IЧто меняется в подготовке декабрьского вечера
Решение принимается по разным причинам: внутренняя политика, состав команды, дневное время события, специфика отрасли. Здесь мы не обсуждаем эти причины — разбираем только то, что организатору придётся сделать иначе, чем при обычном сценарии.
Отличий четыре, и все они попадают в документы и смету:
- условия площадки по бару и депозиту меняются, а значит, меняется расчёт;
- напитки перестают быть фоном и становятся отдельной позицией с собственной подачей;
- программа несёт больше нагрузки, потому что гости не «разогреваются» сами;
- длительность вечера сокращается, и таймлайн собирается плотнее.
Общие принципы такого формата — почему компании к нему приходят и на чём он держится в любое время года — разобраны в отдельном материале про корпоратив без алкоголя. Эта статья про декабрьскую специфику.
IIПлощадка и договор: что уточнить до предоплаты
В декабре у многих площадок расчёт построен на том, что гости пьют. Поэтому формат обсуждают до подписания, а не после.
- как считается минимальный депозит, если бар с крепким не нужен;
- есть ли отдельный расчёт по кухне, когда напитки заказываются у площадки;
- можно ли привезти свои безалкогольные позиции и берётся ли за это сбор;
- остаётся ли барная стойка в зале или её заменяют другой зоной;
- что площадка делает, если гость принёс своё — вопрос лучше задать прямо.
Заодно посмотрите на сам зал: в формате без бара важнее свободное пространство и зоны, а не плотная посадка вокруг стойки. Площадка с двумя отдельными зонами почти всегда удобнее одного большого прямоугольника.
Ответы имеет смысл получить письмом и приложить к договору. Какие ещё пункты проверяют до перечисления денег, собрано в разборе договора с площадкой.
Просите смету с раздельными строками по кухне и напиткам. Иначе сравнить площадки между собой невозможно: у всех разная доля бара в итоговой сумме.
IIIНовогоднее меню и напитки
Главная работа — не убрать алкоголь, а заменить его чем-то, что выглядит и подаётся как праздничное. Стакан морса с кухни и бокал с игристым безалкогольным в руках гостя — это два разных вечера.
| Момент вечера | Что подают |
|---|---|
| Встреча гостей | Тёплый напиток с зимними специями, подача на входе |
| Стол | Два-три холодных варианта, разлив официантами, а не самообслуживание |
| Тост и поздравление | Игристое безалкогольное в бокалах на подносах |
| Активная часть | Лёгкие кислые напитки, вода без газа рядом с каждым столом |
| Финал | Кофе, чай и десерт, чтобы вечер закрывался не резко |
Зимний формат позволяет то, что летом смотрится странно: горячие напитки как часть программы, станция с приготовлением на глазах у гостей, авторские сочетания с ягодой и пряностями. Это даёт ту самую церемониальность, которую обычно берёт на себя бар.
Объём считают заранее и с запасом. Безалкогольные напитки уходят быстрее, чем предполагает обычный расчёт: гости пьют чаще, особенно в тёплом зале и во время активной части. Попросите кейтеринг заложить норму на человека с учётом этого и держать резерв воды, иначе к финалу останется один сладкий лимонад.
Меню при этом остаётся новогодним по составу и подаче. На что смотреть при выборе подрядчика по кухне, разобрано в материале про кейтеринг на новогодний корпоратив.
IVПрограмма, которой не нужен бар
Без алкоголя вечер держится на занятости гостей. Значит, в программе должно быть больше точек, где человеку есть чем заняться, кроме разговора за столом.
- мастер-классы с результатом, который уносят домой: пряники, венки, гравировка;
- командные форматы с короткими раундами вместо длинных конкурсов;
- интерактивные зоны, работающие весь вечер: фотопроект, печать снимков, новогодняя почта;
- живая музыка в начале и более плотный ритм ближе к финалу;
- личное поздравление каждому подразделению вместо одного общего тоста.
Самая частая организационная ошибка — оставить программу прежней и просто вычеркнуть напитки. Тогда в зале образуются двадцатиминутные паузы, которые нечем закрыть. Варианты активностей под декабрьский вечер собраны в подборке идей новогоднего корпоратива.
Поставьте одну зону, ради которой стоит встать из-за стола, в дальнем конце зала. Движение гостей по залу само по себе создаёт ощущение живого праздника.
