IКакие поля обязательны в декабрьском приглашении
Сотрудник решает идти или не идти за первые пять секунд чтения. Поэтому дата, город и час окончания стоят выше любых красивых формулировок: именно по ним человек сверяет вечер со своим декабрьским расписанием.
- точная дата и день недели цифрами и словом;
- час сбора гостей и час, когда вечер заканчивается;
- адрес площадки и ближайший ориентир;
- формат вечера и что делать с дресс-кодом;
- берут ли с собой вторую половину или только сотрудники;
- до какого числа нужен ответ и кому его отправить.
Час окончания в декабре обязателен. У многих в этот период дети, родственники из других городов и очередь новогодних утренников, поэтому человеку нужно понимать, во сколько он освободится. Отсутствие этой строки само по себе снижает число ответов.
Вынесите дату и время в первую строку письма и в заголовок сообщения. Так приглашение читается даже с экрана блокировки телефона.
Ещё один пункт, который забывают, — что делать человеку на входе. Назовите гардероб, скажите, нужен ли пропуск или список на ресепшене, добавьте имя и телефон координатора. В декабре площадки нередко принимают несколько компаний за вечер, и гость должен понимать, в какой зал ему идти.
Отдельной строкой стоит указать, платит ли за что-то сам сотрудник. Если бар после определённого часа становится платным или подарок для обмена сюрпризами покупают участники, честнее написать это сразу. Неожиданные траты на месте портят впечатление сильнее, чем скромная программа.
IIЧем декабрьский текст отличается от обычного
Общие правила приглашения на офисный праздник мы разобрали в материале про текст приглашения на корпоратив. Здесь важна декабрьская поправка: вы конкурируете не с работой, а с другими праздниками сотрудника.
Отсюда три корректировки текста.
- Не откладывайте ключевые сведения в конец письма: в декабре письма дочитывают редко.
- Уберите интригу вокруг даты. Загадочное «скоро объявим» работает в мае и не работает в предпраздничный месяц.
- Назовите один конкретный повод прийти: итоги года, награждение, живая музыка. Абстрактный «праздничный вечер» не помогает выбрать.
Отдельный сюжет — формулировка про подарки. Если на вечере предусмотрено вручение, напишите об этом прямо: это заметно влияет на решение прийти. Как устроена сама раздача, разбираем в тексте про подарки сотрудникам к Новому году.
IIIФормулировки: как переписать строки приглашения
Большинство приглашений спотыкается не на структуре, а на вежливых оборотах, из которых нельзя достать ни одного факта. Вот типичные строки и то, что стоит написать вместо них.
| Как пишут обычно | Что человек хочет прочитать |
|---|---|
| «Приглашаем вас на новогодний вечер компании» | «17 декабря, четверг, с 18:00 до 23:00, Ленинградский проспект» |
| «Вас ждёт насыщенная программа» | «Итоги года, награждение и живая музыка» |
| «Дресс-код: нарядный» | «Нарядно, но без вечерних платьев и смокингов» |
| «Просим подтвердить участие в ближайшее время» | «Ответьте до 1 декабря по кнопке ниже» |
| «По всем вопросам обращайтесь к организаторам» | «Вопросы — Анне, телефон в подписи» |
Правило простое: в каждой строке должно остаться либо число, либо имя, либо действие. Если строку можно вычеркнуть и смысл не изменится — вычеркните.
Второе правило касается длины. Приглашение читают с телефона между делами, поэтому первый экран должен содержать дату, время, адрес и просьбу ответить. Всё остальное — ниже, и его дочитают только заинтересованные.
Где именно публиковать готовый текст и в какой момент выпускать каждое следующее сообщение, расписано отдельно — это уже вопрос последовательности волн, а не формулировок.
В календарном событии заполните поле «место» настоящим адресом, а не названием вечера. Тогда навигатор откроет маршрут одним нажатием.
IVКак собрать подтверждения и не потерять ответы
Подтверждение нужно не ради статистики, а ради кейтеринга и рассадки: площадке нужна цифра к определённой дате. Поэтому в приглашении должен быть один способ ответить, а не три.
- одна форма или одна кнопка в календарном событии;
- один ответственный, которому уходят ответы;
- срок ответа раньше даты, когда цифру запрашивает площадка;
- понятный вариант «не приду» без объяснения причин;
- отдельное поле для ограничений по еде.
Дайте людям возможность отказаться одним нажатием. Когда отказ требует письма с оправданием, человек просто молчит, и вы получаете не отказ, а неизвестность — её нельзя посчитать. Что делать с молчанием дальше, разбираем в статье про явку на новогодний вечер.
Срок сбора ставьте с запасом в несколько дней относительно даты, которую назвала площадка. Эти дни уйдут на тех, кто был в отпуске или на больничном.
