Блог НАВСЕГДАВедущий на корпоратив:как выбрать и проверить

IКакой ведущий нужен на корпоратив и что он делает

Ведущего на корпоратив выбирают под формат вечера и состав гостей, а не по промо-ролику. Порядок такой: определите тип ведущего, посмотрите видео с 2-3 реальных мероприятий целиком, проведите встречу или видеосозвон, проверьте, как кандидат работает со сценарием, и зафиксируйте условия в договоре и райдере. На декабрьские даты начинайте поиск в сентябре и октябре.

Работа ведущего шире объявления номеров. На корпоративе у него шесть задач:

• встретить гостей и задать тон с первых минут;
• провести официальную часть: выступление руководителя, итоги года, награждение;
• связать блоки программы и удержать тайминг вместе с координатором;
• вовлечь зал в интерактивы без давления на тех, кто не любит сцену;
• незаметно закрыть накладки: задержку горячего, сбой микрофона, опоздавшего артиста;
• завершить вечер так, чтобы гости уходили на подъёме, а не расходились по одному.

Ведущий не заменяет остальную команду. За подрядчиков и кухню отвечает координатор, за микрофоны и музыку — звукорежиссёр или диджей, за общий тайминг — режиссёр или руководитель проекта. Если этих ролей нет, ведущий тратит вечер на организационные вопросы вместо гостей.

IIТипы ведущих: шоумен, модератор, актёр, двуязычный

Универсальных ведущих мало. Большинство сильны в одном жанре, поэтому сначала выберите тип, а потом конкретного человека:

Многим вечерам нужны два режима в одном человеке: торжественный на официальной части и лёгкий после ужина. Спросите, есть ли у кандидата видео обоих режимов. На премиях и гала-ужинах важнее протокол, дикция и темп церемонии, на вечеринке — умение раскачать зал.

Пару ведущих ставят на больших вечерах и там, где гости говорят на разных языках. Главное условие — пара уже работала вместе, иначе реплики будут перебивать друг друга.

Отдельный случай — артист или стендап-комик в роли ведущего. Он даёт сильные номера, но не всегда умеет держать тайминг и проводить церемонию. Такой вариант работает, если рядом есть режиссёр и координатор, а официальная часть короткая.

Если днём у компании деловая программа, а вечером праздник, решите заранее, будет один ведущий на весь день или два разных. Один человек даёт цельность, но редко одинаково силён и в модерации дискуссии, и в танцевальной части. Посмотрите видео кандидата в обоих жанрах, прежде чем отдавать ему весь день.

IIIКак выбрать ведущего под формат и аудиторию

Прежде чем смотреть кандидатов, опишите вечер. Это и есть бриф для ведущего:

• цель: поблагодарить команду, подвести итоги года, познакомить отделы;
• формат и продолжительность: банкет, фуршет, вечеринка, выезд;
• число гостей, возраст и состав, доля руководителей и внешних гостей;
• язык или языки вечера;
• официальная часть: кто выступает, кого и как награждают;
• темы, которые под запретом, и то, чего гости не любят.

Учитывайте масштаб. На 30-50 гостях ведущий общается почти с каждым столом, и камерная манера работает лучше сценической. На 150-300 гостях важнее работа со сценой, светом и экраном: зал видит ведущего издалека, и интерактив должен быть понятен последнему ряду.

Кандидатов ищут по рекомендациям коллег и партнёров, через агентство или площадку, среди ведущих мероприятий, где вы сами были гостем. Для сравнения достаточно 3-4 человек. На поиск, просмотр видео и встречи заложите 2-3 недели.

Ищите ведущего после того, как утверждены формат, дата и площадка, но до финального сценария. Так он успеет предложить свои идеи, а не просто озвучит чужой текст. Образ ведущего согласуйте с дресс-кодом гостей: на гала-ужине уместен смокинг, на тематической вечеринке — костюм в теме вечера.

IVКак смотреть видео ведущего с реальных вечеров

Промо-ролик на две минуты собран из лучших секунд за годы работы. По нему нельзя понять, как ведущий держит зал три часа подряд. Попросите другие записи:

• несмонтированный фрагмент одного вечера на 15-20 минут;
• официальную часть: как ведущий представляет руководителя и проводит награждение;
• интерактив с залом: как выбирает участников и что делает, если никто не выходит;
• мероприятие близкого формата и масштаба, желательно за последний год;
• запись со звуком зала, чтобы было слышно, смеются ли гости на самом деле.

При просмотре обращайте внимание на шесть вещей:

• дикция и темп: понятно ли без субтитров и не тараторит ли ведущий;
• реакция зала: гости смотрят на сцену или в телефоны;
• юмор: смешно ли без унижения участников и пошлости;
• выход из неловких моментов: пауза, сбой микрофона, отказ гостя;
• баланс: сколько говорит сам ведущий и сколько времени у гостей;
• внешний вид и манера: подходят ли они вашей компании.

Отзывы на сайте ведущего проверкой не считаются. Возьмите контакты 2-3 заказчиков последних вечеров и задайте им три вопроса: готовился ли ведущий, держал ли тайминг, как вёл себя с руководителями и гостями.

Если у кандидата почти нет записей, это ещё не приговор: так бывает у сильных ведущих, которые работают на закрытых мероприятиях. Тогда проверка переносится на встречу и разговор с заказчиками, а новичка без видео лучше пробовать на камерном вечере, а не на премии для партнёров.

VВопросы ведущему на встрече

Личная встреча или видеосозвон обязательны: на них видно, слышит ли ведущий вашу задачу. Сравнивайте 3-4 кандидатов и задавайте всем одни и те же вопросы:

• Какие корпоративы похожего формата и масштаба вы вели за последний год?
• Как вы готовитесь к вечеру и какая информация о компании вам нужна?
• Кто пишет сценарий: вы, агентство или мы, и сколько раз его можно менять?
• Какие интерактивы вы предложите нашей аудитории, а какие проводить не станете?
• Что вы делаете, если зал не включается?
• Вы работаете со своим диджеем или с нашим звукорежиссёром?
• Сколько часов входит в гонорар и как считается переработка?
• Кто вас заменит, если вы заболеете?
• Во сколько вы приезжаете на площадку и будете ли на прогоне?
• Можно поговорить с заказчиками ваших последних вечеров?

Сильный ведущий задаёт встречные вопросы: зачем компания собирает людей, кого награждают, какие темы под запретом, кто из гостей не любит внимания. Если кандидат с первых минут рассказывает только о себе и готовой программе, скорее всего, вы получите тот же вечер, что и все его заказчики.

После встреч оцените кандидатов по пяти критериям: попадание в аудиторию, живые видео, глубина подготовки, условия договора, гонорар и что в него входит. Если кандидат выигрывает по цене, но проседает по подготовке, это плохой обмен. Когда ведущего предлагает агентство или площадка, задавайте те же вопросы: вы выбираете человека, а не строчку в смете.