IКоротко: приглашение на открытие офиса
Приглашение на открытие офиса — первое, что гости узнают о новом пространстве, поэтому в нём должны быть не только дата и адрес, но и понятный повод, формат и способ подтвердить участие. Ниже — что обязательно указать, когда рассылать, пять готовых текстов приглашения на открытие офиса (для партнёров, клиентов, сотрудников, в мессенджер и напоминание) и как собрать ответы и список для пропусков в бизнес-центр.
- Рассылайте за 3–4 недели, напоминание — за неделю и накануне.
- Официальное приглашение — письмом от руководителя, короткое — в мессенджер, если гость уже подтвердил.
- Для бизнес-центра соберите заранее ФИО гостей и, если нужно, номер машины для парковки.
IIЧто указать в приглашении
| Пункт | Как написать |
|---|---|
| Повод | открытие нового офиса, переезд, новоселье компании |
| Дата и время | день недели, начало и примерное окончание — гостям проще планировать |
| Адрес и как пройти | улица, бизнес-центр, этаж, вход; как получить пропуск; парковка |
| Формат | приём с фуршетом, экскурсия по офису, торжественная часть — что ждёт гостя |
| Дресс-код | если есть; чаще деловой или без требований |
| Подтверждение | до какой даты и как ответить: ссылка на форму, телефон, e-mail |
| Контакт | кто встретит и к кому обратиться в день события |
Общие правила писем и график рассылки для любого корпоративного события — «Приглашение на корпоратив: образцы писем».
IIIОбразец 1: официальное приглашение партнёрам
Тема письма: Приглашаем на открытие нашего нового офиса
Уважаемый Иван Петрович! Компания «Название» переехала в новый офис и будет рада видеть вас на его открытии 12 ноября в 18:00 по адресу: Москва, ул. Примерная, 1, бизнес-центр «Название», 5 этаж. Мы покажем новое пространство, расскажем о планах на следующий год и проведём вечер в кругу партнёров. Пожалуйста, подтвердите участие до 5 ноября — так мы закажем пропуск в бизнес-центр. С уважением, генеральный директор Имя Фамилия.
IVОбразец 2: приглашение клиентам
Здравствуйте, Анна! Мы открыли новый офис и хотим отметить это вместе с теми, ради кого работаем. Приглашаем вас 12 ноября с 18:00 до 21:00: небольшая экскурсия, знакомство с командой, фуршет и подарки гостям. Адрес и схема прохода — во вложении. Будем рады, если вы подтвердите участие ответом на это письмо до 5 ноября.
VОбразец 3: сотрудникам — новоселье в офисе
Коллеги, мы переехали! В пятницу, 13 ноября, в 17:00 празднуем новоселье в новом офисе: экскурсия по этажу, фуршет, музыка и общая фотография команды. Приходите все — и те, кто ещё работает из дома. Отметьтесь в опросе до среды, чтобы мы заказали угощение на всех.
Как устроить праздник для команды прямо в офисе — «Корпоратив в офисе: идеи» и «Фуршет в офисе для сотрудников».
VIОбразец 4: короткое сообщение в мессенджер
Анна, добрый день! Напоминаю: 12 ноября в 18:00 открываем новый офис — ул. Примерная, 1, 5 этаж. Пропуск на ваше имя будет на ресепшене. Ждём вас!
