IСколько длится кофе-брейк на конференции
Полноценный кофе-брейк на конференции длится около 30 минут: первые минуты уходят на выход из зала и очередь, остальное — на разговоры. Паузы по 10-15 минут между докладами — технический перерыв с водой и кофе у дверей зала, а не кофе-брейк. При перерыве больше 40 минут без обеда люди начинают расходиться по своим делам.
Считайте время от выхода последнего человека из зала до возвращения первого. Если зал на несколько сотен мест, только выход и вход съедают по пять минут. Где ставить перерывы в сетке дня, подробно разобрано в статье про программу конференции, здесь поговорим о том, что происходит внутри перерыва.
Для программы из нескольких блоков удобно строить перерывы по принципу «короткий — длинный — короткий». Короткие дают размяться и налить кофе, длинный ставят туда, где у зала больше всего поводов поговорить: после сильной панели или перед выставкой партнёров. Одинаковые перерывы по 15 минут весь день утомляют и не дают времени на разговоры.
IIЧисло точек раздачи на количество гостей
Главная причина очередей — одна длинная линия, у которой все встают в начало. Лучше несколько коротких станций с одинаковым набором, разнесённых по залу. Тогда поток сам распределяется.
| Что ставить | Зачем | Где ошибаются |
|---|---|---|
| Несколько одинаковых станций | Гости идут к ближайшей, а не к единственной | Делают одну станцию с кофе и одну с едой — очередь к кофе |
| Отдельные точки воды | Часть гостей нужна только вода, они не стоят в общей очереди | Прячут воду на край стола |
| Доступ к станции с двух сторон | Пропускная способность почти удваивается | Ставят стол вплотную к стене |
| Столы для стоячих | Гости отходят от раздачи и освобождают место | Столов нет, люди едят у стойки |
| Зона для посуды | Не копятся чашки на станциях | Нет отдельного места под грязную посуду |
Точный расчёт персонала и объёмов на гостя зависит от формата и подрядчика — общие нормы собраны в материале про кейтеринг на мероприятие. Для кофе-брейка важнее другое: чтобы кофемашины успевали, а не простаивали с полной очередью.
IIIМеню кофе-брейка: что работает на ногах
На кофе-брейке едят стоя и одной рукой, во второй держат чашку или телефон. Отсюда правило: всё, что требует ножа, тарелки на весу или салфетки после каждого укуса, лучше убрать.
- Порционная выпечка и мини-сэндвичи, которые берут рукой.
- Фрукты, уже нарезанные на шпажки или в стаканчиках.
- Вода без газа и с газом, чай, кофе, альтернативное молоко.
- Несколько позиций без сахара и без глютена, подписанные табличками.
- Для длинного дня без обеда — что-то посытнее, иначе к вечеру зал засыпает.
Подписывайте блюда крупно и с составом. Каждый вопрос официанту «а что здесь внутри» задерживает очередь, а таблички снимают его заранее.
Подумайте и о посуде. Одноразовые стаканы ускоряют раздачу, но выглядят бедно на деловом событии высокого уровня. Фарфор смотрится солиднее, зато требует больше персонала на сбор и мойку. Компромисс — фарфор для кофе и чая, а для воды бутылки или стаканы, которые гость может унести с собой в зал.
IVМесто для кофе-брейка на площадке
Лучшая точка — на пути из зала и обратно, но не прямо у дверей. Если станции стоят вплотную к выходу, первые гости останавливаются в проходе, и остальные не могут выйти. Отступите хотя бы на несколько метров и дайте людям пространство рассредоточиться.
Если на площадке есть выставочная зона, кофе-брейк часто ставят внутри неё. Партнёры получают поток, гости — повод пройтись по стендам. Но стенды не должны перекрывать подход к станциям, иначе очередь упрётся в чей-то промостол.
Отдельно продумайте, где пьют кофе спикеры. Если спикеру следующего блока нужно подготовиться, в общей толпе он не успеет. Для него удобнее небольшой запас кофе и воды в зоне подготовки за сценой.
Если конференция идёт на нескольких этажах или в разных корпусах, станции ставят рядом с каждым залом, а не в одном общем холле. Иначе гости тратят половину перерыва на дорогу, а в самом холле возникает давка. Лучше две скромные зоны у залов, чем одна красивая, до которой не дойти за 15 минут.
