IС чего начинается выбор даты
Дату выбирают не из календаря, а из цели мероприятия. Вечер благодарности за год логично ставить, когда год фактически закрыт, а не в разгар квартального аврала. Событие для знакомства команд после слияния нужно провести как можно раньше, пока люди ещё не разошлись по привычным углам. Конференцию для клиентов ставят туда, где у клиентов есть деньги и время, а не туда, где удобно вам.
Порядок действий простой: сначала выпишите окно из двух-трёх недель, в которое событие имеет смысл. Потом выбросьте из окна даты, где мешает внутренний календарь. Из оставшегося отберите основную дату и две резервные. И только после этого идите смотреть площадки.
Обратный порядок - сначала влюбиться в площадку, потом подстраивать под неё дату - работает редко и дорого. Свободные слоты у хороших залов чаще всего те, которые никому не подошли.
Если цель мероприятия ещё не сформулирована, дату выбирать рано. Зафиксируйте её сначала в брифе на мероприятие - это займёт полчаса и снимет половину споров.
IIВнутренний календарь компании: что вычесть сразу
У каждой компании есть периоды, когда собрать людей физически невозможно или бессмысленно. Пройдите по списку и вычеркните эти дни из окна до того, как начнёте обсуждать формат.
- закрытие месяца, квартала и года: бухгалтерия и финансы просто не придут;
- сезон продаж вашей отрасли: у ритейла это декабрь, у застройщика - выход объекта, у логистики - пик отгрузок;
- даты аудитов, инвентаризаций и защит бюджета;
- крупные внутренние встречи: стратсессия, годовое собрание, защита планов;
- график отпусков и школьные каникулы, если в компании много родителей;
- сменный график производства: цех нельзя остановить ради вечера;
- религиозные и личные ограничения, о которых стоит спросить заранее.
Отдельно проверьте филиалы. Если люди приедут из других городов, к дате события добавляется день на дорогу с каждой стороны, а к бюджету - билеты и гостиница. Мероприятие, идеально ложащееся в московский календарь, может выпасть на отчётную неделю регионального офиса.
Полезно спросить не только руководителей, но и линейных сотрудников. Руководитель знает про закрытие квартала, а про то, что в этот четверг у половины отдела дежурство, знает отдел.
IIIДень недели: чем отличаются варианты
День недели влияет на явку, стоимость и на то, как люди себя ведут на событии. Универсально лучшего дня нет, есть подходящий под формат.
| День | Кому подходит | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Понедельник и вторник | Деловые форматы: конференция, обучение, стратегическая сессия | Площадки свободнее, но люди приходят с рабочей головой и рано уезжают |
| Среда | Дневные деловые события и короткие вечера | Хороший компромисс по явке; следующий день рабочий, гулять допоздна не выйдет |
| Четверг | Вечерние корпоративы, когда пятница занята | Явка высокая, но наутро стоит заложить спокойный график |
| Пятница | Праздничные вечера, награждения, новогодние корпоративы | Самый дорогой и дефицитный день, бронировать нужно раньше всех |
| Суббота | Выездные форматы, family day, события с семьями | Часть команды воспримет как рабочий выходной - нужна добровольность |
| Воскресенье | Редко: детские праздники, дневные активности | Низкая явка взрослых, понедельник после события тяжёлый |
Если событие вечернее и рабочее для большинства, продумайте, во сколько люди реально доберутся. Начало в 17:00 в будний день означает, что заметная часть гостей появится ближе к 18:30, а официальная часть рискует пройти при полупустом зале. Как это разложить по минутам, разобрано в статье про тайминг мероприятия.
IVСезон и конкуренция за площадки
Календарь корпоративных событий устроен волнами. В пиковые периоды вы конкурируете за одни и те же залы, подрядчиков и артистов со всем рынком, и это меняет не столько цену, сколько выбор: свободных площадок нужного размера остаётся две-три вместо двадцати.
- декабрь - самый плотный месяц: пятницы разбирают заранее, дефицит и залов, и техники, и персонала;
- конец мая и июнь - выездные форматы и загородные площадки, зависимость от погоды и наличие плана Б;
- сентябрь и октябрь - деловой сезон: конференции, форумы, обучение, залы в будни бронируют плотно;
- январь и февраль - самый свободный период, площадки доступны, а «новогодний» вечер спокойно живёт в январе;
- июль и август - отпуска, явка падает, зато выбор площадок максимальный.
Простое правило: чем ближе дата к пику, тем раньше нужно бронировать. Для декабрьской пятницы разговор о площадке начинают за несколько месяцев, для февральского вторника хватит нескольких недель. Если сроки уже сжаты, это не приговор - мы собирали корпоратив Colvir на 100 гостей под ключ за неделю, - но выбор в такой ситуации всегда уже.
Перенос вечера на январь - самый недооценённый способ расширить выбор площадок. Подробности того, как это выглядит на практике, есть в разборе про новогодний корпоратив в январе.
