IКоротко: что такое положение о корпоративных мероприятиях
Положение о корпоративных мероприятиях — это внутренний документ компании, который описывает, какие праздники и события компания проводит, кто их планирует и согласует, из каких денег они оплачиваются, кто может участвовать и какие правила действуют на мероприятии. Закон его не требует — это добровольный локальный документ, но он экономит время: не нужно каждый раз заново договариваться о бюджете, гостях «плюс один» и алкоголе. Ниже — структура положения из 10 разделов, примеры формулировок и чем положение отличается от приказа.
- Положение — правила на год и дольше; приказ — решение о конкретном мероприятии.
- Утверждает руководитель; с сотрудниками знакомят так же, как с другими внутренними документами.
- Формулировки про финансы и учёт расходов согласуйте с бухгалтерией, а весь текст — с юристом компании.
- Образец приказа на конкретный праздник — «Приказ о проведении корпоратива».
IIСтруктура положения: 10 разделов
| Раздел | Что в нём написать |
|---|---|
| 1. Общие положения | цель документа, на кого распространяется, кто утверждает и изменяет |
| 2. Виды мероприятий | новогодний праздник, летний выезд, день компании, тимбилдинги, профессиональные праздники |
| 3. Планирование | годовой план, сроки подготовки, кто ответственный |
| 4. Бюджет и финансирование | откуда деньги, лимиты, как согласуется смета |
| 5. Участники | кто приглашается, участие добровольное, гости «плюс один», бывшие сотрудники |
| 6. Порядок согласования | кто утверждает дату, площадку, смету и программу |
| 7. Правила поведения и безопасность | алкоголь, трансфер домой, фото и соцсети, конфиденциальность |
| 8. Подрядчики | выбор агентства и площадки, договор, документы |
| 9. Отчётность | отчёт после мероприятия, опрос сотрудников, закрывающие документы |
| 10. Заключительные положения | срок действия, порядок изменений |
Как распределить события по году и бюджету — «Бюджет корпоративных мероприятий на год» и «Программа командообразования на год».
IIIПримеры формулировок
Участие. «Участие сотрудников в корпоративных мероприятиях, проводимых вне рабочего времени, добровольное. Сотрудник подтверждает участие до срока, указанного в приглашении».
Бюджет. «Бюджет корпоративных мероприятий утверждается на календарный год в составе бюджета на персонал. Смета каждого мероприятия согласуется с руководителем до заключения договоров с подрядчиками».
Гости. «Сотрудник вправе прийти с одним гостем, если это указано в приглашении. Расходы на гостя, не предусмотренные сметой, оплачивает сотрудник».
Безопасность. «Организатор обеспечивает безалкогольные напитки и меню для гостей с ограничениями в питании, а также трансфер или оплату такси после окончания мероприятия, если оно заканчивается после 23:00».
Фото. «Фото и видео с мероприятия публикуются во внешних каналах компании с учётом пожеланий сотрудников; сотрудник может попросить не публиковать снимки с его участием».
Это примеры для черновика, а не юридически выверенный текст: формулировки адаптируйте под компанию и согласуйте с юристом.
IVПоложение и приказ: в чём разница
| Положение | Приказ | |
|---|---|---|
| Что это | общие правила для всех мероприятий | решение о конкретном мероприятии |
| Срок | действует, пока не изменят | на одно событие |
| Что внутри | виды событий, бюджет, участие, правила | дата, место, ответственные, смета |
| Кто готовит | HR вместе с юристом и бухгалтерией | HR или ответственный за мероприятие |
Образец приказа — «Приказ о проведении корпоратива»; какие документы нужны бухгалтерии по каждому мероприятию — «Расходы на корпоратив в бухгалтерии».
