IЗачем вообще рассаживать гостей
Без схемы люди садятся с теми, с кем и так каждый день обедают. Отделы расходятся по своим столам, новички оказываются на краю, а руководители — отдельной группой в углу. Вечер формально проходит, но задачу знакомства и общения между подразделениями не решает вообще.
Рассадка — это управляемая версия того же самого. Вы заранее решаете, кто с кем проведёт три часа за одним столом, и получаете в итоге тот эффект, ради которого вечер и собирали. Отдельного бюджета это не требует, а на знакомство людей влияет сильнее, чем большинство интерактивов.
Второй эффект чисто организационный. Схема снимает толкотню у входа, ускоряет подачу блюд и даёт кухне точное число порций по каждому столу с учётом диет. Без неё официанты ищут вегетарианца по залу, а гости стоят с тарелками в руках.
Есть форматы, где рассадка не нужна: фуршет, коктейль, свободная гастрономическая зона. Но как только появляется банкет с подачей за стол, появляется и схема. Какой формат подачи выбрать под задачу вечера, разобрано в статье про кейтеринг на мероприятие.
IIСхемы рассадки и под какой зал они работают
Схема — это не эстетика, а функция. От неё зависит, сколько людей поместится в зал, видно ли со всех мест сцену и разговаривают ли гости между собой.
| Схема | Как выглядит | Когда работает | Слабое место |
|---|---|---|---|
| Круглые столы | Столы на 8-12 человек по залу | Корпоратив, гала-ужин, вечер с общением | Часть гостей сидит спиной к сцене |
| Длинные столы | Параллельные линии на весь зал | Семейный по настроению вечер, средний зал | Разговор идёт только с соседями, стол не общается целиком |
| П-образная | Столы буквой П, центр открыт | Небольшой формальный ужин, все видят друг друга | Мало мест, часть углов слепая |
| Театр | Ряды стульев без столов | Конференция, официальная часть, награждение | Не подходит для еды и общения |
| Класс | Ряды со столами | Обучающий формат с записями | Занимает много площади |
| Смешанная | Театр на официальную часть, столы после | Вечер с плотной программой | Нужно окно на перестановку и люди на неё |
Для корпоратива в большинстве случаев выигрывают круглые столы: за ними складывается общий разговор, они лучше заполняют неправильный по форме зал и удобны для подачи. Восемь-десять человек за столом — рабочий размер: за столом на двенадцать края уже не слышат друг друга.
Попросите у площадки не рекламный рендер, а рабочий план зала с размерами, колоннами, розетками и выходами. На рендере всё помещается всегда. На плане становится видно, что между столами остаётся полметра и официант там не пройдёт.
IIIКто с кем сидит: принципы составления столов
Первое правило — не сажать отдел целиком за один стол. Тогда вечер превращается в выездное совещание, а люди из соседнего подразделения так и остаются незнакомыми лицами в лифте.
- Смешивайте подразделения, но не механически. Рабочий приём — собирать стол вокруг общего контекста: люди, которые пересекаются в одном проекте, или те, кто работает в смежных функциях.
- На каждый стол нужен один человек, который умеет начать разговор. Обычно это руководитель среднего звена или просто общительный сотрудник. Без такого якоря стол молчит первые полчаса.
- Новичков сажайте к доброжелательным коллегам и рядом с их непосредственным руководителем, а не в дальний угол «к своим ровесникам».
- Руководство распределяют по залу, а не собирают за отдельным столом. Стол дирекции в центре зала считывается однозначно и портит вечер остальным.
- Учитывайте, кто с кем в конфликте. Это неприятная часть работы, но список таких пар обычно известен HR, и игнорировать его дороже.
- Гости со стороны — партнёры, подрядчики, приглашённые — не должны оказаться за одним столом друг с другом в отрыве от компании.
- Сотрудники, приехавшие с супругами, садятся вместе: разлучать пары ради перемешивания не нужно.
Отдельный вопрос — где посадить тех, кто выступает или получает награду. Им нужно место ближе к сцене и с краю стола, чтобы выйти, не протискиваясь между спинками стульев. Это мелочь, которая заметна на каждом награждении.
И ещё про зоны зала. Места у динамиков, у входа на кухню и прямо под кондиционером — неудачные. Если их не избежать, сажайте туда тех, кто будет вставать чаще всех: организаторов, ведущего, координатора.
IVКарточки, номера столов и навигация
Схема работает только тогда, когда гость находит своё место без помощи организатора. Для этого нужны три элемента, и все три должны быть читаемыми с расстояния.
- План зала на входе. Крупный, с номерами столов и стрелкой «вы здесь». Список фамилий по алфавиту с номером стола рядом — это тот же план, только быстрее в использовании.
- Номера или названия столов. Цифры проще и надёжнее. Названия — тематика вечера, города, продукты компании — красивее, но требуют отдельной подсказки в списке.
- Именные карточки на столе. Шрифт крупный, читается стоя: человек ищет своё имя, наклоняясь над столом, а не изучая мелкий курсив.
- Двусторонняя печать карточки. Имя видно и подходящему гостю, и соседям напротив — это заодно решает половину проблемы знакомства.
- Отметка по диете. Незаметный знак на карточке помогает официанту подать нужную тарелку без вопроса на весь стол.
Оформление карточек — часть общего визуального ряда вечера, наравне с полиграфией на столах и навигацией. Здесь логично использовать те же элементы, что и в приглашении на корпоратив: гость видит знакомый стиль и понимает, что всё продумано одной рукой.
Печатайте карточки с запасом в чистых бланках и держите на площадке маркер. Изменения приходят в день события всегда, и рукописная карточка в общем стиле выглядит нормально, а зачёркнутая фамилия — нет.
