IГлавное правило: экономят решениями, а не вычёркиванием
Сильнее всего на сумму влияют четыре решения: когда вы проводите вечер, сколько человек придёт, в каком формате их принимают и за сколько дней до даты вы начали. Всё остальное - декор, число номеров, толщина полиграфии - двигает смету на проценты. Поэтому первый вопрос не «что убрать», а «что изменить».
Практическое следствие: экономить нужно на этапе постановки задачи, а не при согласовании готовой сметы. Когда площадка забронирована и меню утверждено, остаётся только резать заметные для гостей вещи. Когда вы формулируете задачу, доступна другая математика: тот же по ощущению вечер собирается иначе и стоит меньше.
- дата и день недели: выбор влияет на аренду, подрядчиков и логистику;
- число гостей: считайте подтверждённых, а не списочных;
- формат: банкет, фуршет, активность, выезд - это разные наборы статей;
- срок подготовки: чем раньше, тем больше вариантов для сравнения.
Назовите подрядчику вилку бюджета сразу. Предложение, собранное под вашу сумму, почти всегда дешевле, чем универсальная программа, которую потом ужимают.
IIДата и сезон: самый дешёвый способ сэкономить
Календарь - единственный рычаг, который снижает сразу несколько статей и при этом вообще не заметен гостям. Пиковые недели декабря и вечера пятниц дороже по аренде, по подрядчикам и по доступности транспорта.
- будний день вместо пятницы или субботы;
- дневной или ранний вечерний формат вместо ночного: короче аренда, проще развоз;
- межсезонье: конец зимы, весна, начало осени вместо декабрьского пика;
- перенос праздника на январь или на дату, не привязанную к общему календарю;
- привязка к своему поводу - дню рождения компании, закрытию сезона, сдаче проекта.
Компании часто удивляются, что вечер можно вообще отвязать от Нового года. Между тем повод «итоги года» работает и в январе, и в феврале, когда площадки свободны, а подрядчики готовы обсуждать условия. Тот же эффект дают весенние даты: об этом отдельно разбираем в статье про корпоратив на 8 Марта и 23 Февраля и в материале про корпоратив в январе.
IIIФормат вечера: где та же задача решается дешевле
Один и тот же запрос - «поблагодарить людей и дать им пообщаться» - закрывается форматами очень разной стоимости. Выберите тот, который решает задачу, а не тот, который принято проводить.
| Задача вечера | Дорогой сценарий | Экономная альтернатива | Что теряете |
|---|---|---|---|
| Поблагодарить команду | Банкет с рассадкой и шоу | Гастро-фуршет с коротким словом руководителя | Формальную торжественность |
| Подвести итоги года | Конференц-часть плюс банкет | Деловой блок днём и ужин сразу после | Отдельный вечерний выход гостей |
| Познакомить отделы | Большая выездная программа | Активность в городе плюс ужин | Эффект смены обстановки |
| Отметить достижение | Вечер с хедлайнером | Камерный вечер с сильным ведущим | Вау-эффект имени артиста |
| Дать людям отдохнуть | Ночная вечеринка с развозом | Ранний вечер с окончанием до метро | Танцевальную часть до утра |
Отдельный приём - разделить вечер на две части и оплачивать их по-разному. Деловой блок можно провести на своей территории или в переговорной площадки, а платить полную аренду зала только за ужин. Так вы не теряете содержание, но сокращаете часы дорогой аренды.
IVПриёмы переупаковки программы
Программу удешевляют не количеством, а плотностью. Три проходных номера стоят дороже одного сильного и запоминаются хуже.
- один якорный номер вместо трёх средних: гости запоминают пик, а не длину;
- ведущий в связке с диджеем и техником: меньше отдельных гонораров и райдеров;
- контент силами компании: ролик года, номинации от отделов, фотоархив - это дешевле любого шоу и работает сильнее;
- интерактивы вместо аренды сложных активностей: игра на знание компании, награждение с залом, живое голосование;
- награждение как драматургия вечера, а не как отдельная статья расходов;
- музыка вместо шоу: живой состав на час дороже, но закрывает и фон, и кульминацию.
Тот же принцип работает с декором. Площадка, которая хорошо выглядит сама, экономит целую статью: оформлять остаётся сцену, фотозону и столы. А вот пустой зал, куда завозят всё, почти всегда дороже, чем кажется на этапе аренды.
Перед тем как убрать номер из программы, спросите: что гость расскажет коллегам в понедельник. Если пункт не попадает в этот рассказ, его можно сокращать спокойно.
