IС чего начать: цель вечера и бриф
Новогодний корпоратив начинается не с площадки, а с ответа на вопрос: зачем компания собирает людей. Подвести итоги года, поблагодарить сотрудников, познакомить новые отделы, отметить крупную сделку — от цели зависят формат, программа и бюджет.
Короткий бриф экономит недели переписки. В нём достаточно шести пунктов:
- число гостей и состав: только сотрудники или с партнёрами;
- желаемые даты и запасные варианты;
- город и допустимое время в дороге до площадки;
- бюджет или его вилка;
- формат: банкет, фуршет, вечеринка, выезд;
- что точно нужно: награждение, выступление руководителя, шоу.
Если бюджет пока не утверждён, назовите вилку. Смету проще собрать от суммы, чем подгонять готовую программу под лимит.
Ещё до брифа соберите вводные внутри компании: сколько человек реально придёт, есть ли сотрудники из других городов, нужны ли места для партнёров. Половина переносов случается потому, что число гостей уточнили слишком поздно, когда площадка и меню уже согласованы.
Заодно решите, кто со стороны компании отвечает за проект и имеет право утверждать смету. Когда решение принимают трое, согласование одной программы занимает лишние две недели — а в декабре этих недель просто нет.
IIПлан подготовки по неделям
Декабрь — самый загруженный месяц для площадок, ведущих и артистов. Лучшие пятницы разбирают заранее, поэтому ориентируйтесь на такой график:
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| Сентябрь — начало октября | Бриф, бюджет, выбор даты, бронирование площадки |
| Октябрь | Концепция и тема вечера, ведущий, артисты, договор |
| Ноябрь | Программа по минутам, меню, декор, фотозона, приглашения |
| За 2 недели | Финальное число гостей, рассадка, трансфер, репетиция тайминга |
| День мероприятия | Монтаж, саундчек, координаторы на площадке, съёмка |
Если сроки уже поджимают, это не приговор. Корпоратив Colvir на 100 гостей мы собрали под ключ за неделю, но в сжатые сроки выбор площадок и артистов всегда уже.
IIIПлощадка: как выбрать и когда бронировать
Площадку выбирают под формат и число гостей, а не наоборот. Проверьте до бронирования:
- вместимость именно в вашем формате: банкет и фуршет дают разную цифру;
- есть ли сцена, звук, свет и экран или их придётся завозить;
- до которого часа можно работать и есть ли ограничения по громкости;
- транспортную доступность и парковку;
- что входит в аренду, а что оплачивается отдельно.
Даты в первой половине декабря и будние дни обычно доступнее, чем последние пятницы перед праздниками. Ещё один рабочий вариант - провести вечер в январе, когда площадки свободнее. Если вы только присматриваетесь к вариантам, помогает готовая подборка форматов: где провести новогодний корпоратив в Москве.
IVКак выбрать подрядчика и что у него спросить
Подрядчика оценивают не по красивой презентации, а по тому, как он отвечает на неудобные вопросы. Хороший признак — агентство само уточняет детали, о которых вы не подумали: время монтажа, ограничения площадки, запасной вариант на случай отмены артиста.
Отправьте одинаковый бриф двум-трём агентствам и сравните ответы по одним и тем же пунктам:
- показали ли смету по статьям или прислали одну цифру «под ключ»;
- кто именно будет вести проект и будет ли он на площадке в день вечера;
- сколько человек из команды работает на монтаже и в зале;
- что входит в услугу, а что придётся докупать отдельно;
- как считается доплата, если гостей станет больше;
- есть ли у агентства опыт в вашем масштабе и формате.
Сравнивать предложения по итоговой сумме бессмысленно, пока не совпал состав работ. Разложите оба ответа в одну таблицу построчно — и станет видно, у кого «дешевле» за счёт вычеркнутых позиций. Подробнее о критериях мы разбирали в материале про то, как выбрать event-агентство.
Попросите показать тайминг похожего вечера. По тому, насколько детально он расписан, о подрядчике понятно больше, чем по портфолио.
VБюджет: из чего складывается смета
Стоимость корпоратива зависит не от «пакета», а от набора решений. Основные статьи расходов:
- площадка и её аренда по часам;
- кейтеринг и бар на каждого гостя;
- ведущий, артисты и шоу-программа;
- техника: звук, свет, экраны, сцена;
- декор, фотозона, печать и награды;
- фото, видео, трансфер и координация.
Хорошая смета расписана по статьям, чтобы было видно, где можно сэкономить без потери впечатления. На корпоративе Colvir такой подход позволил сэкономить клиенту более 1 млн ₽ при общем бюджете 4 млн ₽. Как собрать смету с нуля и на чём экономить безопасно, мы разобрали отдельно: бюджет новогоднего корпоратива.
