IЗачем нужен ужин накануне
Спикеры конференции — разные люди: из разных городов и компаний, которые могут не знать друг друга. Ужин накануне даёт им возможность познакомиться, обсудить программу и почувствовать, что они в команде. Для организаторов это ещё и шанс проверить подготовку и согласовать детали выступлений.
Такой формат часто используют на форумах и крупных конференциях, а также перед гала-вечером с награждением. Подробнее о вечере с награждением — в статье «Гала-ужин: что это».
IIКого приглашать
- Спикеров и модераторов. Основная часть гостей.
- Организаторов и партнёров. Тех, кто будет отвечать за программу и общение.
- VIP-гостей. Ключевых клиентов и партнёров: закрытый приём для VIP-клиентов.
- Руководителей компании. Для знакомства со спикерами и сопровождения гостей.
Список лучше ограничить 15–40 людьми: больше превращает ужин в мероприятие, меньше — в рабочий обед.
IIIФормат и площадка
| Формат | Подходит для | Что учесть |
|---|---|---|
| Ужин в ресторане или зале | 15–40 гостей | Закрытый зал, рассадка по столам, меню без лишнего |
| Ужин в лофте | 30–70 гостей | Свободная планировка, живая музыка |
| Ужин за городом | 15–40 гостей | Трансфер и ночёвка: выездной корпоратив |
Подбор площадки — в каталоге. Для небольшого ужина подойдёт, например, зал Grace в Loft Hall (банкет 70, аренда в декабре 120–180 тыс. ₽) или малый зал Союз Холла (60–80 человек, от 100 000 ₽).
IVПрограмма и протокол
- Встреча. Welcome-напиток, знакомство, представление спикеров.
- Приветственное слово. Организатор или руководитель компании, 3–5 минут.
- Ужин. Спокойная музыка, рассадка с учётом знакомых и интересов.
- Обсуждение завтрашнего дня. Короткий брифинг по программе и практическим вопросам.
- Завершение. До 22:00, чтобы спикеры были бодры утром.
Рассадка важна: посадите рядом тех, кому будет о чём поговорить. Подробнее — в статьях «Рассадка на гала-ужине» и «Гала-ужин для партнёров».
VБюджет
Для небольшого ужина считаем по нашему пакету: от 11 000 ₽ на гостя для 30–80 гостей. На 20 гостей это от 220 000 ₽, на 40 — от 440 000 ₽ (расчёт для ориентира). Дополнительно: трансфер спикеров — около 2 000 ₽ на гостя при выезде, фото — 32 000 ₽ за 4 часа. Точную смету присылаем за рабочий день.
Организацию конференций описывает страница «Конференции», форумов — «Форумы», премий — «Гала-ужины и премии».
VIОбразец вечера на 30 человек
| Время | Что происходит |
|---|---|
| 18:30 | Встреча гостей, welcome-напиток |
| 19:00 | Приветственное слово организатора |
| 19:15 | Ужин, спокойная музыка |
| 20:30 | Короткий брифинг на завтра |
| 21:30 | Завершение вечера |
Образец по структуре; формат подбираем под ваших гостей и площадку.
VIIЧто не забыть
- Транспорт для гостей из других городов: встреча и размещение.
- Особые диеты и безалкогольные варианты: особые диеты на корпоративе.
- Подарки спикерам: сувениры или сертификаты.
- Фотограф на 1–2 часа: общие снимки спикеров пригодятся для анонсов.
