IЧто реально успеть за месяц до корпоратива
За четыре недели собирается полноценный вечер: зал, ужин, ведущий, награждение, музыка, фотограф. Не успевает то, что требует производства и длинного монтажа: кастомная сцена, сшитые костюмы, печатные подарки с индивидуальной гравировкой, съёмка фильма о компании, сложная декорация на всю площадку.
Главное отличие позднего старта — меняется сама логика решений. В обычном графике, который расписан в плане подготовки корпоратива, сначала придумывают вечер, потом ищут, где его провести. В ноябре наоборот: вы смотрите, что свободно, и строите программу вокруг найденного зала. Это не компромисс, а единственный способ уложиться.
Соберите решающих людей на одну встречу в первый же день и выйдите с неё с четырьмя цифрами: дата, число гостей, потолок бюджета, кто подписывает договоры. Без этих четырёх цифр месяц превращается в две недели.
IIКакие даты остаются свободными в ноябре
К ноябрю декабрьский календарь уже не пустой, но и не закрытый. Свободное распределено предсказуемо, и знание этого сокращает обзвон.
- Понедельник, вторник и среда почти во всех неделях декабря — самый большой свободный пласт.
- Первая декада месяца целиком: там ещё остаются и четверги, и отдельные пятницы.
- Дневные слоты: обед с награждением вместо вечера освобождает вам почти любую площадку.
- Отмены по популярным датам. Они появляются именно в ноябре, когда у компаний не сходится бюджет, — просите площадку записать вас в лист ожидания.
- Залы меньшего размера, чем вы планировали: под 200 гостей выбор хуже, чем под 80.
Почему рынок закрывается именно в таком порядке и что уходит раньше площадок, разобрано отдельно в материале про то, когда бронировать новогодний корпоратив. Если же выбор дня недели для вас принципиален, посмотрите сравнение в статье про корпоратив в будний день.
IIIПервая неделя: дата, площадка, деньги
Вся первая неделя уходит на одно решение — где и когда. Программу в эти дни не обсуждают вообще, иначе вы потеряете зал, пока спорите о конкурсах.
- День первый: фиксируете четыре цифры и составляете коридор из четырёх-пяти возможных дат.
- Дни второй и третий: обзваниваете площадки по коридору, а не по одной дате. Просите сразу прислать условия: минимальный заказ, время до которого работает зал, порядок предоплаты.
- День четвёртый: едете смотреть два-три зала подряд в один выезд. Онлайн-осмотр в спешке оборачивается сюрпризами на монтаже.
- Дни пятый и шестой: выбираете, согласовываете договор и вносите предоплату.
- Параллельно всю неделю: узнаёте у ведущих, свободны ли они на ваши даты, и держите одного в резерве.
Если к концу первой недели предоплата не внесена, у вас уже не месяц, а три недели, и часть форматов отпадает сама.
IVВторая неделя: подрядчики и объявление команде
Зал есть, значит, можно объявлять дату людям и закрывать подрядчиков. Порядок важен: сначала те, кто работает поштучно и в один вечер может быть только у вас.
- Ведущий. Подписываете договор и сразу отдаёте ему задачу на сценарий.
- Музыка: живой состав, диджей или плейлист — решение принимается на этой неделе и больше не пересматривается.
- Фотограф и видеограф. В декабре их график закрывается так же плотно, как у ведущих.
- Техника: свет и звук либо площадки, либо привозные. Если привозные, сразу уточняете окно на монтаж.
- Письмо команде с датой, адресом, временем начала и окончания и словом о дресс-коде.
- Сбор ограничений по питанию — это единственная задача, которую нельзя откладывать на потом, кейтерингу нужны цифры заранее.
Объявляйте вечер письмом с кнопкой подтверждения участия, а не опросом «кто пойдёт». В ноябре у людей уже плотный декабрь, и в календарь попадает то, что подтверждено.
