IПочему рассадку решают до выбора зала
Рассадка и вместимость связаны напрямую. Зал, который «вмещает 200 человек» за банкетными столами, в театральной рассадке принимает заметно больше, а в классической — меньше. Поэтому спрашивайте у площадки вместимость отдельно для каждого формата, а не одну цифру. На страницах нашего каталога мы показываем вместимость для банкета и для фуршета.
Площадки для конференций и их условия — в статье «Площадки для конференции в Москве».
IIЧетыре рассадки
| Рассадка | Что это | Подходит для |
|---|---|---|
| Театр | Ряды стульев лицом к сцене, без столов | Много участников, доклады, пленарные сессии |
| Класс | Ряды столов и стульев лицом к сцене | Обучение, воркшопы, где нужны записи |
| Круглые столы | Участники за круглыми столами по 8–10 человек | Обсуждения, групповая работа, гала-вечера |
| «Подкова» или U-образная | Столы по периметру, открытая середина | Переговоры и небольшие встречи до 30–40 человек |
Для конференции с вечерней частью часто выбирают гибрид: днём театр, вечером круглые столы. Это требует перестановки, и время на неё нужно заложить в тайминг и согласовать с площадкой.
IIIКак выбрать
- Много докладов — театр. Максимум людей в зале, хорошая видимость сцены и экрана.
- Работа в группах — круглые столы. Люди видят друг друга и могут обсуждать.
- Нужны записи — класс. Столы дают место для ноутбуков и материалов.
- Нетворкинг — смешанные зоны. Сидячая часть плюс фуршетные станции: нетворкинг на мероприятии.
IVВидимость, звук и проходы
- Экран должен быть виден из последнего ряда: проверьте высоту и размер, а не только число мест.
- Колонки расставляют так, чтобы не было «мёртвых» зон. Подробнее — в статье «Техническое обеспечение конференции».
- Проходы между рядами и выходы: не загораживайте их стойками и оформлением.
- Место для камер и фотографа, чтобы они не мешали зрителям.
VРассадка для вечера и гала
Для гала-ужина после конференции рассадка по столам планируется отдельно: кто с кем сидит, где почётные гости. Подробнее — в статьях «Рассадка на гала-ужине» и «Рассадка гостей на мероприятии». Если конференция и вечер проходят в одном зале, обсудите с площадкой время на перестановку: конференция и вечер на одной площадке.
Организацию конференций описывает страница «Конференции», форумов — «Форумы», премий — «Гала-ужины и премии».
VIЧто спросить у площадки
- Вместимость в театральной, классической и банкетной рассадке отдельно.
- Есть ли мебель и сколько её, или нужна аренда.
- Как организованы проходы и эвакуационные выходы.
- Можно ли разместить камеры и фотографа, не мешая зрителям.
- Сколько времени нужно на перестановку и кто ею занимается.
Общий список вопросов — в чек-листе из 15 вопросов.
