IКто такой координатор и чем он не является
Координатор — человек, который в день мероприятия управляет всеми, кто работает на вечер: площадкой, кейтерингом, техниками, артистами, транспортом. У него на руках расписание с точным временем, и он сводит к нему реальность. В зале он почти незаметен, потому что его работа — чтобы ничего заметного не случилось.
Его часто путают с ведущим и с менеджером площадки, но это три разные роли с разной зоной ответственности. Разницу с проектными ролями — менеджером и продюсером — мы разбирали в статье про то, кто такой event-менеджер, здесь речь только про день вечера.
| Роль | Кем управляет | Что не входит в задачи |
|---|---|---|
| Координатор | Подрядчиками и таймингом | Работа со сцены и внимание зала |
| Ведущий | Вниманием гостей | Перестановки, свет, кухня |
| Менеджер площадки | Своим персоналом | Ваши подрядчики со стороны |
| Технический директор | Звуком и светом | Сервис, гардероб, транспорт |
Проще всего проверить, нужен ли вам отдельный человек, одним вопросом: кому в восемь вечера звонит водитель автобуса, который не может встать у входа? Если ответ — «мне, HR-директору, который в этот момент произносит тост», координатор нужен.
Если вечер небольшой и подрядчик один, роли иногда совмещают. На декабрьском корпоративе со сценарием, кейтерингом и транспортом совмещение обычно заканчивается тем, что кто-то из них выпадает из процесса в самый плотный момент.
IIПочему в декабре он нужнее, чем в любой другой месяц
Декабрьский вечер отличается плотностью. Площадка в этот день часто принимает несколько мероприятий подряд, монтажное окно короткое, подрядчики загружены и опаздывают по цепочке, а гости приезжают одной волной сразу после работы.
- монтаж начинается не утром, а за пару часов до сбора — предыдущие гости только уехали;
- у артистов в декабре по два-три выступления за вечер, тайминг жёсткий;
- транспорт приходит в пробках и сдвигает и заезд, и отъезд;
- гардероб и вход дают очередь, которую надо разруливать на ходу;
- смена персонала площадки за вечер может поменяться, а договорённости остаются на словах.
Уточните у площадки, есть ли в ваш день мероприятие до вас и во сколько оно заканчивается. От этого зависит всё монтажное расписание, а узнать это лучше до подписания договора.
IIIЧто координатор делает до вечера
Основная его работа происходит за неделю-две до мероприятия, а не в зале. К моменту сбора у него должно быть расписание, где у каждого подрядчика есть своё время и своё место.
- собирает контакты всех, кто будет на площадке, включая водителей и техников;
- сводит монтажное расписание: когда кто заезжает, где разгружается, где переодевается;
- согласует с кухней время перемен и привязывает его к программе;
- фиксирует время работы бара и час прекращения подачи;
- проверяет схему зала, розетки, подъезд и лифт для реквизита;
- собирает план отъезда вместе с временем подачи транспорта.
Отдельная его задача — развести пересечения, которых никто не замечает на бумаге. Артист приезжает в то же время, когда кейтеринг разгружает термобоксы через тот же служебный вход. Фотограф хочет снимать зал до гостей, а декораторы в этот момент ещё вешают гирлянды. Такие конфликты решаются за три письма заранее и полчаса нервов на месте, если о них не подумали.
Часть этих вопросов пересекается с сервисом и баром — они подробно разобраны в статье про организацию алкоголя на корпоративе.
IVКак выглядит его вечер по этапам
Работа координатора начинается за несколько часов до гостей и заканчивается позже всех. Ниже — обычная последовательность декабрьского вечера.
| Этап | Чем занят координатор |
|---|---|
| Монтаж | Принимает площадку, встречает подрядчиков, сверяет схему зала |
| Прогон | Проверяет звук, свет, порядок номеров, микрофоны для руководителей |
| Сбор гостей | Держит вход и гардероб, следит за очередью, запускает велком |
| Деловой блок | Даёт сигнал ведущему, следит за техникой и суфлированием |
| Ужин и программа | Сводит перемены блюд с номерами, двигает тайминг по факту |
| Финал | Закрывает бар, готовит гардероб и посадку в транспорт |
| Демонтаж | Собирает реквизит, обходит зал, закрывает площадку |
Самая недооценённая часть этого списка — демонтаж, и в декабре он тяжелее обычного: зал часто нужно сдать к утру под следующее мероприятие, а грузчиков в этот месяц разбирают заранее. Как считать монтажное окно, подробно разобрано в материале про монтаж и демонтаж площадки; координатор в этой схеме — тот, кто держит её на месте.
Ещё один момент — связь. У координатора должны быть рации или отдельный чат со всеми, кто работает на площадке, и заряженный запасной телефон. Звонить по очереди пятерым подрядчикам, когда сдвинулась подача горячего, физически некогда.
Попросите координатора один раз проговорить с ведущим и диджеем сигналы: как он показывает «тянем ещё пять минут» и «сворачиваем». Без этого любые правки тайминга превращаются в переписку в чате посреди зала.
