IТри проекта — три порядка цифр
Средней цены конференции не существует: на 120 и на 1 000 участников это разные проекты с разной логикой сметы. Поэтому лучший ориентир — реальные кейсы. Вот три наших проекта разного масштаба:
| Проект | Масштаб | Формат | Бюджет |
|---|---|---|---|
| Telemetrconf | 1 000 участников, 2 сцены, 20+ спикеров, 10 партнёров | конференция, главный спикер — Артемий Лебедев | 25 млн ₽ (≈ 25 000 ₽ на участника) |
| «Слёт логистов» + премия HUB Awards | 2 дня, 13 спикеров, в том числе из Авито и Альфа-Банка | конференция и церемония награждения, собрали за 3 недели | 6 млн ₽ |
| STORM CONF | 120 участников | ИТ-конференция | — |
Для большой конференции на сотни участников ориентир по нашему опыту — около 25 000 ₽ на участника с площадкой, техникой, питанием, спикерами и командой. Для небольших событий цена на человека может быть выше: фиксированные расходы на сцену и технику делятся на меньшее число людей.
Цифры по кейсам — бюджеты событий целиком: площадка, техника, питание, спикеры, печать, персонал и организация вместе.
IIИз чего складывается смета конференции
Набор статей у конференции на 120 и на 1 000 человек похож. Отличаются объёмы и сложность.
- Площадка. Зал под пленарную часть, залы для секций, зона регистрации, кофе-брейков и партнёров.
- Техника. Сцена, экраны, звук, свет, микрофоны, трансляция и запись. Две сцены — это два комплекта техники и две технические команды.
- Спикеры. Гонорары приглашённых экспертов, трансфер, проживание, подготовка презентаций.
- Питание. Кофе-брейки, обед, фуршет или вечерний приём.
- Регистрация и навигация. Система регистрации, бейджи, навигационные стенды, печать.
- Контент и ведение. Модератор, сценарий, тайминг, работа с вопросами из зала.
- Фото и видео. Съёмка, монтаж роликов, фото для отчёта и партнёров.
- Персонал. Координаторы, хостес, волонтёры, технический директор.
- Организация. Работа агентства: от концепции и программы до отчёта после события.
Подробнее о технике — в статье о техническом обеспечении конференции, о программе — в материале о программе конференции.
IIIПлощадка: сколько стоит зал
Аренда — одна из немногих статей, по которой можно назвать цифры заранее. Вот залы из нашего каталога, подходящие под конференции:
| Площадка | Вместимость | Аренда |
|---|---|---|
| Союз Холл | большой зал на 700 гостей, экран 12×3,5 м; малый зал на 60–80 | большой от 375 000 ₽, малый от 100 000 ₽ |
| Crystal Ballroom, Москва-Сити | банкет 600, фуршет 1 200 | от 620 000 ₽ |
| Loft Hall | 13 залов от 70 до 1 500 гостей | от 120 000 ₽ до 3,3 млн ₽ (цены декабря) |
| «Профсоюз» | клуб 1 700 м², фуршет до 1 000 | по запросу |
При выборе площадки для конференции смотрите не только на вместимость главного зала. Нужны место для регистрации, где не будет очереди на улицу, зона кофе-брейков рядом с залом, комнаты для спикеров и, если есть партнёры, выставочная зона по пути из зала к кофе-брейку.
Встроенный экран и сцена у площадки экономят заметную часть технической сметы. Большой светодиодный экран Союз Холла, например, не нужно привозить и монтировать отдельно. Ещё варианты — в статье о площадках для конференции в Москве.
Для конференции на несколько залов ищите площадку, где пленарный зал и секционные залы на одном этаже. Переходы между этажами съедают время перерывов и сбивают тайминг.
IVЧто сильнее всего двигает бюджет
- Число сцен. Telemetrconf шёл на двух сценах одновременно. Каждая сцена — свой звук, свет, экран, модератор и техническая команда.
- Число дней. Двухдневный «Слёт логистов» — это два дня аренды, две смены персонала и техники, два дня питания.
- Трансляция и запись. Если часть аудитории смотрит онлайн, добавляются камеры, режиссёр трансляции и платформа. Это отдельный технический блок со своей командой.
- Спикеры. Главный спикер уровня Артемия Лебедева делает конференцию событием и привлекает аудиторию, но гонорар и райдер учитываются отдельной строкой.
- Вечерняя часть. Премия, гала-ужин или афтепати после конференции — это фактически второе событие со своей сметой.
- Сроки. «Слёт логистов» мы собрали за 3 недели. Короткие сроки возможны, но сужают выбор площадок и подрядчиков.
Про вечернюю программу — в статьях об афтепати после конференции и о сценарии церемонии награждения.
VПартнёры: как компенсировать часть бюджета
У Telemetrconf было 10 партнёров. Для отраслевой конференции это нормальная схема: компании оплачивают присутствие — стенд, выступление, логотип на сцене, — и часть бюджета покрывается без участия организатора.
Чтобы партнёры пришли, их нужно привлекать заранее, с понятными пакетами и прогнозом аудитории. Как это сделать — в статье о спонсорских пакетах конференции и в материале о привлечении партнёров.
Партнёрство работает в обе стороны. Для партнёра важно, сколько участников придёт и кто они по должности, поэтому регистрация и аналитика аудитории — тоже часть сметы. После события партнёры ждут отчёт: сколько людей было на их выступлении, сколько контактов собрано на стенде.
