Блог НАВСЕГДАПодготовка новогоднегокорпоратива: план по месяцам

IКак устроен календарь подготовки

Подготовка идёт не линейно, а волнами. Сначала решается то, что нельзя изменить потом: дата, формат, площадка, деньги. Затем — то, что зависит от этих решений: программа, меню, декор, техника. И только в последние недели — списки, рассадка, тайминг и логистика. Если порядок нарушить и начать с идей и артистов, половину работы придётся переделывать после выбора зала.

У каждого блока есть точка невозврата — день, после которого решение либо не меняется вообще, либо меняется с потерей денег. Именно эти точки важнее самих сроков: опоздание на неделю в сентябре ничего не стоит, а опоздание на неделю в конце ноября стоит наценки за срочность.

Масштаб сдвигает весь календарь. Вечер на 20-30 человек реально собрать за три-четыре недели. Вечер на несколько сотен гостей требует старта весной или в начале лета. Все сроки ниже даны для типичной компании на 80-150 человек — для крупного события отнимите месяц-полтора от каждой строки.

IIТаблица: месяц, задача, бронь и точка невозврата

Дальше — что именно происходит внутри каждого блока и где про это написано подробно.

IIIАвгуст и сентябрь: формат, деньги и площадка

В конце лета решаются три вопроса, от которых зависит всё остальное: сколько человек, какого типа вечер и в какой сумме вы живёте. Ответы должны быть в цифрах, а не в словах «что-нибудь хорошее».

• Число гостей с учётом филиалов, удалённых сотрудников и решения о парах.
• Формат: банкет с программой, выезд за город с ночёвкой, дневное событие, тимбилдинг с ужином.
• Вилка бюджета и тот, кто её утверждает. Без этого человека дальше идти нельзя.
• Три-четыре даты в порядке приоритета: пятница пикового периода, будний день, начало декабря, январь.
• Решение, делаете вы вечер своими силами или с подрядчиком.

Сентябрь уходит на выбор и подписание площадки. Это самая дефицитная позиция всей подготовки: лучшие залы на декабрьские пятницы уходят раньше всего остального. Как выстроить поиск и что проверять в зале, разобрано в материале о том, где провести новогодний корпоратив в Москве.

Параллельно утверждается смета. Не общая сумма, а разбивка по строкам: площадка, еда, программа, техника, декор, подарки, логистика и резерв. Резерв обязателен: в декабре почти всегда появляется позиция, которой не было в первом расчёте.

IVБюджет: как его согласовать один раз

Чаще всего подготовка буксует не на площадке и не на программе, а на согласовании денег. Типичный сценарий: организатор собирает предложения, приносит цифру руководству, получает «дорого», возвращается к подрядчикам, теряет три недели и вместе с ними лучшие даты.

Обратный порядок работает лучше. Сначала у того, кто утверждает бюджет, берётся вилка — от и до. Затем внутри этой вилки собираются два-три варианта вечера с понятной разницей: где экономия дала другой зал, где более короткую программу, где ужин вместо банкета. Руководитель выбирает из сценариев, а не отвечает на вопрос «сколько дадите».

• Показывайте смету по строкам, а не одной суммой: так видно, за что именно платит компания.
• Отдельной строкой — резерв. Без него любое изменение в декабре превращается в новое согласование.
• Считайте стоимость на одного гостя: эту цифру проще сравнивать между вариантами и объяснять руководству.
• Фиксируйте, что входит в цену подрядчика, а что оплачивается отдельно: техника, персонал, монтаж, доставка.
• Дату окончательного утверждения ставьте в календарь: бюджет, не утверждённый до конца сентября, сдвигает всю подготовку.

Из чего складывается каждая строка и какую долю обычно занимает, показано в разборе бюджета новогоднего корпоратива.

Когда деньги согласованы один раз и по строкам, остальные месяцы идут без возвратов назад. Когда нет — подготовка превращается в переговоры, идущие параллельно с поиском подрядчиков, и обе задачи делаются хуже.

VОктябрь: программа, ведущий и артисты

Когда есть зал и деньги, становится понятно, какой вечер в них помещается. В октябре собирается содержательная часть: о чём вечер, кто его ведёт, что происходит на сцене и чем заняты гости между блоками.

• Тема вечера и общая идея, если она нужна. Тема — не украшение, она определяет декор, дресс-код и номера.
• Ведущий: смотреть живые записи, обсуждать манеру, а не только цену.
• Артисты и шоу-программа: в декабре расписание у всех плотное, поздний выбор сокращается до тех, кто остался свободен.
• Деловая часть: речь руководителя, итоги года, награждение — сколько времени на это отводится.
• Фото и видео: съёмка бронируется вместе с программой, а не в последнюю неделю.

К концу октября должен появиться скелет вечера по времени: во сколько сбор, когда горячее, где деловой блок, когда танцы. Как собирается такой каркас и какие блоки обязательны, описано в материале про сценарий новогоднего корпоратива.