IИз чего состоит welcome-зона
Welcome-зона решает три задачи одновременно: развести поток на входе, дать людям занятие, пока собираются остальные, и задать настроение до первой официальной фразы. Без неё гости стоят в очереди, потом сидят за пустыми столами и ждут - и к началу программы зал уже уставший.
Стандартная длительность - 30-45 минут. Меньше 30 не хватает, чтобы собрались опаздывающие: на вечернее мероприятие в Москве часть гостей стабильно приезжает в последние десять минут. Больше часа - и те, кто пришёл вовремя, начинают скучать и уходить курить, а собрать их обратно сложно.
| Минута | Что происходит | Кто отвечает |
|---|---|---|
| -20 | Готовность: стойка, списки, гардероб, напитки выставлены | Координатор площадки |
| 0-15 | Первая волна гостей, пик гардероба | Гардеробщики, 2 хостес |
| 15-30 | Основной поток, работает фотозона и фоновая музыка | Хостес, фотограф, бар |
| 30-38 | Мягкий сбор в зал, голос ведущего и живые приглашения | Ведущий, координаторы |
| 38-40 | Опоздавшие проходят сразу к столам мимо стойки | Один хостес на входе |
В приглашении указывайте время сбора, а не время начала программы. Разница в 30-40 минут - это и есть welcome-зона, и она должна быть заявлена как часть вечера, иначе половина гостей приедет к её концу.
IIРегистрация и списки гостей
Пропускная способность одной стойки со списком - примерно 60-80 человек в час, если поиск идёт по алфавиту и без бейджей. С выдачей бейджей скорость падает почти вдвое. Считайте стойки от этой цифры, а не от размера зала.
- Списки делите по буквам фамилии: две-три стойки с табличками «А-К», «Л-С», «Т-Я» убирают общую очередь лучше, чем четыре одинаковых.
- Бейджи печатайте заранее и раскладывайте в том же порядке, что и списки. Печать на месте - гарантированная пробка.
- Заведите отдельный лист «не нашли в списке»: гость проходит сразу, разбираются потом. Спор на входе задерживает всех, кто за ним.
- Отмечайте пришедших сразу - это единственный способ к началу программы понимать реальное число гостей для кухни и рассадки.
- Для гостей с рассадкой по столам выдавайте карточку с номером стола прямо на регистрации, а не ищите фамилию в схеме у входа в зал.
Если вечер с рассадкой, регистрация и схема столов работают в связке: человек должен получить номер стола до того, как войдёт в зал. Как собирается сама схема и что делать с изменениями в последний момент, разобрано в статье про рассадку гостей на мероприятии.
IIIПорядок точек на входе
Порядок на входе фиксированный и нарушается чаще всего: гардероб, регистрация, бокал, фотозона. Если стойка со списками стоит раньше гардероба, очередь удваивается - человек в пальто с сумкой ищет свою фамилию медленнее и выходит из стойки не разгруженным.
Зимой весь тайминг welcome определяет гардероб, а не регистрация: сдать пальто дольше, чем найти фамилию в списке. Расчёт окон приёма, число гардеробщиков и вторая очередь в финале вечера разобраны отдельно - в материале про гардероб и навигацию на мероприятии. Для welcome важно другое: холодный месяц добавляет ко входу 10-15 минут, и эти минуты берутся из программы, если их не заложить в приглашение.
- Между точками должно быть место, где стоят: три метра свободного пола между гардеробом и стойкой регистрации снимают перекрытие двух очередей.
- Фотозона и бар не ставятся на маршруте раньше регистрации, иначе поток останавливается на полпути.
- Один человек встречает у дверей и называет первый шаг вслух: «гардероб слева, регистрация после него». Это дешевле любых табличек и работает лучше.
IVНапитки и лёгкие закуски на входе
Бокал в руке решает задачу, которую не решает никакая программа: человеку есть куда деть руки и о чём начать разговор. Поэтому напитки выставляются до того, как придёт первый гость, а не в момент открытия дверей.
- Два-три варианта, не больше: игристое, безалкогольный вариант и вода. Длинное меню на входе создаёт очередь у бара.
- Безалкогольный вариант должен выглядеть так же нарядно, как алкогольный, и стоять рядом - не отдельным грустным кувшином в углу.
- Обносить подносами эффективнее, чем ставить бар: официанты сами идут к гостям и разгружают точку.
- Закуски только те, что едят одной рукой и без тарелки: канапе, мини-сэндвичи, тарталетки.
- Вода в свободном доступе в нескольких точках зала, не только на входе.
Объём на welcome считается отдельно от основного меню: обычно это полтора-два бокала и три-четыре закуски на человека за 40 минут. Точнее подскажет кейтеринг, но важно проговорить это отдельной строкой в смете, иначе welcome растворяется в общем банкете.
