IЧто такое тайминг мероприятия
Тайминг мероприятия - это документ, в котором по минутам расписано, что происходит в день события: во сколько заезжает техника, когда саундчек, когда открываются двери, во сколько начинается официальная часть и когда уезжает последний автобус. Напротив каждой строки стоит ответственный - конкретный человек с телефоном, а не название подрядчика.
Главная функция тайминга - синхронизация. Площадка, кейтеринг, техники, ведущий, артисты, фотограф и водители работают по одному листу и не задают друг другу вопросов в эфире. Когда тайминга нет, каждый подрядчик приезжает по своему представлению о правильном времени, и первые полтора часа уходят на разбор, кто кому мешает.
Тайминг отличают от двух соседних документов, и путаница между ними стоит дорого:
| Документ | О чём он | Для кого |
|---|---|---|
| План подготовки | Что сделать за недели и месяцы до события: брони, согласования, закупки | Заказчик и менеджер проекта |
| Сценарий | Содержание программы: реплики, номера, логика вечера, настроение | Ведущий, режиссёр, артисты |
| Тайминг | Время, действие и ответственный в день события, включая монтаж и демонтаж | Все подрядчики и координаторы на площадке |
Проще так: сценарий отвечает на вопрос «что будет», тайминг - «во сколько и кто это обеспечивает». На небольших событиях их иногда объединяют в один файл, но колонка с ответственным должна остаться в любом случае.
IIИз чего состоит тайминг: колонки и структура
Минимальный набор колонок - время, действие, ответственный. На событиях сложнее банкета добавляют ещё две-три.
- время начала и длительность блока;
- действие или блок программы;
- локация: какой зал, фойе, улица, гримёрка;
- ответственный с телефоном;
- техника: что включается, какой свет, что на экране;
- комментарий: что должно быть готово к этому моменту.
Тайминг начинается не с приезда гостей, а с монтажа. Самая частая причина сорванного начала - недооценённое время на выгрузку, сборку сцены, развеску света и настройку звука. И заканчивается он не финальным номером, а демонтажем и вывозом оборудования: площадки обычно жёстко ограничивают час освобождения зала.
Полезно делать две версии одного документа. Полная - рабочая, со всеми подрядчиками, монтажом, разъёмами и телефонами: её видят только координаторы и технические службы. Короткая - для заказчика и руководителя компании: во сколько приезжать, когда выступление, когда награждение, когда финал. Смешивать их в одном файле не стоит: руководитель, которому прислали двухстраничный монтажный лист, обычно просто не дочитывает до своей строки.
Пишите время абсолютное, а не относительное. «Начало через 15 минут после окончания фуршета» ломается от первой же задержки, а «19:45» понятно любому подрядчику, который включился в проект вчера.
IIIПример тайминга корпоративного вечера
Ниже сокращённый пример для вечера на 100-150 гостей. Цифры условные: конкретные часы зависят от площадки, программы и того, во сколько заканчивают работу гости.
| Время | Действие | Ответственный |
|---|---|---|
| 12:00 | Заезд, выгрузка техники и декора | Технический директор |
| 12:00-16:00 | Монтаж сцены, света, звука, экранов, оформление зала | Технический директор, декоратор |
| 16:00-17:00 | Саундчек, прогон видео и презентаций | Звукорежиссёр, видеоинженер |
| 17:00 | Репетиция официальной части с руководителем | Ведущий, координатор |
| 17:30 | Готовность площадки, финальная проверка по чек-листу | Руководитель проекта |
| 18:00 | Открытие дверей, встреча гостей, велком-зона | Координатор входа, хостес |
| 19:00 | Приглашение в зал, рассадка | Ведущий, координаторы зала |
| 19:15 | Официальная часть: выступление руководителя | Ведущий |
| 19:35 | Награждение, вручение наград | Ведущий, координатор наград |
| 20:00 | Горячее, музыкальная пауза | Банкетный менеджер |
| 20:40 | Основной номер программы | Координатор артистов |
| 21:10 | Танцевальный блок, работа фотозоны | Диджей, фотограф |
| 22:30 | Финальный момент вечера, общее фото | Ведущий, фотограф |
| 23:00 | Отъезд гостей, первый автобус | Координатор трансфера |
| 23:30-01:30 | Демонтаж, вывоз оборудования, приёмка зала | Технический директор |
Обратите внимание на пропорции. Официальная часть занимает 30-45 минут, дальше блоки идут по 20-40 минут и чередуются: активный - спокойный, сцена - общение. Больше часа без смены ритма гости не держат, а после горячего вернуть внимание к серьёзному выступлению почти невозможно.
Если мероприятие деловое, структура другая: регистрация, сессии по 30-45 минут, кофе-брейки каждые полтора-два часа, обед в середине дня. Программа на несколько потоков требует отдельного тайминга по каждому залу - как это устроено, видно на конференциях.
IVБуферы: где закладывать запас времени
Тайминг без буферов красив на бумаге и разваливается к середине вечера. Задержки происходят всегда, вопрос лишь в том, съедят они программу или заложенный запас.
- 15-30 минут после монтажа до саундчека: что-то обязательно окажется не тем разъёмом;
- запас на репетицию с руководителем: он придёт позже, чем обещал;
- 20-30 минут на сбор гостей в зал - люди не заходят по звонку;
- 5-10 минут после каждого выступления: официальная часть всегда длиннее плана;
- запас на смену декораций и переход между блоками;
- время на задержку подачи блюд, если кухня работает с полной посадкой.
Отдельно закладывайте буфер на трансфер. Пробки в пятницу вечером способны сдвинуть начало на час, поэтому автобусы подают раньше, чем кажется необходимым, а время в пути считают по худшему сценарию.
Определите заранее, какой блок вы сократите, если график поедет. Обычно это один из интерактивов или музыкальная пауза. Решение, принятое в спокойной обстановке, лучше импровизации в 21:30.
