IКак пользоваться чек-листом
Чек-лист рассчитан на 12 недель до вечера. Отсчитайте их назад от своей даты. Для корпоратива в пятницу 25 декабря 2026 года первая неделя начинается 2 октября, для пятницы 18 декабря — 25 сентября.
Двенадцать недель — комфортный срок: площадки на пятницы декабря ещё есть, артисты свободны, на согласование бюджета хватает времени. Короче тоже можно. Корпоратив Colvir на 100 гостей мы организовали за 7 дней и сэкономили клиенту больше 1 млн ₽. Но чем позже старт, тем меньше выбор площадок и дат.
| Недели до вечера | Что сделать | Итог этапа |
|---|---|---|
| 12–11 | цель, число гостей, формат, 2–3 даты, ориентир бюджета | бриф и вилка бюджета |
| 10–9 | подборка площадок, просмотры, бронь | договор с площадкой |
| 8–7 | ведущий, диджей, артисты, тема вечера | программа и подрядчики |
| 6–5 | меню, техника, декор, фото | смета по статьям на согласование |
| 4–3 | приглашения, список гостей, трансфер, рассадка | число гостей и логистика |
| 2–1 | точное число гостей, тайминг, списки подрядчикам | финальная смета и сценарий |
| День вечера и после | монтаж, координация, закрывающие документы, опрос | отчёт и документы для бухгалтерии |
Если вы на 6–7 неделях до даты, а площадки ещё нет, начните с неё и параллельно запускайте программу. Как действовать при старте в ноябре, — в статье о корпоративе за месяц.
II12–11 недель: бриф и бюджет
На этом этапе нужно договориться внутри компании о рамках. Без них площадки и подрядчики пришлют несравнимые предложения.
- Сформулируйте цель вечера: отдых и танцы, итоги года с награждением, знакомство отделов.
- Определите число гостей. Если точного нет, задайте вилку, например 80–100 человек.
- Выберите формат: офис, площадка в городе, загородная площадка, гала-вечер.
- Назовите 2–3 даты, включая будний день и январь.
- Прикиньте бюджет по ориентирам: от 11 000 ₽ на гостя в офисе или лофте, от 12 000 ₽ на площадке, от 22 000 ₽ в гала-формате.
- Назначьте ответственного внутри компании и того, кто утверждает решения.
Дата сильно двигает бюджет. По нашим сметам 2025 года пятница и суббота декабря дороже будней примерно на 15%, январь дешевле будней декабря примерно на 10%. Для вечера на 100 гостей за 1,3–1,4 млн ₽ пятница добавит около 200 000 ₽, а январь сэкономит 130 000–140 000 ₽.
Если бюджета ещё нет, это не повод ждать. Попросите у подрядчика два-три варианта сметы разного уровня на одно и то же число гостей. Руководству проще выбрать из готовых вариантов, чем назвать сумму с нуля.
Как оформить бриф, — в статье о брифе на мероприятие. Как защитить сумму у руководства, — в материале о согласовании бюджета.
III10–9 недель: площадка и дата
Площадка — первое, что нужно забронировать. Пятницы декабря в залах на 100–200 гостей заканчиваются раньше остальных дат.
- Получите подборку из 3–5 площадок под число гостей, формат и бюджет.
- Сравните их по полной сумме: меню, сервисный сбор и аренда. Сервис бывает от 10% до 20% к меню.
- Съездите на просмотр двух-трёх лучших вариантов.
- Задайте площадке вопросы из чек-листа выбора площадки: время аренды, своя техника, гардероб, парковка, ограничения по декору.
- Забронируйте дату и подпишите договор с условиями переноса и изменения числа гостей.
Если площадка за городом, сразу заложите трансфер: около 2 000 ₽ на гостя, на 100 человек — около 200 000 ₽. Иначе загородный зал кажется заметно дешевле городского, хотя после трансфера разница сокращается.
Пример сравнения на 100 гостей с банкетом в декабре. Зал Backyard в Loft Hall: меню от 8 500 ₽, сервис 20%, аренда 240–300 тыс. ₽ — итого 1 260 000–1 320 000 ₽. Les Event House в 10 км от МКАД: меню от 7 500 ₽, сервис 10%, аренда 95–250 тыс. ₽ — 920 000–1 075 000 ₽, а с трансфером 1 120 000–1 275 000 ₽.
Что проверить в договоре, — в статье о договоре с площадкой. Как удержать дату, пока бюджет не утверждён, — в материале о брони площадки на декабрь.
IV8–7 недель: программа и артисты
Когда площадка известна, понятно, какая сцена, техника и время есть у программы.
- Выберите ведущего или решите, что вечер ведёт диджей.
- Решите вопрос с живой музыкой. Кавер-группа стоит около 230 000 ₽ и тянет за собой звук и сцену, поэтому её бронируют одной из первых.
- Определите тему, если она будет: от неё зависят приглашения, декор, фотозона и дресс-код.
- Запросите у артистов технические райдеры и сверьте их с техникой площадки.
- Набросайте каркас вечера: сбор гостей, открытие, программа, танцы.
Ориентиры по программе из наших смет 2025 года: диджей на 6 часов — 36 000 ₽, комик — 55 000 ₽, Дед Мороз — 12 000 ₽, интерактивы — 20 000 ₽, караоке — 30 000 ₽. Как кавер-группа меняет бюджет, — в статье о корпоративе с кавер-группой.
Для офисного вечера хватает программы без больших артистов. В смете офисного вечера на 70 гостей она стоила 98 000 ₽: диджей, Дед Мороз, интерактивы и караоке. По таймингу вечер шёл с 17:00 до 23:00, и каждые полчаса-час в нём был новый блок.
V6–5 недель: меню, техника, оформление
За полтора месяца до вечера фиксируют всё, что попадёт в смету: еду, напитки, технику, оформление и съёмку.
- Утвердите меню и формат подачи: банкет, фуршет или фуршет на сборе гостей и банкет потом.
- Решите вопрос напитков: что входит в меню, что заказывается отдельно. В смете офисного вечера на 70 гостей коктейли и алкоголь были двумя отдельными строками по 35 000 ₽.
- Согласуйте звук и свет: что есть на площадке, что нужно привезти.
- Закажите оформление: вход, фотозону, сцену, столы. В смете офисного вечера декор стоил 50 000 ₽, велком-зона — 35 000 ₽.
- Забронируйте фотографа. В той же смете 4 часа съёмки — 32 000 ₽.
К концу этого этапа у вас должна быть смета по статьям: каждая строка отдельно, с суммой. Её отправляют на согласование руководству. Если сумма не проходит, видно, какие строки убрать, не трогая основу вечера.
Попросите две версии сметы: полную и с сокращениями. Руководство быстрее утверждает, когда видит, что отдаёт за каждые 100 000 ₽.