IКому нужна выездная конференция и кому нет
Выездная конференция оправдана, когда участники приезжают из разных городов, когда после докладов нужна работа в группах или когда компании важно, чтобы люди общались вечером без спешки домой. Если задача - прослушать несколько выступлений за полдня, выезд только добавит расходов и дорогу.
Проверьте себя тремя вопросами: будут ли в программе сессии, где участники что-то делают руками; нужен ли неформальный вечер; готовы ли люди провести вне дома хотя бы одну ночь. Если хотя бы на два вопроса ответ «да», за город ехать стоит.
- подходит: дилерские встречи, стратегические конференции руководителей, внутренние конференции распределённых команд, закрытые встречи с партнёрами;
- не подходит: открытые конференции с продажей билетов, короткие презентации продукта, форматы, где основная аудитория живёт в том же городе и приходит на пару часов.
IIМесто для выездной конференции: зал, номера и расстояние
За городом вы выбираете сразу три вещи: пленарный зал, помещения для групп и номерной фонд. Ошибка в любой из них ломает программу. Сначала считайте номера: если всех не расселить на одной территории, часть людей будет ездить из соседнего отеля, и вечер развалится.
Второе - зал. Нужна высота потолка под экран, затемнение, отдельный вход для техники и место под регистрацию. Третье - переговорные: для работы в группах их должно хватить на все потоки одновременно, иначе группы сидят по углам главного зала и мешают друг другу.
| Что проверить | Почему важно на выезде |
|---|---|
| Номера на одной территории | Люди не разъезжаются вечером, утро начинается вовремя |
| Зал со светом и затемнением | Презентации читаются, свет не гаснет в середине дня |
| Переговорные рядом с залом | Переход в группы занимает минуты, а не полчаса |
| Время в пути от города | Определяет время открытия и число автобусов |
| Резервное помещение под улицу | Вечер и перерывы не зависят от погоды |
| Связь и интернет в залах | Трансляция, голосования и регистрация работают без сбоев |
Условия договора с площадкой - отдельная тема, её мы разобрали в статье о договоре с площадкой.
IIIПрограмма выездной конференции на два дня
Главное отличие выезда - первый день начинается не утром, а после дороги. Поэтому деловая часть первого дня короче, а основной объём работы переносится на второй день, когда все выспались и уже на месте. Общие принципы деления программы описаны в статье про двухдневную конференцию, здесь - только то, что добавляет выезд.
- день 1, до обеда: дорога, заселение, приветственный кофе;
- день 1, после обеда: открытие, пленарная часть, один-два сильных доклада;
- день 1, вечер: ужин и неформальная программа;
- день 2, утро: работа в группах, практические сессии;
- день 2, после обеда: презентация итогов групп, закрытие, выезд.
Не ставьте заселение после открытия. Люди с чемоданами в зале думают о номере, а не о докладе. Лучше сдвинуть открытие на час, чем потерять внимание на весь первый блок.
IVЗаселение и регистрация на выезде
В городе регистрация - это стойка у входа в зал. На выезде к ней добавляется выдача ключей, и если делать это в одной очереди, первые два часа уйдут на ожидание. Договоритесь с площадкой, чтобы номера были распределены заранее по вашему списку, а ключи лежали в конвертах с именами прямо на стойке регистрации.
Список расселения согласуйте с заказчиком до отправки площадке: кто живёт один, кто вдвоём, кому нужен номер ближе к залу, кто приезжает позже остальных. Любая перестановка в день заезда занимает у администратора время, которое в этот момент нужно всей группе.
- отдельная стойка для спикеров и гостей руководства, чтобы они не стояли в общей очереди;
- камера хранения для багажа тех, чьи номера ещё не готовы;
- в конверте с ключом - программа, карта территории, пароль от сети и телефон координатора;
- поздний заезд: дежурный администратор и заранее подготовленные ключи.
Попросите площадку поставить время выезда из номеров после обеда второго дня или выделить комнату для вещей. Иначе утром половина зала будет думать о чемоданах.
