Блог НАВСЕГДАКогда бронироватьновогодний корпоратив и что уходит первым

IКогда бронировать новогодний корпоратив: короткий ответ

Бронируйте, как только у вас есть три вещи: примерное число гостей, вилка бюджета и разрешение руководителя потратить предоплату. Ждать полной сметы не нужно — зал держат под цифру гостей, а не под утверждённый до рубля бюджет. Если эти три вещи у вас есть в сентябре, вы выбираете из всего рынка. Если только в ноябре, рынок выбирает за вас.

Важно понимать, чем бронь отличается от выбора даты. Дату вы выбираете внутри компании, сверяясь с загрузкой отделов, — эту часть мы разбирали в статье о том, когда проводить новогодний корпоратив. Бронь — это уже внешняя гонка: вы соревнуетесь за одни и те же залы и одних и тех же людей с сотнями других компаний.

IIЧто разбирают раньше всего: очередь дефицита

Дефицит наступает не одновременно. Есть понятный порядок, в котором декабрьский рынок закрывается, и знание этого порядка экономит больше, чем любой торг.

• Крупные залы под 300 и более гостей. Их в городе физически мало, а претендентов на каждую пятницу много. Это первое, что уходит.
• Востребованные ведущие. Хороший ведущий закрывает декабрь раньше площадок, потому что берёт не больше одного вечера в день и планирует сезон целиком.
• Известные музыкальные составы и артисты. Их график сводится в единый тур по корпоративам, и вклиниться туда позже почти невозможно.
• Площадки под застройку — лофты, ангары, пустые пространства. Их держат дольше, но и монтажные окна там жёсткие: заезд накануне занимает соседняя компания.
• Техника и монтажные бригады. Свет, звук и экраны в пиковые даты уезжают на другие объекты, и вам предлагают комплект попроще.
• Автобусы для трансфера и гардеробный персонал. Разбираются последними, но именно из-за них в декабре чаще всего рушится тайминг.

Из этой очереди следует практический вывод: если вам принципиален конкретный формат — большой зал, живая музыка, серьёзная сцена, — бронировать нужно в обратном порядке. Сначала уточняете свободные даты у того, кто дефицитнее всего, и только потом подбираете под него зал.

IIIБронь в сентябре: что вы покупаете за раннее решение

Сентябрь — месяц, когда рынок ещё не разогрет и площадки заинтересованы набрать декабрь. В этот момент вы получаете не скидку, а свободу: можно смотреть пять залов подряд, спорить об условиях, менять концепцию и не бояться, что вариант уйдёт за выходные.

• Любой день недели, включая вторую и третью пятницу декабря.
• Возможность привязать площадку к программе, а не наоборот: сначала решаете, что за вечер, потом ищете помещение под него.
• Спокойный тендер: три-четыре сопоставимых предложения с одинаковым числом гостей и одинаковым таймингом.
• Время на согласование договора юристами — в сезон площадки правки вносят неохотно и медленно.

Риск ранней брони один: число гостей ещё не окончательное. Он снимается формулировкой в договоре о минимальной гарантированной численности и сроке, до которого её можно уточнить. Об этом ниже.

IVОктябрь и ноябрь: как меняется картина по месяцам

Дальше рынок сжимается быстро и неравномерно. Ниже — что происходит с бронью на каждом этапе и какое действие на этом этапе главное.

Заметьте: в таблице нет слова «дороже». Позднее решение бьёт не по строке сметы, а по составу вечера — вы платите за то же самое, но получаете меньше вариантов и более жёсткие условия. Что именно успевает компания, стартовавшая в ноябре, расписано по неделям в материале про корпоратив, если остался месяц.