IЧем конференция на 100–150 человек отличается
Конференция на 100–150 участников — камерный формат. Один зал, одна сцена, плотная программа и общение в перерывах. Секционных залов, партнёрской выставки и нескольких сцен, как на форуме на тысячу человек, здесь чаще всего нет.
Наш пример такого масштаба — STORM CONF, ИТ-конференция на 120 участников. Среди них, по данным страницы кейса, были сотрудники Альфа-Банка, Т-Банка, ВкусВилла и Icover. Для такой аудитории важны сильные доклады, понятная навигация и время на разговоры между выступлениями.
Камерный формат упрощает смету. Обычно хватает одного зала на площадке с готовой техникой, координатора и техника. Сцену не строят, экраны не завозят, а техническая команда площадки уже знает свой зал.
Чем этот масштаб отличается от конференции на 300 и на 1 000 участников, — в статьях о конференции на 300 участников и о стоимости конференции в Москве.
IIПлощадки для 100–150 участников
Залы из нашей базы, которые подходят по размеру. Вместимость указана для банкета и фуршета — так её дают площадки. При рядах кресел в тот же зал помещается больше людей.
| Площадка | Вместимость | Площадь | Аренда |
|---|---|---|---|
| Loft Hall, Ratusha Hall | банкет 120, фуршет 150 | 195 м² | 240–360 тыс. ₽ в декабре |
| Loft Hall, Backyard | банкет 100, фуршет 150 | 200 м² | 240–300 тыс. ₽ в декабре |
| Loft Hall, Itten Hall + Long Hall | банкет 100, фуршет 150 | 360 м² | 240–360 тыс. ₽ в декабре |
| SOHO Rooms, Event Room | банкет 250, фуршет 500, сцена и экран | 600 м² | 100 000 ₽ в будни декабря |
| Союз Холл, малый зал | 60–80 гостей | 113 м² | от 100 000 ₽ |
| Les Event House, за городом | банкет 200, фуршет 300, светодиодный экран | — | 95 000–250 000 ₽ в декабре |
В нашей базе для этих залов есть ставки на декабрь, это самый дорогой месяц. Для конференции весной или осенью условия запрашиваем на конкретную дату. Малый зал Союз Холла подходит для части программы до 80 человек, например для секции или закрытой сессии.
Зал Itten Hall + Long Hall в Loft Hall при той же вместимости почти вдвое больше Backyard по площади. Это удобно, если в одной части зала идут доклады, а в другой ставят кофе-брейк и регистрацию. Ещё варианты — в статье о площадках для конференции в Москве.
Les Event House — вариант для выездной конференции: оранжерея в лесу у воды в 10 км от МКАД, светодиодный экран и банкет до 200 гостей. Доклады днём, ужин вечером, и участники не разъезжаются после последней сессии. Если конференция совмещена с командной работой, посмотрите статью о выездной конференции.
IIIРассадка: от неё зависит зал
Одно и то же число участников занимает разную площадь при разной рассадке. Выберите её до того, как запрашивать залы:
- Театр — ряды кресел лицом к сцене. Самая плотная рассадка, подходит для докладов и панельных дискуссий.
- Класс — столы перед каждым рядом. Нужна для работы с ноутбуками и записей, но занимает заметно больше места.
- Кабаре — круглые столы с местами, развёрнутыми к сцене. Подходит для групповых заданий и обсуждений, по площади близко к банкету.
Для ИТ-аудитории с ноутбуками часто выбирают смешанный вариант: передние ряды театром, задние со столами. Попросите у площадки схему зала с вашей рассадкой, сценой и экраном: на ней видно, хватит ли прохода и видно ли слайды с последних рядов.
Кроме главного зала, заложите место под регистрацию, гардероб и кофе-брейк. Если кофе-брейк стоит в том же зале, перерыв превращается в шум за спиной у спикера.
IVТехника: что нужно на 120 человек
Для одного зала на 100–150 участников минимальный набор такой:
- экран или проектор такого размера, чтобы слайды читались с последнего ряда;
- звук на весь зал и пульт со звукорежиссёром;
- радиомикрофоны для спикеров и модератора, отдельный — для вопросов из зала;
- рабочее место спикера: ноутбук, кликер, монитор с подсказкой;
- свет на сцену, чтобы лица были видны на фото и видео;
- техник на весь день.
Площадка с готовой техникой экономит одну из самых крупных строк. В залах Loft Hall уже есть свет, звук и сцена, в Event Room SOHO Rooms — сцена и светодиодный экран, в Союз Холле — экран 12 × 3,5 м и профессиональные пульты света и звука. Для сравнения: в нашей смете офисного вечера на 70 гостей звук и техник были отдельными строками на 60 000 ₽.
Если часть участников смотрит онлайн, добавляются камеры, режиссёр трансляции и платформа. Подробнее — в статье о техническом обеспечении конференции.
VПрограмма на один день
Пример однодневной конференции на 120 участников с вечерним фуршетом:
| Время | Что происходит |
|---|---|
| 09:30–10:00 | Регистрация, бейджи, приветственный кофе |
| 10:00–11:30 | Открытие и первый блок докладов |
| 11:30–12:00 | Кофе-брейк |
| 12:00–13:30 | Второй блок или панельная дискуссия |
| 13:30–14:30 | Обед |
| 14:30–16:30 | Доклады и вопросы из зала |
| 16:30–17:00 | Кофе-брейк |
| 17:00–18:00 | Заключительная сессия |
| 18:00–21:00 | Фуршет и нетворкинг |
На 120 участников одного потока докладов достаточно: люди не разбегаются по секциям и обсуждают одно и то же в перерывах. Если тем много, лучше сократить длину докладов, чем открывать второй зал. Как собрать программу, — в статье о программе конференции.
