Блог НАВСЕГДАФото и видеосъёмкаконференции: без потерянных кадров

VСъёмка для партнёров и спонсоров конференции

Партнёры платят за видимость, и фото с видео — один из способов показать, что обещания выполнены. Поэтому всё, что прописано в партнёрских пакетах, должно попасть в задание съёмочной команде отдельной строкой: логотип на пресс-стене, выступление представителя, стенд, розыгрыш, упоминание в итоговом ролике.

• для каждого партнёра — отдельная папка с отобранными кадрами его стенда, спикера и брендинга;
• видеофрагмент выступления представителя партнёра, если оно было в программе;
• кадры с участниками у стенда: партнёру важны люди, а не пустая стойка;
• общий план сцены, где читается его логотип, если он был на заднике.

Такие подборки удобно готовить параллельно с общим отбором, а не после него. Состав обещаний партнёрам обычно фиксируется ещё на этапе продаж, об этом — в статье про спонсорские пакеты конференции. Чем точнее список, тем меньше споров после события о том, что партнёр получил и чего не получил.

VIСроки сдачи материалов съёмки

Сроки фиксируют в задании до события, отдельно для каждого результата. Если их не назвать, фото придут одним архивом через несколько недель, когда о конференции уже забыли. Для отчёта в тот же день нужен отдельный человек на площадке, который отбирает и слегка обрабатывает лучшие кадры прямо во время программы.

• экспресс-подборка — в день конференции, по ходу программы или сразу после неё;
• полный отбор фото — в срок, записанный в договоре, с понятным количеством кадров;
• записи докладов — после проверки звука и слайдов, по одному файлу на доклад;
• нарезки и ролик — после согласования сценария монтажа с организатором.

Заранее решите, кто со стороны организатора принимает материалы и даёт правки. Иначе ролик неделями ходит между маркетингом, руководством и партнёрами, а к моменту выхода уже никому не нужен. Один ответственный и один общий круг правок решают эту проблему без лишних писем.

VIIПрава на запись выступлений: вопрос к юристам

Кто и как может использовать запись доклада, фото спикера и его слайды — юридический вопрос. Условия зависят от договора со спикером, договора с подрядчиком по съёмке и целей использования. Отдельно разбирается съёмка участников в зале. Решение по этим вопросам принимает юрист компании, а организатор собирает для него исходные данные.

Практическая сторона от этого не отменяется: заранее спросите спикеров, согласны ли они на запись и публикацию, и зафиксируйте ответ так, как скажет юрист. Некоторые доклады спикеры просят не записывать или не выкладывать публично — такие сессии помечают в программе и в задании съёмочной команде, чтобы запись не велась по ошибке.

VIIIКак поставить задачу съёмочной команде

Хорошее задание помещается на пару страниц: цели съёмки, программа, шот-лист, список лиц, точки для камер, сроки и форматы сдачи. На площадке у команды должен быть один контакт, который решает спорные вопросы — например, можно ли подойти к сцене во время доклада или снять закрытую встречу партнёров. Перед началом проведите с фотографами и операторами короткую встречу у сцены: покажите, где сядут первые лица, откуда выйдут спикеры и в какие моменты нельзя проходить перед первым рядом.

Используйте материалы после события: фото и записи помогают показать результат руководству и партнёрам, о чём подробнее в статье об эффективности конференции. Если съёмка — часть большого проекта, её удобно согласовать с программой и техникой в рамках организации конференции, чтобы камеры, свет и сцена планировались одной командой.