IЧто происходит со сметой, когда меняется список гостей
Список гостей редко остаётся прежним: кто-то уходит в отпуск, кто-то приводит партнёра, добавляют новый отдел. Смета реагирует на это неравномерно. Одни строки зависят от числа людей, другие стоят одинаково для 50 и для 100 гостей.
Разберём на реальной смете. Это вечер для постоянного клиента на 70 гостей, фуршет в офисе, итог 804 288 ₽. Строки делятся на две группы:
| Группа | Строки | Сумма в смете на 70 гостей |
|---|---|---|
| Зависят от числа гостей | фуршет 300 445 ₽, сервис 10% 30 044 ₽, коктейли 35 000 ₽, алкоголь 35 000 ₽ | 400 489 ₽ |
| Не зависят от числа гостей | велком-зона, полароид, диджей, Дед Мороз, интерактивы, звук, караоке, техник, декор, фотограф, координатор, питание подрядчиков | 332 500 ₽ |
| Организация | около 10% от остальных строк | 71 299 ₽ |
| Итого | 804 288 ₽ |
Первая группа даёт около 5 720 ₽ на каждого гостя. Организация пропорциональна остальной смете, поэтому с учётом неё каждый новый гость стоит около 6 280 ₽.
IIТаблица пересчёта: от 50 до 100 гостей
Если масштабировать только еду, сервис, напитки и организацию, а остальные строки оставить как есть, смета меняется так:
| Гостей | Итого | Разница с 70 гостями | На гостя |
|---|---|---|---|
| 50 | ≈ 678 700 ₽ | −125 600 ₽ | ≈ 13 570 ₽ |
| 60 | ≈ 741 500 ₽ | −62 800 ₽ | ≈ 12 360 ₽ |
| 70 | 804 288 ₽ | — | ≈ 11 490 ₽ |
| 80 | ≈ 867 100 ₽ | +62 800 ₽ | ≈ 10 840 ₽ |
| 90 | ≈ 929 800 ₽ | +125 600 ₽ | ≈ 10 330 ₽ |
| 100 | ≈ 992 600 ₽ | +188 300 ₽ | ≈ 9 930 ₽ |
Правило для первой оценки: каждые 10 гостей меняют смету офисного вечера примерно на 62 800 ₽. Цена на человека при этом движется в обратную сторону: чем больше гостей, тем ниже она, потому что диджей и звук делятся на больше людей.
Для вечера на площадке доля меню выше. В смете вечера на 100 гостей фуршет с баром и сервисом — 881 782 ₽, то есть около 8 820 ₽ на гостя, и каждый новый гость дороже. Цифры в таблице — ориентир для офисного формата, для площадки считаем отдельно.
IIIЧто не меняется, сколько бы людей ни пришло
Эти строки стоят одинаково для 30 и для 200 гостей:
- диджей на 6 часов — 36 000 ₽;
- звук — 40 000 ₽ (на площадке со своей техникой эту строку уточняем отдельно);
- координатор — 20 000 ₽;
- кавер-группа — около 230 000 ₽;
- аренда — одинаковая, пока вы остаётесь в том же зале.
Для первой оценки возьмём три базовые строки — диджей 36 000 ₽, звук 40 000 ₽, координатор 20 000 ₽, всего 96 000 ₽ — и посмотрим, сколько они весят на гостя:
| Гостей | 30 | 50 | 100 | 200 |
|---|---|---|---|---|
| Три строки на гостя | 3 200 ₽ | 1 920 ₽ | 960 ₽ | 480 ₽ |
Поэтому сокращение списка не снижает смету пропорционально. Если гостей стало на 20% меньше, смета уменьшится меньше, чем на 20%, а цена на человека вырастет. Для небольших компаний это заметнее всего: подробнее — в статье о стоимости корпоратива на человека.
IVСтупени вместимости: когда один гость меняет зал
У площадок вместимость задана залом. Когда список выходит за границу зала, аренда растёт ступенькой. Пример из Loft Hall, декабрь:
| Зал | Банкет | Фуршет | Аренда в декабре |
|---|---|---|---|
| Grace | 70 | 100 | 120 000–180 000 ₽ |
| Ratusha Hall | 120 | 150 | 240 000–360 000 ₽ |
| Backyard | 100 | 150 | 240 000–300 000 ₽ |
| Andy Hall + Cindy Hall | 200 | 300 | 250 000–400 000 ₽ |
| Rosewood | 200 | 400 | 480 000–600 000 ₽ |
Если банкет рассчитан на 70 гостей и пришло 71, понадобится другой зал: аренда вырастет минимум на 120 000 ₽. Поэтому для банкета мы советуем выбирать зал с запасом 10–15% по месту.
Фуршет вместимость расширяет: в Grace фуршет вмещает 100 человек. Если список колеблется, переход на фуршет — способ не менять зал. О различиях формата — в статье банкет или фуршет.
VГостей стало меньше
Что пересмотреть, когда список сократился:
- Меню. Число гостей в нём сразу уменьшается, это самая крупная экономия.
- Живая музыка. На меньшую компанию кавер-группа становится дороже в пересчёте на человека: 230 000 ₽ — это 4 600 ₽ на гостя при 50 людях и 2 300 ₽ при 100.
- Трансфер: около 2 000 ₽ на гостя, сокращается вместе со списком.
- Зал. Если вместимость зала избыточна, можно перейти в зал поменьше.
Что сократить сложно: постоянные строки и аренду. Условия отмены или изменения брони зафиксированы в договоре с площадкой, и их надо читать до подписи — смотрите статью про договор аренды площадки. Как площадка считает изменения в списке — уточняем у неё заранее.
