IКак пользоваться чек-листом
Чек-лист устроен как рабочий документ: этапы идут в том порядке, в котором задачи реально выполняются, у каждого пункта указан срок относительно даты конференции и роль, которая за него отвечает. Перенесите список в таблицу проекта, проставьте фамилии вместо ролей и раз в неделю проходите по нему на статусе. Пункты, которые не закрыты к своему сроку, — это и есть ваш список рисков.
Ориентир по времени: конференции до 300 участников с одной сценой нужно 2-3 месяца подготовки, событию на 500-1 000 человек с несколькими сценами — 4-6 месяцев. Если времени меньше, чек-лист не сокращают, а уплотняют: задачи остаются те же, просто решения принимаются в тот же день. Полный разбор логики подготовки — в материале о том, как организовать конференцию.
Роли в чек-листе обозначены так, как они обычно называются в проекте. На небольшой конференции один человек может закрывать две-три роли, но важно, чтобы у каждой задачи был именно один ответственный.
- РП — руководитель проекта: сроки, бюджет, финальные решения;
- продюсер программы — темы, спикеры, модераторы, тайминг;
- менеджер по партнёрам — пакеты, договоры, партнёрские зоны;
- маркетолог — сайт, регистрация, продвижение, письма;
- техдиректор — площадка, техника, трансляция, подрядчики;
- координатор — персонал, логистика, документы, площадка в день события.
| Этап | Срок | Контрольная точка |
|---|---|---|
| 1. Концепция и бюджет | за 4-6 месяцев | Утверждённая концепция и черновая смета |
| 2. Площадка и подрядчики | за 3-4 месяца | Подписан договор с площадкой |
| 3. Программа и спикеры | за 2-3 месяца | 3-5 подтверждённых спикеров |
| 4. Партнёры | за 2-3 месяца | Подписаны первые партнёрские договоры |
| 5. Регистрация и продвижение | за 2-3 месяца | Открыта регистрация, идут заявки |
| 6. Техника и продакшн | за 1 месяц | Техрайдер согласован с площадкой |
| 7. Финальная неделя | за 7 дней | Сценарий по минутам, презентации собраны |
| 8. День конференции | день Х | Старт вовремя, очередь на входе до 10 минут |
| 9. После | 1-2 недели | Отчёт план и факт, опрос собран |
IIЭтап 1. Концепция, бюджет и команда — за 4-6 месяцев
Первый этап отвечает на вопрос, зачем нужна конференция и во что она обойдётся. Пока нет цели и вилки бюджета, любые разговоры о площадке и спикерах бессмысленны.
- сформулировать цель одной фразой с измеримым результатом — РП, за 6 месяцев;
- описать аудиторию: должности, отрасли, сколько человек реально придёт — РП, за 6 месяцев;
- выбрать формат: один день или два, очно или с трансляцией, число сцен — РП и продюсер, за 5 месяцев;
- проверить отраслевой календарь и выбрать дату без пересечений — РП, за 5 месяцев;
- утвердить вилку бюджета и черновую смету по статьям — РП, за 5 месяцев;
- назначить ответственных по ролям и договориться о еженедельном статусе — РП, за 5 месяцев;
- определить, кто со стороны компании принимает решения в тот же день — РП, за 5 месяцев;
- утвердить название, дескриптор и черновую айдентику — маркетолог, за 4 месяца;
- заложить в смету отдельную строку резерва — РП, за 4 месяца.
Как раскладывать смету по статьям и что двигает сумму вверх, подробно разобрано в отдельном материале о том, сколько стоит организовать конференцию.
Проверьте дату сразу в трёх календарях: отраслевом, корпоративном и школьном. Отчётный период у аудитории, каникулы и длинные выходные бьют по явке не слабее, чем чужое событие по той же теме.
IIIЭтап 2. Площадка и подрядчики — за 3-4 месяца
Площадку ищут под уже выбранный формат: сначала считают помещения по программе, потом смотрят варианты. На осмотр приезжайте в то же время суток, на которое назначено начало конференции.
- посчитать нужные помещения: пленарный зал, залы секций, регистрация, кофе-брейк, зона партнёров — техдиректор, за 4 месяца;
- отобрать 3-5 площадок и запросить схемы залов и условия — координатор, за 4 месяца;
- проверить вместимость в нужной рассадке, высоту потолка, точки подвеса, затемнение — техдиректор, на осмотре;
- уточнить электрическую мощность и выделенный интернет под трансляцию — техдиректор, на осмотре;
- выяснить время монтажа и демонтажа, лучше монтаж накануне вечером — техдиректор, до договора;
- узнать про обязательных подрядчиков площадки и запросить их сметы — РП, до договора;
- спросить, какие мероприятия идут в здании в тот же день — координатор, до договора;
- проверить парковку, транспортную доступность и доступ для маломобильных гостей — координатор, до договора;
- подписать договор с зафиксированными часами, составом аренды и условиями переноса — РП, за 3 месяца;
- выбрать подрядчиков по технике, кейтерингу, фото и видео — техдиректор и координатор, за 3 месяца.
Красные флаги площадки: нет технической схемы зала, не пускают на монтаж заранее, отказываются письменно перечислить, что входит в стоимость, требуют работать только со своими подрядчиками и не показывают их сметы.
IVЭтап 3. Программа и спикеры — за 2-3 месяца
Программу собирают от аудитории, а не от списка доступных спикеров. Сначала темы, которые закрывают задачи участников, потом люди под эти темы.
- собрать список тем под задачи аудитории и разложить по блокам — продюсер, за 3 месяца;
- составить сетку с таймингом: доклады 20-30 минут, панели 45-60, перерыв каждые 90-120 минут — продюсер, за 3 месяца;
- договориться с хедлайнером и ключевыми спикерами — продюсер, за 3 месяца;
- открыть приём заявок от спикеров, если он предусмотрен — продюсер, за 2,5 месяца;
- отправить каждому спикеру бриф: тема, тезисы, аудитория, регламент, формат слайдов — продюсер, сразу после согласия;
- подтвердить письменно технику, гонорар, перелёт и проживание — координатор, за 2 месяца;
- получить согласие на съёмку, трансляцию и публикацию презентации — продюсер, за 2 месяца;
- найти модератора, который разбирается в теме, и обсудить с ним сценарий панелей — продюсер, за 2 месяца;
- заложить запасной слот и держать одного эксперта в резерве — продюсер, за 1,5 месяца;
- опубликовать программу на сайте и обновлять её по мере подтверждений — маркетолог, за 2 месяца.
Где искать выступающих и как вести переговоры — в материале о том, как найти спикеров для конференции.
