IЗачем проводить открытие офиса
Открытие офиса — это повод показать компанию в её естественной среде. Гость видит не презентацию, а рабочие места, переговорные, кухню и людей, с которыми он общается по почте. Такое впечатление держится дольше любого буклета.
У события почти всегда три задачи сразу: показать партнёрам, что компания растёт, дать команде почувствовать новоселье и получить хорошие фотографии для публикаций. Задачи не конфликтуют, если развести их по времени внутри одного дня.
- переезд в новое здание или на новый этаж;
- открытие филиала в другом городе;
- запуск шоурума, лаборатории или клиентской зоны;
- окончание большого ремонта и смена формата работы;
- объединение нескольких офисов в один.
Если новый офис — это переезд на соседний этаж без изменений по сути, полноценное мероприятие с внешними гостями скорее разочарует. В таком случае честнее провести внутреннее новоселье для команды и ограничиться короткой публикацией.
Решите заранее, что именно гость должен подумать, выходя из офиса. «Они выросли», «у них приятно работать» и «с ними надёжно» требуют совершенно разной программы и разного состава гостей.
IIКого приглашать и как разделить потоки
Главная ошибка открытий — собрать всех сразу. Клиенты, подрядчики, кандидаты, соседи по зданию и семьи сотрудников ведут себя по-разному, и в общей толпе никто не получает нужного. Разумнее развести аудитории по времени.
| Кто | Когда лучше | Что для них важно |
|---|---|---|
| Ключевые клиенты и партнёры | Вечер, основной блок | Общение с руководством, масштаб компании |
| Подрядчики и поставщики | Вечер, основной блок | Благодарность и знакомство с командой |
| Сотрудники | Весь вечер | Новоселье и ощущение общего дела |
| Семьи сотрудников | Ранний блок или отдельный день | Спокойный темп, детская зона |
| Кандидаты и профессиональное сообщество | Отдельный день | Рабочая атмосфера, честный рассказ о команде |
| Журналисты и авторы | Первый час по приглашению | Съёмка до толпы и доступ к первому лицу |
Если отдельный день для профессионального сообщества выглядит перебором, его легко совместить с форматом дня открытых дверей: та же экскурсия, но с акцентом на работу и вакансии.
Считайте вместимость честно. Комфортная плотность на фуршете в офисе заметно ниже, чем в банкетном зале: часть площади занимают столы, шкафы и техника, которые никуда не денутся. Если по расчёту получается тесно, делите гостей на два потока с разницей в час.
IIIЭкскурсия по офису: как показать пространство
Экскурсия — сердце открытия. Без неё гости сбиваются у входа, стоят с бокалом в лобби и уезжают, не увидев ничего, ради чего их звали. Маршрут продумывают заранее и проходят ногами минимум дважды.
- группы по 8-12 человек, больше не слышит проводника;
- маршрут на 15-20 минут с 4-5 точками остановки;
- проводники из команды, а не наёмные гиды: им задают вопросы по делу;
- старт каждые 20 минут, чтобы поток не копился;
- финальная точка маршрута — там, где идёт фуршет.
На каждой точке нужна короткая история, а не перечисление площадей. Переговорная — про то, как компания работает с клиентами. Кухня — про то, как команда общается. Лаборатория или производственный участок — про продукт. Метры в квадратных метрах гостю ничего не говорят.
Заранее договоритесь, куда гостей не водят. Финансовый отдел, серверная, кабинеты с документами на столах и чужие рабочие места без согласия сотрудников из маршрута исключают. Это решается за пятнадцать минут на этапе подготовки и снимает большую часть неловких ситуаций.
Попросите сотрудников убрать со столов всё конфиденциальное и оставить рабочий беспорядок в меру. Стерильно пустой офис выглядит как декорация и вызывает ровно обратный эффект.
IVСимволическое действие вместо ленточки
Разрезание ленточки давно стало формальностью, которую все терпят ради фотографии. Символическое действие работает лучше, когда в нём участвуют гости, а не только руководитель с ножницами. В офисе оно может быть совсем камерным — в отличие от церемонии открытия объекта, где жест должен быть виден издалека.
- общее фото всей команды в новом пространстве как первый кадр офиса;
- стена или панно, которое гости заполняют пожеланиями;
- капсула с письмами сотрудников, которую вскрывают через несколько лет;
- посадка дерева или зелёной зоны во дворе;
- включение подсветки логотипа всеми гостями одновременно;
- первая запись в книге гостей нового офиса.
Действие должно занимать не больше пяти минут и быть понятным без объяснений. Всё, что требует инструктажа, на открытии проваливается: гости стоят, слушают правила и теряют настроение.
Официальную часть держите очень короткой. Два выступления по три минуты — руководитель и, например, человек, который вёл проект переезда. Дальше слово забирает офис.
