Блог НАВСЕГДАБейджи для мероприятия:дизайн, печать и ошибки в именах

VЛенты, держатели и формат бейджа

Самая частая бытовая проблема - бейдж переворачивается. Лечится двусторонней печатью: имя с обеих сторон. Вторая по частоте - бейдж висит на уровне живота, и собеседник смотрит вниз. Длину ленты подбирают так, чтобы бейдж оказался на уровне груди.

• Лента с логотипом - заметна на фото, но требует времени на производство, заказывайте заранее.
• Клипса или магнит - удобны на ужине и коротких встречах, но не держатся на тонкой ткани.
• Пластиковый карман - защищает бумагу от дождя и напитков, в нём легко заменить вкладыш.
• Плотный картон без кармана - выглядит аккуратнее, но заменить его можно только перепечаткой.

Если бейдж одновременно служит программкой, на обороте можно разместить сетку дня и схему залов. Это работает, когда программа короткая. Для двух сцен и десятков докладов гостям удобнее отдельная программа конференции в телефоне или на стенде.

VIБейджи для спикеров, партнёров и VIP-гостей

У спикера бейдж работает иначе, чем у участника. Его узнают по лицу со сцены, но за сценой, в гримёрке и у входа в технические зоны охрана смотрит именно на бейдж. Поэтому для спикеров удобно делать отметку о доступе крупно, а имя оставить таким же, как у всех.

Для партнёров важно, чтобы на бейдже была видна компания: к ним подходят именно за ней. Если у партнёра на стенде работает несколько человек, пусть у всех стоит одинаковое название организации и одна формулировка должности, например «эксперт стенда». Гостю так проще понять, к кому обращаться.

• Бейджи первых лиц и VIP-гостей передают лично ассистенту или встречающему, а не выдают на общей стойке.
• Если человек не хочет носить бейдж, договоритесь с охраной заранее, как его пропускать.
• Для сопровождающих первых лиц делайте отдельную категорию, иначе их не пустят в зону за сценой.
• Бейджи спикеров держите в отдельной папке по порядку выступлений, а не в общей алфавитной выдаче.
• Для прессы нужна отметка о праве съёмки: персонал на входе в залы должен видеть её сразу.

Если спикер приходит в последний момент, у координатора за сценой должен быть запасной бланк его категории. Задержка выступления из-за того, что человека не пустили за кулисы без бейджа, случается чаще, чем кажется, и выглядит неловко для всех.

Отметьте в списке тех, кто выступает дважды или в разных залах. Им удобнее один бейдж с доступом во все нужные зоны, чем несколько отдельных пропусков.

VIIОшибки в именах и как их избежать

Неправильно написанное имя гость запоминает лучше, чем доклад главного спикера. Большая часть ошибок рождается ещё в анкете, поэтому бороться с ними нужно до печати.

• Просите в анкете отдельные поля для имени и фамилии, а не одно поле «ФИО».
• Не переводите в верхний регистр автоматически, если в фамилии есть приставки или дефис.
• Отдельно проверяйте списки спикеров и первых лиц: их выгружайте вручную и сверяйте с ассистентами.
• Для иностранных гостей уточняйте написание на латинице, а не делайте транслитерацию сами.
• Редкие имена и фамилии попросите участника подтвердить в письме-напоминании перед событием.

VIIIЧто делать с бейджами после события

Поставьте на выходе короб для сбора бейджей и карманов: пластик и ленты можно использовать повторно на следующих событиях, если логотип не привязан к дате. Невыданные бейджи - это заодно быстрый список тех, кто зарегистрировался и не пришёл, он пригодится при подсчёте явки.

Если бейджи сканировали на входах в залы, эти данные покажут, какие секции собрали людей, а какие нет. Такие цифры полезнее ощущений организаторов, когда вы решаете, что оставить в программе на следующий год.

Бейджи, навигацию и регистрацию мы собираем как часть организации конференций - вместе с залами, техникой и кофе-брейками, так что гость видит одну систему, а не набор разрозненных подрядчиков.