список и трансфер |
| Программа | что точно нужно: итоги года, Дед Мороз, живая музыка | строки сметы, а не «по желанию» |
| Гости | кто будет: отдел, вся компания, партнёры, руководство | тональность вечера и места |
| Что нельзя | алкоголь, тема вечера, ограничения по времени | чтобы не менять концепцию позже |
| Документы | договор, счёт, акт, условия отсрочки | закупка или бухгалтерия: договор |
| Кто решает и когда | имя, срок решения, кто ещё участвует | бронь держится ограниченное время |
IIIСравнение трёх КП: по каким строкам
Чтобы показать логику, сравним три реальных зала на 80 гостей по одной модели: еда не ниже 8 000 ₽ + 20%, ведущий и диджей, координатор, оплата по счёту.
| Вариант | Итого по счёту | На гостя | Что ещё спросить |
|---|---|---|---|
| Les Event House, вторник + трансфер | ≈ 1 317 800 ₽ | ≈ 16 472 ₽ | как гости вернутся, кто организует автобусы |
| Archiloft, вт 8 декабря, с техникой | ≈ 1 455 300 ₽ | ≈ 18 191 ₽ | что входит в технику на 160 000 ₽ |
| La Riva Bright, 1–8 декабря, будни | ≈ 1 312 300 ₽ | ≈ 16 404 ₽ | до которого часа вечер: продление 150 000 ₽ в час |
| Строка КП | Что проверить |
|---|---|
| Итог | с НДС или надбавкой за счёт: приведите к одному способу оплаты |
| Еда и сервис | указан ли сервисный сбор, какое меню заложено |
| Аренда и техника | считайте суммой, а не только аренду |
| Программа | кто конкретно: ведущий, диджей, сколько часов |
| Координатор | кто на площадке в день события |
| Что не входит | попросите написать прямо |
| Условия отмены | что будет, если число гостей уменьшится: «Отмена новогоднего корпоратива» |
Подробная методика — «Как сравнить сметы агентств», как устроено само КП — «Коммерческое предложение на организацию мероприятия». Условия площадок — из ответов менеджеров нашему агентству (октябрь 2026 года) и карточек нашего каталога. Перед бронью подтверждаем их на вашу дату.
IVПисьмо для согласования с руководителем
Руководителю нужно короткое решение, а не таблица на 30 строк. Шаблон:
«Новогодний вечер, [дата], [число] человек. Три варианта: 1) [зал А] — [сумма], [на гостя]: дешевле всего, минус такой-то. 2) [зал Б] — [сумма]: рекомендую, потому что [причина]. 3) [зал В] — [сумма]: дороже, плюс такой-то. Бронь держится до [дата]. Нужно решение до [дата]».
Если просят снизить бюджет, не убирайте всё по чуть-чуть: выберите одну крупную строку. Что обычно сокращают, сказано в статье «Как согласовать бюджет корпоратива с руководством». Сколько закладывать на гостя — «Сколько стоит корпоратив на человека».