IЧто обязательно должно быть в приглашении
Минимальный набор фактов один и для письма, и для сообщения в мессенджере, и для печатной карточки. Если хотя бы один пункт пропущен, вы получите десятки одинаковых вопросов в личку.
- дата и день недели словами: «в пятницу, 12 декабря», а не только цифрами;
- время начала и ориентировочное время окончания;
- адрес с ориентиром: станция метро, вход, этаж, название зала;
- как добираться: есть ли трансфер и откуда, где парковка;
- формат вечера коротко: фуршет, ужин с рассадкой, выезд на два дня;
- дресс-код одной понятной фразой, без загадок вроде «коктейль»;
- можно ли прийти с супругом или супругой, с детьми;
- до какой даты и куда подтвердить участие;
- имя и контакт человека, которому можно задать вопрос.
Дресс-код объясняйте примерами, а не терминами. «Нарядно, но без вечерних платьев и смокингов» понятнее, чем название стиля, которое каждый трактует по-своему. Если тема вечера предполагает костюмы, обязательно напишите, обязательно это или по желанию.
Проверьте текст на коллеге, который не участвовал в подготовке. Задайте один вопрос: «куда ехать, во сколько и что надеть?» Если он ответил без уточнений, приглашение готово.
IIТон письма: как не скатиться в казёнщину
Главный признак плохого приглашения — оно написано так, будто человек обязан прийти на совещание. «Довожу до вашего сведения», «явка обязательна», «в целях повышения корпоративного духа» — после таких формулировок событие заранее воспринимается как работа.
Второй перекос — избыток восторга. Текст из восклицательных знаков и слов «феерия», «незабываемый вечер» вызывает недоверие: обещание всегда больше реальности. Спокойное, конкретное приглашение работает лучше.
| Вместо этого | Лучше так |
|---|---|
| Явка обязательна для всех сотрудников | Будем рады видеть всю команду — вечер собираем именно ради вас |
| Мероприятие состоится в целях подведения итогов года | Собираемся, чтобы спокойно закрыть год и сказать спасибо друг другу |
| Дресс-код: коктейль | Нарядно, но без вечерних платьев: рубашка, платье, красивый верх |
| Вас ждёт незабываемая феерия и море сюрпризов! | В программе ужин, награждение и живая музыка, танцевать можно до конца вечера |
| Просьба подтвердить участие в установленные сроки | Ответьте одним словом «буду» или «не смогу» до 1 декабря — нам важно посчитать места |
| По всем вопросам обращайтесь к ответственному лицу | Вопросы — Марине из HR, пишите в любое время |
Пишите от конкретного человека, а не от «администрации». Письмо за подписью руководителя или HR-директора открывают чаще, чем безымянную рассылку, и отвечают на него охотнее.
Полезно одной строкой объяснить, зачем вечер вообще собирают. «Хотим наконец познакомить питерский и московский офисы» или «в этом году сделали больше, чем планировали, и хочется это отметить» — такая фраза меняет отношение к событию сильнее, чем описание программы. Люди охотнее идут туда, где понимают смысл.
IIIТекст 1: основное приглашение за месяц
Первое письмо, его задача — забронировать вечер в личных планах сотрудников. Даты, адреса и имена здесь условные: подставьте свои. Структура важнее слов — сначала факт о событии, потом действие, которого вы ждёте, потом детали и контакт.
Тема письма: «Корпоратив 12 декабря — сохраните вечер»
Коллеги, привет! В пятницу, 12 декабря, собираемся всей командой, чтобы закрыть год. Начинаем в 19:00 на площадке у метро «Динамо», точный адрес и схему пришлём отдельно. Планируйте вечер до 23:30: будет ужин, короткая официальная часть, награждение и живая музыка.
Что нужно от вас сейчас: ответьте на это письмо «буду» или «не смогу» до 1 декабря. От числа подтверждений зависит рассадка и меню. Если у вас есть ограничения по питанию, напишите об этом тут же.
Дресс-код — нарядно, но без вечерних платьев и смокингов. Можно прийти с парой: напишите об этом в ответе. Вопросы — Марине из HR.
Не объявляйте программу целиком в первом письме. Оставьте один-два элемента на второе: это даёт повод напомнить о событии, не повторяя один и тот же текст.
IVТекст 2: напоминание за неделю
Второе письмо уходит тем, кто уже подтвердил, и отдельно — тем, кто не ответил. Здесь появляется вся логистика.
Тема письма: «Корпоратив в пятницу: адрес, трансфер, тайминг»
Коллеги, до встречи осталась неделя. Адрес: улица такая-то, дом такой-то, вход со двора, зал на втором этаже. От офиса в 18:15 поедет автобус, сбор у главного входа — если планируете им воспользоваться, отметьтесь в форме. Своя парковка есть, мест ограниченное число.
Как пройдёт вечер: 19:00 — сбор и фуршет, 19:40 — слово генерального директора и итоги года, 20:00 — ужин и награждение, 21:30 — музыкальная часть. Уйти раньше можно в любой момент, никого не держим.
Дресс-код прежний. Гардероб на площадке есть. Если планы изменились и вы не сможете прийти, скажите до среды: площадка считает гостей за два дня. Вопросы — Марине.
Такое письмо заодно снимает основную часть вопросов в день события: адрес, трансфер и время окончания спрашивают чаще всего. Подробнее о том, как собрать вечер по минутам, чтобы тайминг в письме был честным, есть отдельный разбор про тайминг мероприятия.
