IКоротко: организация циклового совещания под ключ
Организация циклового совещания — это подготовка выездной встречи команды, чаще всего медицинских представителей или региональных менеджеров, в начале нового цикла продаж: общий блок, обучение в малых группах, ролевые игры, аттестация и итоговый вечер. Мы берём на себя площадку с нужным числом залов, логистику из регионов, технику, питание и награждение.
- Главное отличие от конференции: большую часть времени участники работают в малых группах, а значит, нужно много комнат.
- Содержательную часть готовит ваша команда: мы отвечаем за то, чтобы всё прошло по таймингу.
- Смету присылаем за рабочий день; ближайший реальный аналог в наших кейсах — «Слёт логистов» + HUB Awards: 2 дня, 13 спикеров, премия, 3 недели подготовки, 6 млн ₽.
IIСколько залов нужно: простой расчёт
Считайте от числа групп, а не от числа участников. Группы по 10–12 человек позволяют каждому поработать в ролевой игре и получить обратную связь.
| Участников | Групп по 10–12 | Залов на обучение | Плюс общий зал | Ещё нужно |
|---|---|---|---|---|
| 60 | 5–6 | 5–6 | на 60 | штаб и комната для материалов |
| 120 | 10–12 | 10–12 | на 120 | штаб, зона аттестации |
| 200 | 17–20 | 17–20 | на 200 | штаб, зона аттестации, второй кофе-брейк |
Если одновременно все группы не помещаются, делим день на потоки: половина — в группах, половина — в общем блоке. Это снижает число комнат почти вдвое, но требует чёткого расписания и двух ведущих потоков. Подходят загородные отели с конференц-этажом — «Конференция в отеле» — и выездные конференц-площадки.
IIIПрограмма на 2 дня
| Когда | Блок | Что нужно от организаторов |
|---|---|---|
| День 1, утро | заезд, регистрация, общий блок: итоги цикла, стратегия | трансфер, сцена, экран, презентации спикеров |
| День 1, день | обучение в группах, продукты, ролевые игры | комнаты, флипчарты, таймкипер |
| День 1, вечер | ужин, неформальное общение | банкет или фуршет, ведущий, диджей |
| День 2, утро | аттестация, разбор кейсов региональных менеджеров | зона аттестации, сбор результатов |
| День 2, день | награждение, план на цикл, отъезд | награды, статуэтки, трансфер в аэропорт |
IVЧто входит и сколько стоит
| Что входит | Что делаем | Ориентир |
|---|---|---|
| Площадка | отель или конференц-площадка с нужным числом залов | по условиям площадки на дату |
| Питание в рабочие дни | кофе-брейки, обеды | кофе-брейк на площадках из нашей базы — от 1 500 до 3 500 ₽ на гостя (ответы площадок, октябрь 2026) |
| Итоговый вечер | банкет или фуршет | не ниже 8 000 ₽ на гостя + 20% |
| Ведущий и диджей | вечер и награждение | от 150 000 ₽ одной строкой |
| Проживание и билеты | размещение, билеты участников | по тарифам отеля и перевозчика, отдельной строкой |
| Координатор | на площадке все дни | от 25 000 ₽ за вечер, на несколько дней считаем в смете |
| Вариант | Гостей | Еда и сервис | Аренда | Ведущий и диджей | Координатор | Итого по счёту, +10% | На гостя |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Итоговый вечер | 60 | 576 000 ₽ | под дату | 150 000 ₽ | 25 000 ₽ | ≈ 826 100 ₽ | ≈ 13 768 ₽ |
| Итоговый вечер | 120 | 1 152 000 ₽ | под дату | 150 000 ₽ | 25 000 ₽ | ≈ 1 459 700 ₽ | ≈ 12 164 ₽ |
| Итоговый вечер | 200 | 1 920 000 ₽ | под дату | 150 000 ₽ | 25 000 ₽ | ≈ 2 304 500 ₽ | ≈ 11 522 ₽ |
Модель, а не прайс: еда — не ниже 8 000 ₽ на гостя плюс 20% сервиса, ведущий и диджей — от 150 000 ₽, координатор — 25 000 ₽, при оплате по счёту +10% ко всей сумме. Площадку, декор, артистов и технику считаем после брифа. Точную смету присылаем за рабочий день. В таблице только вечер: залы, проживание, кофе-брейки и логистику добавляем в смету после брифа, потому что они зависят от города вылета и дней.
