IЗачем совмещать конференцию и вечер в одном месте
Вечерняя часть после конференции — фуршет, ужин, награждение или афтепати — продолжает деловой день в неформальной обстановке. Если она проходит в другом месте, участников нужно перевезти, и часть из них по дороге уедет домой.
- Нет трансфера. Перевозка между площадками — около 2 000 ₽ на гостя: 300 000 ₽ на 150 участников, 600 000 ₽ на 300.
- Нет паузы на дорогу. Между последней сессией и ужином хватает короткого перерыва, и люди остаются в общем ритме.
- Одна техническая команда. Подрядчики работают на одной площадке, заезд и монтаж согласуются один раз.
- Один договор с площадкой. Меньше согласований и один пакет закрывающих документов.
Участникам так тоже удобнее: не нужно искать адрес, вызывать такси между площадками, сдавать пальто во второй гардероб. Вечер начинается там, где уже знакомы зал, стойка регистрации и люди.
Главный вопрос — схема площадки. Нужно понять, где пройдёт вечер: в том же зале после перестановки, в соседнем зале или в ресторане при площадке.
IIТри схемы: один зал, два зала, зал и ресторан
| Схема | Как работает | Плюс | Что учесть |
|---|---|---|---|
| Один зал с перестановкой | после конференции зал перестраивают под фуршет или банкет | одна аренда | гостям нужна другая зона на время перестановки |
| Два зала рядом | конференция в одном зале, вечер в соседнем | вечер готов к концу последней сессии | две аренды |
| Зал и ресторан | конференция в большом зале, ужин в ресторане площадки | ресторан уже готов к банкету | ресторан вмещает меньше людей, чем зал |
Первая схема дешевле по аренде, вторая удобнее для гостей. Третья подходит, если на ужин остаются не все участники — например, спикеры, партнёры и ключевые клиенты.
Выбор схемы зависит от того, сколько людей останется на вечер. На конференции может быть 500 участников, а на ужин придут 100. Тогда большой зал для вечера не нужен, и выгоднее ресторан или небольшой соседний зал.
Вечер в другом месте тоже возможен, и он оправдан, когда сама вечерняя площадка — часть программы: клуб, крыша, загород. Тогда закладываем трансфер и время на дорогу и готовимся к тому, что доедут не все.
IIILoft Hall: соседние залы на одной локации
Loft Hall — сеть из 13 залов от 70 до 1 500 гостей на нескольких локациях: у Автозаводской, на ЗИЛе, у Площади Ильича и на Рязанском проспекте. Конференция с вечерней частью в соседнем зале — один из типовых форматов площадки. Свет, звук и сцена есть почти в каждом зале.
| Зал | Банкет | Фуршет | Площадь | Аренда в декабре |
|---|---|---|---|---|
| Grace | 70 | 100 | 155 м² | 120–180 тыс. ₽ |
| Ratusha Hall | 120 | 150 | 195 м² | 240–360 тыс. ₽ |
| Backyard | 100 | 150 | 200 м² | 240–300 тыс. ₽ |
| Andy Hall + Cindy Hall | 200 | 300 | 600 м² | 250–400 тыс. ₽ |
| Rosewood | 200 | 400 | 500 м² | 480–600 тыс. ₽ |
| Royal Blanc | 300 | 500 | 470 м² | 540–660 тыс. ₽ |
Какие залы соседствуют на одной локации и свободны ли оба на вашу дату, уточняем у площадки. Аренда в таблице — декабрьская, условия на другие месяцы площадка называет под дату.
Если участников больше 300, в Loft Hall есть залы крупнее: Rothschild's Hall — 400 гостей банкетом и 500 фуршетом, Welcome + Main Hall — 750 и 2 000, TAU — 1 500 и 2 000. Аренда TAU в декабре — 2,1–3,3 млн ₽.
Пример: конференция на 150 участников и фуршет для всех. Под фуршет на 150 гостей подходят Ratusha Hall или Backyard. Еда — 150 × 6 600 ₽ с сервисом 20% = 990 000 ₽. Зал под конференцию подбираем по рассадке: театр, классы или круглые столы требуют разной площади.
IVСоюз Холл: большой зал и ресторан
Союз Холл в ТРЦ «Мозаика» у МЦК Дубровка — площадка с тремя пространствами разного масштаба:
| Пространство | Вместимость | Что есть | Аренда |
|---|---|---|---|
| Большой зал | 700 гостей, 763 м² | LED-экран 12 × 3,5 м, свет GrandMA2, пульт Midas | от 375 000 ₽ |
| Малый зал | 60–80 гостей, 113 м² | — | от 100 000 ₽ |
| Ресторан | банкет до 104 гостей, 297 м² | — | по запросу |
Типовая схема — конференция до 700 участников в большом зале и ужин для спикеров, партнёров и ключевых гостей в ресторане. Большой и малый зал вместе — от 475 000 ₽: например, пленарная часть и параллельная секция. Для встречи на 60–80 человек подойдёт малый зал днём и ресторан вечером.
Для конференции важна и парковка: в ТРЦ 2 500 мест, и участникам на машинах не придётся искать, где встать. Экран и свет уже стоят в большом зале, их не нужно привозить и монтировать отдельно.
Если на ужин остаётся больше 104 гостей, вечер проводим в большом зале после перестановки. Для награждения это удобно: на экране 12 × 3,5 м номинантов и ролики видно на весь зал.
VCrystal Ballroom: один зал на 1 200 участников
Crystal Ballroom — бальный зал на 1 360 м² в деловом центре Москвы. Конференция — до 1 200 участников, банкет — до 600, фуршет — до 1 200. Аренда — от 620 000 ₽.
Здесь работает первая схема: конференция и вечер в одном зале. Перестановку из конференц-рассадки в фуршет или банкет закладываем в тайминг, а гостей на это время переводим в другую зону — её на дату уточняем у площадки. Меню: банкет от 7 000 ₽, фуршет от 5 000 ₽ на гостя, сервис уже включён. Можно привезти свой кейтеринг с пробковым сбором 1 000 ₽ на гостя.
Свой кейтеринг стоит считать, если у компании есть привычный подрядчик или особые требования к меню. При 300 гостях пробковый сбор — 300 000 ₽, поэтому меню подрядчика должно быть дешевле меню площадки хотя бы на эту сумму.
Пример: 300 участников и фуршет для всех. Еда — 300 × 5 000 ₽ = 1 500 000 ₽, аренда — от 620 000 ₽. Вместе — от 2 120 000 ₽, около 7 070 ₽ на участника, ещё без техники, программы и команды. Подробнее о зале — в статье о Crystal Ballroom для гала-ужина и конференции.
