IЧто реально в руках организатора
В руках организатора четыре рычага: еда, вода, темп подачи напитков и люди, которые смотрят за залом. Эти четыре вещи решают почти всё, что потом обсуждают на следующий день. Программа и артисты влияют слабее: гость, который сыт и занят, сам пьёт медленнее.
Всё, что касается правовой стороны — формулировки в приказе о мероприятии, ознакомление команды, страхование, положения трудовых документов, — решает юрист вашей компании. Мы как площадка обсуждения таких вопросов не годимся: в каждой компании свои внутренние документы и своя практика. Зафиксируйте с юристом письменно, что именно вы объявляете сотрудникам, и дальше работайте по организационной части.
Дальше в статье — только организационная часть: расписание, сервис, роли и договоры. Если вы вообще думаете отказаться от бара, посмотрите разбор формата вечера без алкоголя в декабре, там другая логика подготовки.
IIЕда работает сильнее любых просьб
Самая частая ошибка декабрьских вечеров — сдвинутый ужин. Сбор в семь, первая перемена в девять, между ними только шампанское на входе и тарталетки. Два часа на пустой желудок задают тон всему вечеру, и дальше его уже не выправить.
Считайте не только состав перемен, но и скорость выноса. Если зал большой, а официантов мало, последние столы получают горячее на сорок минут позже первых — и для этих людей вечер начинается именно так, как начинаться не должен. Спросите у площадки, сколько человек работает в смене и за какое время они обходят зал.
Правило простое: горячая еда появляется в первые сорок минут после сбора, а не после делового блока. Если руководитель говорит долго, кормите до его выхода, а не после.
- велком с плотными закусками, а не только с канапе из одного слоя;
- первая горячая перемена до начала официальной части;
- вторая горячая ближе к середине вечера, когда танцпол уже работает;
- поздний подход — что-то простое и сытное за час до финала;
- отдельно посчитайте порции для тех, кто пришёл сразу после работы и не обедал.
Просите площадку не убирать станцию с едой одновременно с окончанием ужина. Открытая тарелка ближе к ночи снимает больше проблем, чем любые объявления со сцены.
Подбор перемен по формату вечера разобран отдельно в материале про новогоднее меню для корпоратива.
IIIВода и безалкогольная линейка на виду
Вода должна стоять там, где человек её видит без усилия: на столах, на барной стойке, на отдельной станции у танцпола. Если за водой надо идти к официанту и ждать, гость просто возьмёт то, что уже налито.
Безалкогольная линейка перестаёт быть наказанием, когда выглядит так же нарядно, как коктейли: морсы, лимонады, горячие напитки зимой. Тот, кто за рулём или не пьёт, не должен весь вечер держать в руке стакан с минералкой и объясняться.
| Точка в зале | Что там стоит | Зачем |
|---|---|---|
| Столы | Вода без газа и с газом, морс | Гость наливает сам, не ловя официанта |
| Барная стойка | Два-три безалкогольных коктейля в общем меню | Их заказывают наравне с остальными |
| У танцпола | Станция воды и лимонада | Самое нужное место во второй половине вечера |
| Зона отдыха | Чай, кофе, что-то горячее | Куда уходят передохнуть от музыки |
IVТемп подачи и стоп-час
Стоп-час — это время, когда бар перестаёт наливать крепкое, а затем закрывается совсем. Его назначают заранее и пишут в тайминге для площадки, а не решают на ходу, когда что-то уже пошло не так.
Привязывайте стоп-час не к абстрактному времени, а к финалу вечера и к отъезду. Крепкое уходит за полтора-два часа до конца, игристое и вино — примерно за час, последние сорок минут работают только вода, чай и кофе. К моменту, когда подают верхнюю одежду, бар уже закрыт.
- тайминг бара согласуйте с менеджером площадки на этапе договора;
- предупредите барменов, что после стоп-часа они не наливают даже по просьбе руководителя;
- закрытие оформляйте как часть программы: финальный тост, общая фотография, кофе;
- уберите со стойки открытые бутылки, иначе закрытие остаётся формальным;
- не объявляйте стоп-час со сцены как запрет — это работает против вечера.
Добавьте в бар паузу в середине вечера: пока идёт награждение или выступление, стойка не работает. Двадцать минут без очереди снижают общий темп сильнее, чем любые ограничения по порциям.
